LA REDACCIÓN DE TEXTOS PROFESIONALES Y ADMINISTRATIVOS

LA REDACCIÓN DE TEXTOS PROFESIONALES

Y ADMINISTRATIVOS^[1]*

Jesús Sánchez Lobato

CARTAS, OFICIOS Y SOLICITUDES

POR MEDIO DEL/LA PRESENTE; POR ESTE CONDUCTO

Las cartas, oficios y solicitudes son escritos que sirven para comunicarnos con otras personas por diferentes motivos, para informar, para hacer un pedido, para reclamar, para presentarnos, solicitar algo, etc.

Según los destinatarios, los textos pueden ser personales, comerciales, oficiales; las ideas deben desarrollarse de manera clara y ordenada. He aquí dos esquemas en los que se señalan las diversas partes:

DOCUMENTO INFORMAL                        DOCUMENTO FORMAL

 [pic 1][pic 2]

1. Otra información que considere relevante o distintiva de su persona y que lo señalaría como un buen candidato para realizar estudios o cubrir un puesto laboral.

LA IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA DEL TEXTO

Si queremos que el receptor del texto escrito pueda recibir el mensaje que hemos creado siguiendo las pautas de una organización formal preestablecida, debemos estructurar las ideas que vamos a comunicar de acuerdo con la intencionalidad que se persigue. Por ello hay tipos de textos que presentan una estructura estandarizada, aceptada social y culturalmente al formar parte de la vida de la colectividad (como es el caso de algunos textos administrativos, como la instancia, el currículum o las cartas de presentación o comerciales). Para crear este tipo de textos, podemos recurrir a un modelo que nos sirva de base formal y encauce la expresión de nuestras ideas con el fin de que la comunicación sea lo más fluida posible.

Sin embargo, existen otros textos para los que no existen convenciones estrictas, aunque la tradición cultural siempre nos guía hacia la selección del esquema más general y comúnmente aceptado. Es el caso de los informes, de los ensayos, de los comentarios, etc. En ellos la importancia del texto recae en la estructuración del mensaje que se transmite. La escritura cuenta con su propia jerarquía dentro de los textos, de esta manera permite que el mensaje pueda dividirse en apartados.

En el caso de los textos profesionales y administrativos nos encontramos ante escritos que exigen el empleo de estructuras formalizadas en las que tenemos que ajustar un contenido específico.

Muchos de los textos administrativos producen efectos, es decir conllevan consecuencias jurídicas, lo que condiciona que en su redacción existan requisitos formales que, en caso de no cumplirse, lo invalidan como tal. De ahí que la estructura y, sobre todo, el lenguaje manifiesten un gran conservadurismo en su marco expresivo: el lenguaje empleado es manifiestamente poco usual en giros, en expresiones idiomáticas, en los empleos de los tiempos verbales...

El discurso predominante es el instructivo, aunque algunos son textos normativos (definen conceptos o normas) y otros, prescriptivos (aquellos que obligan al emisor a la realización de algún acto). Ello no implica que no aparezcan la descripción, la narración ni la argumentación o la exposición cuando sean necesarias.

El elemento más característico en dichos textos es el empleo de una estructura prefijada (formularios) de antemano, que en muchos casos tiene como finalidad el facilitar la lectura e interpretación del documento (sobre todo, en los textos jurídicos, como por ejemplo la sentencia, en la que se puede localizar el fallo con prontitud). Incluso hoy, resulta frecuente el uso de plantillas telemáticas en los campos administrativos y jurídicos que agilizan la redacción de dichos escritos.

Entre los textos más representativos citaremos el currículum vítae, la carta de presentación, la carta comercial, el informe y el acta.

EL CURRÍCULUM VITAE

El significado literal del término latino currículum vítae es «carrera de la vida» y el DRAE lo define como: «Relación de los títulos, honores, cargos, trabajos realizados, datos biográficos, etc., que califican a una persona». Tanto la forma latina como la palabra ya hispanizada «currículo» se usan indistintamente. Nosotros, al referirnos a él, utilizaremos indistintamente una y otra.

Se trata, por lo tanto, de exponer de la manera más clara, precisa y relevante todos aquellos títulos, experiencias profesionales y datos que muestren un perfil claro y conciso de uno mismo, puesto que lo que el currículo persigue es resaltar los méritos de quien lo presenta. Con el currículum elaboramos una tarjeta de visita ad hoc para quien no nos conoce.

Para que un currículum (currículo) cumpla su objetivo, despertar en quien lo lee el interés necesario para que lo valore con el fin de seleccionarlo, debemos detenernos en su redacción, en la que hay que tener en cuenta las siguientes pautas:

1. Brevedad: un currículum (currículo) debe ser breve, uno o dos folios son suficientes.
2. Claridad: hay que resaltar lo más significativo con la mayor claridad expositiva.
3. Estilo impersonal: no debemos escribir el currículum (currículo) en tercera persona, sino usando formas impersonales.
4. Ortografía: es importante cuidar la ortografía; puede causar muy mala impresión presentar un currículo plagado de faltas de ortografía.

La precisión es otro de los factores que debemos resaltar a la hora de redactar un currículum (currículo). Por ello, es importante que adaptemos nuestros datos al fin que queremos conseguir, que, se supone, es el puesto de trabajo al que optamos en cada caso.

Al confeccionar el currículum (currículo), el orden y la correcta disposición de sus elementos son factores primordiales, ya que no debemos olvidar nuestro propósito de que el lector fije su atención en él y desee conocernos.

Modelos de currículum vítae

Actualmente, y de manera general, existen tres formas para organizar la información de un modo coherente. En realidad, podemos usar indistintamente cualquiera de ellas pero es importante que escojamos la que convenga mejor a nuestro perfil profesional puesto que no debemos olvidar que la presentación de un currículo persigue darse a conocer mediante la presentación de nuestros méritos. Así, nuestra trayectoria puede reflejarse de una manera cronológica; presentando un orden cronológico inverso, u organizando el currículo desde una perspectiva funcional. Ello permite que se diferencien plantillas (o modelos) de currículo en estas tres direcciones:

1. Currículo cronológico: a través del cual presentamos la información partiendo de lo más antiguo a lo más reciente, mostrando una imagen clara y lineal de nuestra trayectoria.
2. Currículo cronológico inverso: como su propio nombre indica, consiste en empezar por los datos más recientes, resaltando la imagen actual de nuestra experiencia laboral.
3. Currículo funcional: no sigue una progresión cronológica, sino que agrupa la información por temas, proporcionando una comprensión rápida de nuestra formación y experiencia en un ámbito determinado.

Aunque, a continuación, describamos ejemplos de los diferentes modelos curriculares citados, es preciso no olvidar que, actualmente, muchas de las empresas o instituciones cuentan con un modelo particular de currículo. Es muy común, por tanto, encontrar plantillas en formato electrónico en las que se establecen una serie de campos fundamentales que son los que debemos completar. Datos que son los que interesan a la empresa, dependiendo del perfil que necesite para los diferentes puestos de trabajo ofertados.

Que existan tales plantillas no significa que no debamos cuidar la forma en la que redactamos los datos que nos piden. En muchas ocasiones no se nos proporciona demasiado espacio para exponer nuestros datos, lo que significa que debemos realizar un trabajo previo de concisión.

Para ilustrar los diferentes tipos de currículo que hemos planteado, introducimos dos ejemplos y la plantilla oficial del Currículum Vítae Europeo.

Ejemplo 1

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