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“ENTREVISTA, CONCEPTO, IMPORTANCIA, CARACTERÍSTICAS, TÉCNICAS DE LA ENTREVISTA Y CUESTIONARIO, CONCEPTO, CARACTERÍSTICAS, VENTAJAS”

INTRODUCCIÓN

La auditoría administrativa es y será siempre la herramienta más útil en la administración de una organización, ya que a través de ella se puede penetrar en lo más hondo de la empresa, sin importar su condición de privada, pública o social, se buscan mejoras continuas; así como procesos que les permitan sortear mejor los riesgos. La auditoría, al brindar información sobre cómo son, cómo funcionan y con qué cuentan las organizaciones, es confiable, veraz y oportuna.

La auditoría administrativa, consiste en verificar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo, la metodología de esta auditoria se compone de cinco pasos que son: levantamiento de información, preparación de papeles de auditoría, verificación de la información, evaluación y finalizamos con el dictamen.

INVESTIGACIONES.

Definición.- Es el proceso de indagación, análisis y síntesis que realiza el auditor administrativo para descubrir la verdad en relación con un hecho que se presume irregular o delictivo.

Finalidad.- Proporcionar una base firme para adoptar una acción correctiva con respecto a los actos o hechos que afecten a los individuos o que vayan en detrimento de la disciplina, prestigio, seguridad , honestidad y administración de la entidad.

Motivos de las investigaciones.- Las investigaciones pueden motivarse como consecuencia de:

 Denuncias presentadas por el personal dentro de las condiciones prescritas.

 Irregularidades determinadas durante las auditorías administrativas.

 Denuncias que pueden llegar en diversas formas.

 Órdenes de la superioridad, orientadas a aclarar presuntos hechos delictivos o faltas graves.

Responsabilidad de los auditores.

a) Efectuaran sus investigaciones obteniendo y examinando todos los hallazgos disponibles, concernientes al asunto que se está investigando.

b) Los resultados de las investigaciones se presentarán en la forma más completa e imparcial posible. Las conclusiones a que se lleguen deben estar basados en el desarrollo lógico de los hechos y las recomendaciones estarán en armonía con las conclusiones antes obtenidas.

c) Los inspectores harán todos los esfuerzos necesarios para asegurar que no se cometan injusticias en la conducción de la investigación y que el informe esté ajustado estrictamente a la verdad y a la justicia.

d) Los inspectores así como el personal que por su función esté al tanto de las investigaciones, evitarán toda clase de comentarios sobre dichas investigaciones.

Informes de investigación.

 Preparación.- Cada investigación será objeto de un informe separado, este informe debe ser redactado tan pronto como se termine la investigación.

 Revisión.- Cada informe de investigación debe ser revisado exhaustivamente.

 Aprobación.- El jefe que ha ordenado la investigación tomará la acción final, aprobando o desaprobando total o parcialmente las recomendaciones del informe y disponiendo la ejecución de las acciones que se seguirán para la realización de las recomendaciones citadas y que estén dentro de sus atribuciones. La aprobación o desaprobación del informe se indicara en el mismo documento mediante la firma del jefe.

ENTREVISTA.

Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

Para ello el auditor elaborará una guía de entrevista, la cual contendrá preguntas básicas sobre la información que se desea obtener de determinada área u puesto de la empresa, la base del diseño de cada entrevista dependerá del objetivo que el auditor quiera alcanzar y la información que desea obtener.

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:

Tener claro el objetivo. Para lo cual se recomienda preparar previamente una guía de entrevista sobre la información que se desea obtener, para que al término de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas.

Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Desarrollar un esquema de trabajo, asignando responsabilidades y determinando las áreas o unidades a auditar.

Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado esté debidamente preparado para proporcionar la información, con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.

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Clasificar la información que se obtenga. En cuanto a la situación real, o la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.

Clasificar la información que se obtenga. En cuanto a la situación real, o la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.

Tipos de Entrevistas:

 Dirigida. En estas se utilizan preguntas claves estructuradas previamente y proporciona al entrevistado una cierta libertad para contestar libremente.

 No dirigida. Aquí se invita al entrevistado a platicar sobre un tema propuesto y el entrevistado se dedica a tomar nota de lo que se dice y lo que expresa.

Para comprender mejor el tipo de preguntas y cómo utilizarlas, se suele usar una estructura según el esquema 5W+H unido a las pregunta de tipo estratégico. De esta unión se puede establecer el esquema de utilización de las preguntas.

ESQUEMA 5W+h:

El esquema 5W+h está basado en el sistema de redacción de noticias que contesta a estas preguntas What, Why, Where, Who, When y How en inglés.

What /Qué?

Es la pregunta fundamental para todo auditor que desea iniciar la recogida de información de una forma eficaz. “Qué” provoca que el auditado empiece a hablar de las tareas que realiza y ello permite entrar inmediatamente en el proceso de examen de la auditoría. El auditor puede empezar a comparar la actuación explicada y las disposiciones establecidas sobre estos aspectos en el sistema de gestión y obtener información de los temas que hay que analizar más detalladamente o requieren una comprobación de registros y actuaciones.

Why – Por qué?

El preguntar “por qué” permite el auditor obtener una medida de compresión y propósito de los procesos. De este modo, conjugando “qué” y “por qué”, el auditor puede conseguir comprender lo que se está haciendo y los objetivos de ese trabajo.

When - Cuándo?

El modo de obtener información sobre cuándo debe iniciarse un proceso o actividad y su duración se realiza mediante cuestiones relativas al “cuándo”. Con la información de qué debe hacerse, por qué se hace y cuando debe estar disponible, el auditor ya puede empezar a realizar sus deducciones, pues se empieza a acotar el proceso o actividad objeto de análisis.

How - Cómo?

El auditor debe comprobar si los procesos se realizan conforme a lo establecido en el Sistema de Gestión, y para esta comprobación se emplea el “cómo”. Puede ser que se tenga claramente definido qué debe hacerse, por qué debe hacerse y cuándo debe hacerse pero, sin embargo, cómo debe hacerse presente lagunas, puntos indefinidos o solapes de responsabilidad que produzcan un conjunto de ineficacias en la operación. De esta forma, el auditor comienza la verificación práctica de lo que se ha manifestado en las preguntas previas.

Where - Dónde?

Para comprobar in situ la realización práctica de los procesos, el auditor pregunta “dónde” se llevan a cabo las actividades. Esta pregunta permite desplazarse a las áreas e instalaciones necesarias y verificar, por ejemplo, la existencia y adecuación de la infraestructura (instalaciones, equipos, máquinas, etc.).

Who - Quién?

El auditor debe asegurarse de que están establecidas las funciones en los procesos que está auditando, para esto debe quedar claro las personas responsables de cada tarea y/o actividad.

LAS PREGUNTAS EN FUNCIÓN DE LA ESTRATEGIA

En función de la estrategia o finalidad de la pregunta, estas se pueden clasificar en:

Preguntas abiertas

Son las preguntas que permiten al auditor conocer de forma general los procesos, y normalmente se comienza por este tipo de preguntas.

Ejemplo: ¿en qué consiste su trabajo en esta línea de fabricación?

Preguntas de precisión

Son preguntas que permiten una cierta amplitud de respuestas, pero en un abanico más reducido que las preguntas abiertas. En este caso, el auditor ha centrado la investigación en algún aspecto concreto. Este tipo de preguntas se pueden encadenar para aclarar diferentes puntos del sistema.

Ejemplo: ¿Cuantas piezas se revisan en cada sección de la línea?

Preguntas cerradas

Son preguntas que no dejan opción a la explicación por parte del auditado, restringiéndose, en muchos casos, a afirmar o negar. Se emplean para obtener información concreta.

Ejemplo: ¿es usted el responsable de registrar el número de unidades?

En

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