MANUAL DE PROCEDIMIENTOS – VENTAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS – VENTAS

Para la empresa ´´Tecnología Textil Victoria EIRL´´ la implementación de un manual de procedimientos para su área de venta es de gran importancia para su crecimiento y desarrollo día a día.

El manual permitirá llevar un mejor control de cada una de las actividades realizadas por el personal que participa en todo el ciclo de ventas.

El manual de procedimientos proporcionará fortalezas administrativas a la empresa ´´Tecnología Textil Victoria EIRL´´, y le brindará herramientas necesarias para que las actividades relacionadas con la venta de mercadería sean más efectivas como su gestión de cobranzas y despacho de mercaderías.

El manual de procedimientos estará sujeto a los cambios que se realicen en un futuro en la empresa para mejoramiento de sus actividades diarias.

OBJETIVO GENERAL:

Optimizar las actividades diarias en la empresa, direccionar al personal para que realicen las tareas asignadas evitando duplicidad, y que el procedimiento de ventas de mercadería siga un proceso lógico y con la documentación necesaria para obtener excelentes resultados.

ALCANCE:

El presente manual será puesto en práctica diariamente por el personal que participa en las actividades que se realizan dentro del flujo de ventas de mercadería, desde los vendedores hasta el personal de logística, además las actividades a esta área también estarán controladas por el manual.

DEPARTAMENTOS QUE PARTICIPAN EN LA VENTA DE MERCADERÍA

CONTROL INTERNO

1.- El número de facturación que se registre en el sistema debe ser igual al número de factura que se tiene en forma física documentada.

2.- Verificar que las cantidades despachadas por almacén, sean conforme con las cantidades facturadas.

3.- Revisar la mercadería devuelta al cliente determinando los motivos de la devolución.

4.- Conciliar el efectivo recibido por las recaudaciones de clientes, con las facturas enviadas a cobro.

5.- Realizar análisis de antigüedad de cartera de clientes periódicamente.

PROCEDIMIENTO:

1.- OBJETIVO:

Establecer los procedimientos que se deben seguir para la venta de mercadería, recaudación a clientes y análisis de cartera, garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.

2.- ALCANCE:

Los procedimientos que se describen en este documento alcanzan a vendedores, crédito, facturación, almacén, logística y contabilidad de ´´Tecnología Textil Victoria EIRL´´.

3.- RESPONSABILIDADES:

- VENDEDORES:

RESPONSABLES DE:

* Visitar a los clientes y darles a conocer los productos y sus promociones

* Realizar la toma de los pedidos

* Ingresar las órdenes de pedido en el sistema de la empresa

-CRÉDITO:

RESPONSABLE DE:

* Revisar los pedidos ingresados

* Liberar los pedidos para su facturación

* Elaborar el informe de facturas pendientes enviadas al cobro

* Registrar los cobros realizados

* Emitir el informe de las facturas cobradas

-FACTURACIÓN:

RESPONSABLE DE:

* Ingresar datos en el sistema para la emisión de facturas

* Asignar guías de despacho

* Asignar guía de embarque, de pedidos

* Emitir estadísticas de ventas

-ALMACÉN:

RESPONSABLE DE:

* Despachar la mercadería de almacén

* Revisar mercadería devuelta

* Emitir el informe de mercadería devuelta

-LOGÍSTICA:

RESPONSABLE DE:

* Recibir la mercadería de almacén

* Embarcar la mercadería en los camiones para despacho

* Recibir mercadería devuelta

* Cobrar las facturas por la mercadería despachada a clientes

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