La Nomina

LA NOMINA:

Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que éstos le prestan al patrono.

Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.

La nómina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de trabajo, en relación al servicio que deba prestarse y a la remuneración, los cuales se regirán por las siguientes normas:

a. El trabajador estará obligado a desempeñar los servicios que sean compatibles con sus fuerzas, aptitudes, estado o condición, y que sean del mismo género de los que formen el objeto de la actividad a que se dedique el patrono; y

b. La remuneración deberá ser adecuada a la naturaleza y magnitud de los servicios y no podrá ser inferior al salario mínimo ni a la que se le pague por trabajos de igual naturaleza en la región y en la propia empresa.

Estos detalles ayudan a determinar fácilmente la prestación del servicio y remuneración en aquellos contratos de trabajo donde no hubiese estipulación expresa, situación que se presenta frecuentemente.

OBJETIVOS:

1. Comprobar que los gastos por remuneraciones al personal correspondan a servicios efectivamente recibidos y se encuentran debidamente clasificados y registrados. Dado que las remuneraciones al personal representan una partida importante de los gastos de explotación, el auditor debe obtener la evidencia de que los trabajadores o empleados que las perciban, efectivamente estén prestando sus servicios a la empresa. En ocasiones, estos gastos pueden ser capitalizables, por lo que será necesario comprobar su correcta contabilización.

2. Comprobar que todas las obligaciones contractuales y legales relativas a remuneraciones y sus deducciones, se hayan registrado y valorado adecuadamente en el periodo correspondiente.

FUNCIONES:

1. Elaborar la Nómina de Pago (Sueldos, Salarios, Suplencias, Horas Extras) del personal que labora en la Universidad.

2. Introducir modificaciones en la Nómina de acuerdo a los diferentes movimientos de personal a saber: Ingresos, Egresos, Transferencias, Ascensos y Promociones, Reclasificaciones, Creaciones de Cargos, Decretos Presidenciales, etc.

3. Llevar el control de las deducciones aplicadas a los montos brutos del sueldo del personal por concepto de: Impuestos Sobre la Renta, Seguro Social Obligatorio, Pensión Alimenticia, Fondo de Jubilaciones, Caja de Ahorros, Sindicatos, etc.

4. Distribuir y recibir el ARI y ARC del personal.

5. Suministrar los diferentes listados de personal a las Unidades requirentes: Auditoría Interna, Presupuesto, Contabilidad, etc,.

6. Incorporar en la Nómina, los pagos derivados de los Contratos Colectivos, ordenados por la División de Servicios al Personal.

7. Efectuar los cálculos y llevar el control de pagos por recibos al personal Extra nómina (Suplencias, Sobrevivientes).

8. Implantar mecanismos para cumplir con los pagos derivados de decretos, convenios y otros.

9. Ordenar los pagos por concepto de las diferentes deducciones que se efectúan en la nómina de pago.

10. Recibir, procesar y controlar las solicitudes de reintegros varios.

TIPOS DE NOMINA:

1.-Según su Presentación:

a. Nómina Manual: Se elabora por cálculos enteramente manuales, usadas en empresas pequeñas o de mediana capacidad. Existen en el mercado,formularios diseñados, por ejemplo: LEC y el sistema Mc-Be.

o Formularios de entrada y codificación.

o Reportes del sistema.

o Operación del sistema.

o Archivos del sistema.

o Programas del sistema.

o Diseños de perforación o tabulación.

2. Según la Forma de Pago:

1.- Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.

2.-Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.

3.- Nómina Computarizada: Se elabora a través de un computador, el cual permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados en el período a pagar.

3. Según el Tipo de Personal:

a. Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (nómina confidencial).

b. Nómina de Empleados: Para el resto del personal empleado.

c. Nómina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de costo, en personal de producción y personal de mantenimiento.

Partes de la Nómina

Asignaciones Deducciones

• Sueldo o salario.

• Bono por asistencia.

• Horas extraordinarias.

• Suplencias.

• Vacaciones.

• Comisiones.

• Retroactivo.

• Día de descanso.

• Bono nocturno.

• Sobretiempo en feriados.

• Permiso remunerado.

• Prima por matrimonio

• Prima por hijos. • Seguro social.

• Seguro de paro forzoso.

• Impuesto sobre la renta.

• Sindicato.

• Caja de ahorro.

• Seguro de hospitalización.

• Política habitacional.

• INAVI.

• INCE.

• Comedor.

• Préstamo compañía.

• Crédito comercial.

• Otros.

ELEMENTOS:

El formato estándar de una nómina está regulado por la legislación vigente y se marca una estructura y contenido mínimo que se debe respetar en todo caso. Este contenido mínimo de la nómina debe incluir al menos:

 Datos identificativos de la empresa, dirección del centro de trabajo y código cuenta cotización en el que está el trabajador incluido.

 Datos básicos del trabajador, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa.

 Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina.

 Detalle de las percepciones salariales y extrasalariales que componen la retribución bruta del trabajador.

 Detalle de las deducciones que se le practican al salario bruto, bien marcadas por la legislación vigente, bien por otro tipo de deducciones que haya que aplicarle a la nómina, como anticipos o, embargos en la nómina.

 Líquido a percibir, dado que la nómina tiene consideración de documento acreditativo del pago de salarios cerrando los pagos pendientes al trabajador para el periodo estipulado.

 Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto con el detalle de las bases deIRPF.

 Lugar de emisión y firma y sello por la empresa y trabajador.

Debemos Remarcar que aunque estos elementos sean mínmos, existen algunas excepciones como el caso de la firma del trabajador. No es necesaria dicha firma si el pago de la nómina se ha realizado por medios bancarios que puedan demostrar la percepción salarial por parte del trabajador.

¿Cómo elaborar la Nómina?

El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de pago. Estos períodos están claramente definidos por la LeyOrgánica del Trabajo en el Artículo 150 donde se expresa:

"El trabajador y el patrono fijarán el lapso para el pago del salario que no podrá ser mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y vivienda".

A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratándose de empleados, el pago se realiza quincenalmente.

El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y otras características de la empresa, como si su elaboración se realiza de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo, no existe ninguna diferencia entre una técnica y otra.

PROCESOS:

El procedimiento de nómina, consiste en:

1. Obtener un resumen de los totales de las nóminas clasificadas por periodos de pago. El resumen de sueldos y salarios clasificados por periodos de pago, permite apreciar las variaciones que ocurren durante el

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