Manual de ventas.
Enviado por Froycito • 22 de Febrero de 2017 • Síntesis • 1.526 Palabras (7 Páginas) • 106 Visitas
VENTAS
SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS AL PROCEDIMIENTO
No. de cambio | Fecha de revisión | Descripción del cambio | No. de página |
01 | 06/04/2011 | Se integra:
| 05 07 |
02 | 17/10/2011 | Se integra:
| 05 06 07 |
03 | 17/09/2012 | Se integra:
| 06 08 |
04 | 3/01/2013 | Se integra:
| 05 06 07 08 09 10 |
05 | 1/04/2014 | Se integra:
| 05 |
- Objetivo
Establecer los lineamientos para desarrollar y ejecutar una estrategia que permita incrementar las ventas y la prospección de nuevos clientes.
- Alcance
Desde la actualización de la cartera de clientes, hasta la identificación y seguimiento a nuevos clientes.
- Definiciones
Concepto | Definición |
Cotización | Propuesta que se le otorga a un cliente basada en costos.
|
CANAPAT | Organismo encargado del Autotransporte Nacional de pasajeros. |
Nicho de mercado | Porción de un segmento de mercado al cual se pretende vender productos y servicios. |
- Responsabilidad y Autoridad
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y AUTORIDADES | CARGO | NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD | ||
RESPONSABLE | APOYA | INFORMADO | ||
Detectar las necesidades del cliente | Responsable de Comercialización | |||
Servicio Postventa | ||||
Director General/Gerente General | ||||
Identificar los competidores y sus características de servicio. | Responsable de Comercialización | |||
Servicio Postventa | ||||
Director General/Gerente General | ||||
Identificar nuevos clientes | Responsable de Comercialización | |||
Servicio Postventa | ||||
Director General/Gerente General | ||||
Identificar productos nuevos | Responsable de Comercialización / Responsable de Diseño y Desarrollo | |||
Servicio Postventa | ||||
Director General | ||||
Identificar clientes actuales | Responsable de Comercialización | |||
Servicio Postventa | ||||
Director General/Gerente General | ||||
Realizar cotizaciones y darle seguimiento | Responsable de Comercialización | |||
Servicio Postventa | ||||
Director General/Gerente General | ||||
Concluir con el cierre de venta y darle seguimiento posterior a la misma | Responsable de Comercialización | |||
Servicio Postventa / Gerente General | ||||
Director General | ||||
Dar seguimiento a nuevos requerimientos | Responsable de Comercialización | |||
Servicio Postventa | ||||
Director General/Gerente General | ||||
Actualizar el catálogo de productos, costos, precio público y todos sus ramales. | Responsable de Comercialización | |||
Servicio Postventa | ||||
Director General/Gerente General |
- Políticas
- Se deberá llevar un control sobre las cotizaciones solicitadas, las cuales tendrán una vigencia máxima de 30 días naturales.
- Las cotizaciones se deberán basar en el catálogo de productos para determinar el precio correspondiente.
- La primera cotización deberá respetar los precios autorizados de venta.
- Los descuentos serán autorizados por la Dirección General.
- Se deberá actualizar el catálogo de precios, mínimo una vez al año, durante el mes de diciembre.
- Al cierre de la venta por ningún motivo se podrá aceptar dinero en efectivo o cheques al portador sin antes pedir autorización previa a la Dirección General.
- Toda venta deberá documentarse y facturarse.
- Los distribuidores deberán respetar los precios autorizados en el catálogo y bajo ninguna circunstancia podrán modificarlos.
- Responsable de Adquisiciones apoyara a realizar los pedidos de los clientes mediante las Facturas Proformas (FT-T-RM-01-06), y estas deberán de ser enviadas al Área de Almacén para preparar los materiales a las 13:30 horas. diariamente, las que sean entregadas posteriormente se entregaran a las 18:00 horas, y los materiales deberán de ser enviados al siguiente día o máximo en 48 horas.
- Descripción del procedimiento
No. de Act. | Responsable | Descripción |
Ventas para Clientes Frecuentes | ||
01 | Gerencia General / Responsable de Comercialización | Recibe Orden de Pedido del Cliente de los diferentes productos de audio y video requeridos. |
02 | Gerencia General / Responsable de Comercialización | ¿Autoriza Orden de Pedido del Cliente?
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03 | Gerencia General / Responsable de Adquisiciones | Elabora y autoriza Factura Proforma (FT-T-RM-01-06) y adjunta Orden de Pedido del Cliente. |
04 | Gerencia General / Responsable de Comercialización | Actualiza Programa General de Ventas para su seguimiento de la producción, instalación o envío de los materiales y productos al cliente. |
05 | Gerencia General | ¿Verifica existencias en inventarios de los materiales o productos solicitados?
|
06 | Responsable en Producción | Realiza productos y materiales de acuerdo al Procedimiento de Producción (PT-T-PQ-02) y Aseguramiento de la Calidad (PT-T-PQ-03) y los entrega al Área de Almacén. |
07 | Gerencia General / Responsable de Adquisiciones | Envía Factura Proforma (FT-T-RM-01-06) y envía al Responsable de Almacén para su envío de los materiales o productos de audio y video al cliente de acuerdo al Procedimiento de Control de Almacén (PT-T-RM-01). |
08 | Responsable de Almacén | Informa a Gerencia General de la entrega de los materiales y productos enviados al cliente, así como la entrega de Factura Proforma (FT-T-RM-01-06) y movimientos de la salida de los materiales del sistema solicitados al Área de Facturación – Cuentas por Cobrar (PT-T-RF-01). |
09 | Responsable de Facturación – Cuentas por Cobrar | Realiza Factura para su envío al cliente y posteriormente su cobranza conforme al Procedimiento de Facturación-Cuentas por Cobrar (PT-T-RF-01). |
Ventas Clientes Nuevos | ||
10 | Responsable de Comercialización | Realiza comunicación con los clientes en base al Listado de Clientes Actuales (FT-T-CO-02-01) y el Directorio General de Clientes y Seguimiento de Clientes Potenciales (FT-T-CO-02-04). |
11 | Responsable de Comercialización | Detecta las necesidades de los clientes activos para venderle las actualizaciones o nuevos productos. |
12 | Responsable de Comercialización | Identifica nuevas oportunidades y elabora cotizaciones en base a la Lista General de Precios (FT-T-CO-02-06) y registra en el Concentrado de Cotizaciones (FT-T-CO-02-05). |
13 | Responsable de Comercialización | Envía la Cotización (FT-T-CO-02-03) al cliente y le da seguimiento. |
14 | Responsable de Comercialización | ¿Se cerró la venta?
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15 | Responsable de Comercialización | Actualiza Programa General de Ventas (FT-T-CO-02-08), informa por medio de correo electrónico al Gerente General, Responsable de Cuentas por Cobrar y Responsable de Almacén, Responsable de Instalaciones sobre la venta de equipos y adjunta cotización. Informa las características y frecuencia de cambio del máster mediante el formato Especificaciones de Máster de Películas (FT-T-CO-02-07) al Responsable de Programación y Servicios, y Auditor de Audio y Video. |
16 | Gerente General / Responsable de Adquisiciones / Responsable de Comercialización | Elabora Factura Proforma (FT-T-RM-01-06) y coordina la producción mediante el Plan Maestro de Producción (FT-T-RM-01-06), instalación y facturación de la venta, hasta que llega con el cliente final. |
17 | Responsable de Comercialización | Actualiza el Pronóstico de Ventas (FT-T-CO-02-09) para controlar y analizar la información para alcanzar los objetivos definidos por la Dirección General con el fin de lograr los flujos de efectivos necesarios para la operación en general de toda la organización. |
18 | Responsable de Facturación - Cuentas por Cobrar | Realiza Factura y actualiza la venta en el Listado de Clientes Actuales (FT-T-CO-02-01), así como su envió y cobranza conforme al Procedimiento de Facturación – Cuentas por Cobrar (PT-T-RF-01). |
Estrategia de Venta | ||
19 | Gerencia General | Elabora Plan Anual de Mercadotecnia y Publicidad (FT-T-CO-01-01) con la información de las ventas y tendencias del año anterior, conteniendo los siguientes puntos.
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20 | Gerencia General | Somete el Plan Anual de Mercadotecnia y Publicidad (FT-T-CO-01-01) para la autorización de la Dirección General. |
21 | Gerencia General | ¿Autoriza el Plan Anual de Mercadotecnia y Publicidad (FT-T-CO-01-01)?
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22 | Gerencia General | Ejecuta el Plan Anual de Mercadotecnia y Publicidad (FT-T-CO-01-01) de acuerdo a lo planeado. |
23 | Gerencia General | Supervisa el cumplimiento del Plan Anual de Mercadotecnia y Publicidad (FT-T-CO-01-01) de acuerdo a los compromisos y a las fechas programadas. |
24 | Gerencia General | ¿Se cumple Plan Anual de Mercadotecnia y Publicidad (FT-T-CO-01-01)?
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25 | Gerencia General | Comunica al finalizar el año, los resultados reales obtenidos por la aplicación del Plan Anual de Mercadotecnia y Publicidad (FT-T-CO-01-01) a la Dirección General para la toma de decisiones y para la planeación del siguiente año. |
Identificación de Clientes Potenciales | ||
26 | Responsable de Comercialización | Detecta clientes nuevos por medio de Canapat, revistas, Expos de autotransportes, Internet, etc. |
27 | Responsable de Comercialización | Realiza contacto vía telefónica para la presentación y programar cita o cotización. |
28 | Responsable de Comercialización | Da seguimiento de contacto mediante el formato, Directorio General de Clientes y Seguimiento de Clientes Potenciales (FT-T-CO-02-04). |
19 | Responsable de Comercialización | ¿Cliente solicita cotización?
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Fin del procedimiento. |
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