Levantamiento proceso de Gestión de Bodegas y Patios

1 Levantamiento proceso de Gestión de Bodegas y Patios

El equipo KPMG explica el objetivo del levantamiento donde se identificaran las entradas, salidas, roles, responsables, secuencia lógica del flujo y sistemas involucrados.

La descripción del flujo es el siguiente:

1.1 Gestión de Bodegas y Patios

1.- El Encargado de Bodega registra los movimientos de mercadería de cada cliente(ingresos y salidas) en una planilla Excel de control indicando la fecha del movimiento, posición, m3 por palet o por bulto, posiciones de ingreso y salidas y los documentos asociados (dicha planilla es utilizada para generar la facturación mensual a los clientes).

Adicionalmente, se registran las horas de supervisión correspondientes según las solicitudes de los clientes.

2.- El Encargado de Gestión de Bodegas diariamente rescata una tabla resumen con la información de los movimientos por cada uno de los clientes y consolida los totales, en una planilla Excel.

3.- Semanalmente, el Analista Financiero y Control de Gestión genera un informe con indicadores del almacenaje, clientes e ingresos para las bodegas y patios, dicho informe se genera en una planilla Excel en base a los datos de la planilla de control de movimientos.

4.- También, el Analista Financiero y Control de Gestión realiza semanalmente el control de las horas de los trabajadores del Centro logístico Zofri, en una planilla Excel, con el objetivo de controlar las horas extras de los trabajadores.

5.- Al cierre de cada mes, el Analista Financiero y Control de Gestión consolida y valida la información de movimientos mensuales, en el caso de detectar errores realiza los ajustes correspondientes. Posteriormente, la entrega al Jefe de Bodegas y Logística para que los revise y valide.

6.- Adicionalmente, el Analista Financiero y Control de Gestión genera un informe de ocupación mensual con el resumen y análisis de las bodegas y patios, donde se compara el mes en curso, lo presupuestado y las desviaciones que se producen.

7.- Por otro lado, el Analista Financiero y Control de Gestión genera un informe de los gastos mensuales del centro logístico Zofri donde se compara el mes en curso, lo presupuestado y las desviaciones que se producen, análisis y cálculo de realizan en una planilla Excel. Los gastos corresponden a remuneraciones, bienes y servicios de consumo, mantenimiento y reparaciones, consumos básicos, gastos generales, gastos empresas de servicios, desahucios e indemnizaciones y costo del contrato de concesión.

8.- También el Analista Financiero y Control de Gestión realiza la rendición de Fondos Fijos pagados por Logistica (AOL) por conceptos de Tramitacion, en una planilla Excel se describe el detalle del gasto facturado.

9.- La rendición es revisada por Jefe de Logística, una vez validada la información de los Gastos de Fondo Fijo se ingresan por proveedor al sistema (ERP).

10.- Una vez ingresados los datos de movimientos y fondos fijos, el Analista Financiero y Control de Gestión envía la planilla Excel de rendición a Cuentas por Cobrar, quien se encarga de certificar los Totales y enviarlos a Tesorería para que se restituya el Fondo Fijo de AOL..

11.- Finalmente, el Analista Financiero y Control de Gestión genera un consolidado de movimientos fondos fijos del mes y carga esta información al sistema para que se realice la facturación masiva a los clientes.

1.2 Inventarios

12.- El Analista en control de Inventarios, se encarga de realizar el inventario físico de las mercaderías, esta información es traspasada a una planilla Excel, como también la información del inventario extraído del Sistema de Visación, ambos datos son comparados para poder determinar diferencias. También se compara la información que refleja las planillas de control de Bodega con el stock Físico, para verificar el correcto ingreso de información..

13.- En el caso de encontrar errores (Diferencias), se comunica al encargado de Bodega, para que entregue la información o el porqué de tal diferencia, ya sea sobrante o faltante.

14.- Finalmente, el Analista en control de Inventarios genera un informe de lo desarrollado, donde se detallan los resultados de los inventarios en las distintas Bodegas. Este informe es entregado al Jefe de Bodega y Jefe de Logística para validación de la información y tomar las acciones correspondientes de existir diferencias.

2 Levantamiento proceso de Gestión de Logística

2.1 Ingresos de Mercaderías Paletizadas

15.- Se reciben las mercancías con una solicitud de cambio de depósito, documento de traspaso o Declaración de ingreso (documento Z), generado en el Sistema de Visación Remota (SVR).

16.- Las mercaderías que serán ingresadas a Bodega se deben colocar sobre pallet (Paletizar) y revisar que sea el mismo producto que indica el documento de ingreso, además de ser separadas inmediatamente por Ítem, para su posterior revisión final.

17.- Si el cliente utiliza códigos propios, se realiza el ingreso con los códigos del usuario en la planilla Excel de control. En caso contrario, se realiza la entrada con los códigos aduaneros o con alguna referencia que se identifica el producto físicamente.

18.- Si se observan diferencias entre lo ingresado en el SVR y el conteo realizado en bodegas, el Administrador de Bodega emite el certificado de faltante o sobrante según corresponda.

20.- Posteriormente el Administrador de Bodega verifica que los ítems del documento tengan variables logísticas en el sistema, en el caso que no estén establecidas, el Operador de Bodega define las variables de acuerdo a medidas (Alto, Largo y Ancho), peso, cantidad de unidades si fuese caja master y cantidad máxima de unidades por pallet.

21.- Una vez que las variables logísticas fueron establecidas, el Administrador de Bodega ingresa la información al sistema.

22.- En el caso que los ítems del documento posean las variables logísticas, el sistema emite los códigos de barras de identificación.

23.- Luego, las mercaderías con variables logísticas incorporadas, son ingresadas al sistema según su paletización (de acuerdo a cantidad por base y altura), indicando además número de referencia (RUT de cliente y lote) y cantidad de unidades o bultos.

24.- Posteriormente, el operador de bodega ingresa el palet

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