MANEJO DE LA AGENDA. LIBRETA DE CALIFICACIONES DEL CLIENTE

INTRODUCCION

Toda empresa debe comprender la importancia de la atención al cliente, para poder mejorar la prestación su servicio, y poder satisfacer las necesidades de sus clientes.

Para mayor comprensión del tema realizaremos un ensayo del manejo de la agenda y de la libreta de calificaciones del cliente.

La agenda es un libro diario que permite registrar citas que pueden presentarse en la empresa, es de carácter semanal, mensual o anual, su uso nos permite programar citas de personas que han de ser visitadas y que requieren ser atendidos previamente, registros de reuniones de carácter ordinario y extraordinario que se llevaran a cabo dentro de una empresa de manera diaria, mensual y anualmente. Su importancia nos permite llevar de manera organizada las citas como fechas de reuniones especiales, eventos semanales (conferencias departamentales, juntas con ejecutivos, juntas con accionistas).

Prestar un excelente servicio es un arte, porque servir al cliente es ante todo interactuar con el otro que también es una persona. Significa también establecer verdadero contacto con la otra persona con el objeto de lograr su plena satisfacción y también nuestra aceptación, para ello la comunicación asertiva es vital, es el lazo que hace posible este concepto verdadero y positivo con el cliente.

La comunicación establece las conexiones que señala la hora de la verdad para el cliente. Es decir, los momentos de verdad y del éxito o el fracaso los mismos dependerá la vida de su empresa, sus relaciones laborales su trabajo. Dentro de las actividades de los profesionales del área administrativa (secretarias, archivistas, asistentes) se destaca el manejo de las agendas, herramientas de trabajo para organizar todo lo relacionado con las citas de los clientes.

Eso significa que es necesario tener un estricto control de los clientes y visitantes que acuden a la oficina en demanda de atención. Debe existir un juego de agendas, para jefe y secretaria. Cuando la secretaria trabaja para un grupo de profesionales, es necesario llevar una agenda para cada uno. Hasta hace algunos años sólo existía la agenda tradicional, cuyas presentaciones ampliamente es conocida por todos.

Actualmente, gracias al avance de la tecnología, existen agendas electrónicas de bolsillo y computarizadas, inclusive existe ya la agenda electrónica acompañada de su respectivo lápiz igualmente electrónica. Cualquiera que sea su presentación, en su esencia, la forma de llevarla no varía.

El manejo de las agendas requiere cuidado, decisión, atención y constante revisión de los compromisos empresariales y personales contraídos durante el desarrollo de las funciones nuestras o del jefe. Es natural que el jefe, en su paso por otras empresas y oficinas conceda citas o adquiera obligaciones, y por parte nuestra, en su ausencia otorguemos citas a clientes y visitantes. Lo anterior nos obliga a revisar la agenda del Jefe tan pronto como llega. Esta revisión debe ser un trabajo compartido y acordado con él, porque seguramente se han concedido citas simultáneas (el mismo día y hora. para diferentes personas). Cuando esto es detectado, inmediatamente se procede a ajustar la agenda y a confirmar a los interesados el cambio de cita y razón de ese cambio. En este ajuste se consideran las prioridades de atención.

De no hacerlo, se trastorna la organización del trabajo del día, se incurre en una falta grave de consideración para con los clientes que redunda en detrimento del prestigio personal y empresarial. Todos los días, en las horas de la tarde se le recuerda al jefe los compromisos que debe atender en las primeras horas del siguiente día. En la mañana, se le organiza la agenda sobre el escritorio y se hace énfasis en el orden de atención previamente establecido desde el día anterior. Esta es una tarea de gran importancia porque los clientes merecen que se les respete su horario de atención y su tiempo. No existe ningún derecho que autorice a disponer del tiempo de las personas, pues para ello se le concedió una fecha y hora determinadas. Otra recomendación es la de respetar la hora asignada a cada cliente o visitan-te, pues nada más ofensivo para ellos ver como se saltan su turno para atender a otros que llegaron después, y muchas veces, sin cita previa.

Al analizar el día es conveniente y necesario hacer una anotación, al frente de cada cita, de las entrevistas que se efectuaron y de las que fueron pospuestas o canceladas. La agenda es anual y se lleva mes por mes y día por día. Una vez terminada, debemos guardarla

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