Los manuales de procedimientos

DEFINICIÓN:

Los manuales de procedimientos son documentos en los cuales se describen las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, de igual manera incluyen los puestos o unidades que intervienen precisando su nivel de responsabilidad y participación. El manual de procedimientos presenta sistemas y técnicas específicas señalando la forma precisa que se debe seguir para lograr el trabajo de todo el personal de la oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.

Estos manuales son de suma importancia ya que ayudan a que siempre se realicen las actividades de la misma manera, independientemente de quien las realice, ya que su principal función es informar sobre el ejercicio interno de una organización en lo que respecta a descripción de tareas, requerimientos, funciones y a los puestos responsables de su ejecución, los manuales de procedimiento suelen contener información y ejemplos de formularios, planillas o documentos necesarios que puedan auxiliar en el correcto cumplimiento de las funciones.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO:

 Ayudan en cuanto al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

 Facilita las labores de auditoría, ya que sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

 Simplificar los procesos de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

 Establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

 Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

 Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

 Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer, cómo y cuándo deben hacerlo.

 Coordinar las actividades y evitar duplicidades.

 Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

METODOLOGÍA DE TRABAJO PARA EL ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS:

La metodología propuesta para el estudio de procedimientos comprende las siguientes etapas:

 Planeación del estudio.

 Investigación de la situación actual.

 Análisis y crítica de la información.

 Diseño gráfico y descriptivo de procedimientos.

Esta metodología tiene como propósito establecer una base normativa para el estudio de procedimientos, de igual forma se contiene una disposición lógica de pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado, comenzando por una cuidadosa identificación y definición del problema, avanzado sistemáticamente hasta alcanzar su solución, mediante la documentación e implantación de los procedimientos.

Posteriormente de tener en cuenta la metodología, se procede a una serie de estatutos con respeto al contenido que debe poseer el mismo; estos son:

 Definir el contenido.

 Recopilación de la información.

 Estudio Preliminar de las áreas.

 Elaboración de Inventario procedimientos.

 Integración de la Información.

 Análisis de la Información.

 Graficar los Procedimientos.

 Implantación y Recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.

Las fuentes que debemos utilizar para recopilar información al momento de realizar un manual de procedimientos son los archivos de la empresa, así como también los directivos, ejecutivos, asesores y empleados de la misma; tomando en consideración las encuestas, la investigación documental y la observación directa.

CONTENIDO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO:

 Identificación: Este documento debe incorporar la siguiente información:

Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

 Índice o Contenido: Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

 Prólogo y/o Introducción: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

 Objetivo(s) de los Procedimientos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

 Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos: Esfera de acción que cubren los procedimientos.

Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.

 Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases

 Políticas o normas de operación: En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

 Concepto(s): Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

 Procedimientos (descripción de operaciones): Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.

 Formularios o Impresos: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

 Diagramas de Flujo: Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

 Glosario de Términos: Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos

Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos específicos.

Otras normas, como son las normas que exigen diferentes procedimientos en función del sector en el que se esté implantando; Agencias de Viajes, Hoteles, Oficinas de Información Turística, etc., ya que existe una norma específica para cada uno de los sectores; en contraposición tenemos la norma ISO que es igual para todas las empresas que quieran implantarla, sea cual sea su actividad.

Una vez concluido el documento debe ser revisado por los responsables de cada área de la empresa el cual debe aprobar el contenido para su impresión, difusión y distribución con los involucrados. Es necesario revisar periódicamente los manuales de procedimiento a fin de que permanezcan actualizados y apegados a la realidad de la operación.

Se puede decir que un manual de procedimientos no termina el día en que se concluye su redacción, más bien ahí es cuando apenas comienza su tarea, ya que si su objetivo es estandarizar los procesos de la empresa todos en la organización deberán apegarse al procedimiento planteado en el propio manual. De esta manera el manual también es una guía para que al final de algún periodo o como parte de una auditoria puedan comprobar que lo escrito en el manual sea efectivamente lo que se lleva a la práctica.

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