Manual De Contabilidad Gubernamental

“MANUAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL”

CAPITULO II

FUNDAMENTOS METODOLÓGICOS DE LA INTEGRACIÓN Y PRODUCCIÓN AUTOMÁTICA DE INFORMACIÓN FINANCIERA

INDICE

A. INTRODUCCIÓN

B. LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL COMO SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA

C. ELEMENTOS BÁSICOS DE UN SICG TRANSACCIONAL

D. REQUISITOS TÉCNICOS PARA EL DISEÑO DE UN SICG

E. MATRIZ DE CONVERSIÓN

F. REGISTROS CONTABLES QUE NO SURGEN DE LA MATRIZ DE CONVERSIÓN

G. ESQUEMA METODOLÓGICO GENERAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DE EGRESOS DE ORIGEN

PRESUPUESTARIO Y LA PRODUCCIÓN AUTOMÁTICA DE ESTADOS DE INFORMACIÓN FINANCIERA

H. COMENTARIO FINAL

A. Introducción.

Como se expuso en el Capítulo precedente, el sistema de contabilidad de los entes públicos debe

diseñarse y operar de acuerdo con las características técnicas definidas en los artículos 19, 38, 40 y 41 de la

Ley General de Contabilidad Gubernamental, así como en el Marco Conceptual aprobado por el CONAC,

mismas que se señalan a continuación:

• Ser único, uniforme e integrador;

• Integrar en forma automática la operación contable con el ejercicio presupuestario;

• Registrar en forma automática y por única vez las transacciones contables y presupuestarias en los

momentos contables correspondientes, a partir de los procesos administrativo/financieros que las

motiven;

• Generar en tiempo real estados financieros y presupuestarios;

• Estar diseñado de forma tal que permita el procesamiento y generación de estados financieros

mediante el uso de las tecnologías de la información.

Lo anterior implica que el SCG debe diseñarse siguiendo criterios y métodos comunes, propios de los

sistemas integrados de información financiera, en tanto que su operación deberá estar soportada por una

herramienta tecnológica con la capacidad suficiente para cubrir tales requerimientos.

Bajo dicha premisa, en este Capítulo se establecen los criterios generales y la metodología básica para

diseñar un sistema de contabilidad con las modalidades ya mencionadas, y se traza el camino que deben

seguir quienes tendrán a su cargo los desarrollos funcionales e informáticos respectivos.

B. La Contabilidad Gubernamental como sistema integrado de información financiera.

En este apartado se muestra como ejemplo la metodología básica de diseño y funcionamiento de un SCG

transaccional para el ente público Poder Ejecutivo (SICG-PE), ya sea de la Federación o de las entidades

federativas. Este, con las adaptaciones procedentes, es válido para cualquier ente que desde el punto de vista

del Sistema de Cuentas Nacionales corresponda al Sector Gobierno; es decir, que no sea de tipo empresarial

ni financiero.

La contabilidad gubernamental bajo el enfoque de sistemas, debe registrar las transacciones que realizan

los entes públicos identificando los momentos contables y producir estados de ejecución presupuestaria,

contables y económicos en tiempo real, con base en la teoría contable, el marco conceptual, los postulados

básicos y las normas nacionales e internacionales de información financiera que sean aplicables en el Sector

Público Mexicano.

El primer paso para el diseño del Sistema de Contabilidad Gubernamental (SCG) consiste en conocer los

requerimientos de información establecidos en la legislación, los solicitados por los centros gubernamentales

de decisión y los que coadyuven a la transparencia fiscal y a la rendición de cuentas. Lo anterior permitirá

establecer las salidas del sistema para, en función de ello, identificar los datos de entrada y las bases de su

procesamiento.

Los sistemas de información se consideran como integrados, cuando fusionan los correspondientes a

cada área involucrada y forman un solo sistema, a partir de la identificación de sus elementos básicos. Si las

partes de un sistema están debidamente integradas, el total opera en forma más eficaz y eficiente que cómo

lo hacía la suma de las partes. No siempre es sencillo diseñar un sistema integrado, ya que se deben fusionar

subsistemas afectados por diversos enfoques, normas, principios y técnicas específicas.

28 (Segunda Sección) DIARIO OFICIAL Lunes 22 de noviembre de 2010

La integración de sistemas de información financiera gubernamental es factible en la medida que las

normas que regulan sus componentes sean coherentes entre sí y que se den adecuadas respuestas técnicas

para relacionar los diferentes tipos de información (presupuestaria, contable, económica). La aprobación de la

Ley de Contabilidad, su ámbito de aplicación y contenidos conceptuales, aunado a las atribuciones que le

otorga al CONAC, aseguran la uniformidad normativa y técnica del sistema.

La Contabilidad Gubernamental, organizada como sistema integrado de información financiera, en función

de una base de datos única y de acuerdo con los propósitos ya enunciados, puede esquematizarse de la

siguiente manera:

ENTRADAS PROCESAMIENTO SALIDAS

Transacciones con incidencia

económica financiera del ente

público

TABLAS DEL SISTEMA

-Registros y estados del ejercicio

del presupuesto de egresos y de la

Ley de Ingresos.

-Libros, asientos y estados de la

Contabilidad General

- Estados Económicos

C. Elementos Básicos de un SICG Transaccional.

Con base en la metodología que aportan la teoría de sistemas y el enfoque por procesos para el diseño y

análisis de los sistemas de información de organizaciones complejas, a continuación se describen los

elementos básicos del Sistema Integrado de Contabilidad Gubernamental (SICG), es decir sus productos,

entradas y metodología básica de procesamiento.

Productos (salidas) del SICG - PE

El Sistema de Contabilidad Gubernamental del Poder Ejecutivo -SICG-PE- procesará información derivada

de la gestión financiera, por lo que sus productos estarán siempre relacionados a ésta y deben cumplir con los

mandatos establecidos al respecto por la Ley de Contabilidad y las normas emitidas por el CONAC, así como

satisfacer los requerimientos que formulen los usuarios de la misma para la toma de decisiones y el ejercicio

de sus funciones. En tal contexto, el SICG debe permitir obtener, en tiempo real y como mínimo, la

información y estados descritos en el Capítulo anterior, de tipo contable, presupuestario, programático y

económico, tanto en forma analítica como sintética.

Centros de registro (entradas) del SICG

Por "Centro de Registro" del SICG se entenderá a cada una de las áreas administrativas donde ocurren

las transacciones económico/financieras y, por lo tanto, desde donde se introducen datos al sistema en

momentos o eventos previamente seleccionados de los procesos administrativos correspondientes. La

introducción de datos a la Contabilidad Gubernamental, tal como lo señala la Ley de Contabilidad, debe

generarse automáticamente y por única vez a partir de dichos procesos administrativos de los entes públicos.

En una primera etapa operarán en calidad de Centros de Registros del SICG, las unidades ejecutoras de

los ingresos, del gasto y del financiamiento y las oficinas centrales encargadas de los sistemas de planeación

de los ingresos, egresos y crédito público, así como de la tesorería y contabilidad. En una segunda etapa,

deberán incorporarse al sistema las unidades responsables de programas y proyectos y los bancos

autorizados por el Gobierno para operar con fondos públicos (recaudación y pagos).

Los titulares de los Centros de Registro serán los responsables de la veracidad y oportunidad de la

información que incorporen al sistema. Para ello se establecen normas, procedimientos de control interno,

técnicos y de seguridad.

Las unidades de administración de cada ejecutor del gasto tienen la responsabilidad “de planear,

programar, presupuestar, en su caso establecer medidas para la administración interna, control y evaluación

de sus actividades que generen gasto público.” También son responsables de programar, presupuestar,

administrar y evaluar los recursos humanos, materiales y financieros que se asignan a los ejecutores del

gasto, así como coordinar la rendición de cuentas que compete a cada uno de ellos.

Procesamiento de la Información del SICG

La visión del SICG que se presenta, tiene como propósito que la información de interés financiero o

administrativo de los distintos sistemas o procesos propios o relacionados con el mismo, se integren en una

base de datos única. Esta integración, en algunos casos puede realizarse directamente a partir de los

respectivos procesos y, en otros, mediante interfaces.

BASE DE DATOS

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La adecuada estructura, procesamiento y contenido de la información a incorporar a la base de datos del

SICG, permitirá que se elaboren a partir del registro único de las transacciones en la forma más eficaz y

eficiente posible, todas las salidas de información requeridas, incluidas las institucionales (dependencias) o

por sistemas. De ser necesario, en las salidas que requieran las dependencias, los procesos respectivos

quedan reducidos al desarrollo de aplicativos adecuados para producir automáticamente y a partir de la

información existente en la base de datos central, los estados que se requieran.

La calidad del sistema de organización y procesamiento de la información del SICG que realicen los

expertos en informática, es la que determina la eficacia y eficiencia con la que se elaborarán sus productos,

entre ellos, los asientos de la contabilidad y los libros respectivos en línea con las transacciones que los

motivan, así como la producción automática de estados presupuestarios, financieros, económicos y sobre la

gestión confiables, oportunos, uniformes y procedentes de una sola fuente para todos los usuarios.

Además, la organización de la información debe permitir que todos los organismos que intervienen en los

procesos relacionados con la gestión financiera tengan acceso a dicha base de datos en la medida que lo

requieran ya sea por razones funcionales o cuando sean previamente autorizados para ello. Dichas razones

funcionales pueden derivarse de la necesidad de incorporar datos de sus procesos, conocer el estado de la

gestión financiera de su área y el ejercicio del presupuesto a su cargo, y obtener información para la toma de

decisiones propias de su nivel. En el caso de las Oficialías Mayores o equivalentes, estas últimas atribuciones

del sistema se deben extender a los titulares de las unidades responsables de programas y proyectos.

Esquema del Proceso Básico de un SICG transaccional.

El siguiente esquema muestra gráficamente el flujo básico de información en un SICG-PE diseñado de

acuerdo con las características expuestas.

*DGR: Dirección General de Recaudación o equivalente

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Tablas Básicas

Las tablas básicas que se incorporan en la base de datos del SICG transaccional del PE deben estar

disponibles y actualizadas permanentemente para el correcto registro de las operaciones del ente, serán

como mínimo, las siguientes:

• Plan de Cuentas (Lista de Cuentas).

• Clasificadores de Ingresos por Rubro, Tipo, Clase y Concepto

• Clasificadores del Egreso:

o Administrativo

o Funcional

o Programático

o Objeto del Gasto

o Tipo del Gasto

o Fuente de Financiamiento

o Geográfico

• Clasificador de Bienes

• Tipos de amortización de bienes

• Clave (códigos) de Proyectos y Programas de Inversión

• Catálogo Unico de Beneficiarios y de sus Cuentas Bancarias

• Catálogo de cuentas bancarias del ente

• Tablas del Sistema de Crédito Público utilizadas como auxiliares del SICG, tales como:

o Títulos (Por tipo de deuda - interna y externa – y por norma que autoriza la emisión)

o Préstamos ( Por tipo de deuda – interna y externa - y por contrato)

• Personal autorizado para generar información

• Usuarios de la Información

• Responsables de los Centros de Registros

En la medida que se sistematicen los procesos del Ciclo Hacendario podrá incluirse una tabla de eventos

de cada uno de ellos.

D. Requisitos técnicos para el diseño de un SICG:

Para desarrollar un SICG que cumpla con las condiciones establecidas en la Ley de Contabilidad y las

normas emitidas por el CONAC, se requieren bases normativas y prácticas operativas que aseguren lo

siguiente:

1. Un Sistema de Cuentas Públicas que permita el acoplamiento automático de las cuentas

presupuestarias y contables, así como de otros instrumentos técnicos de apoyo, tal como el

Clasificador de Bienes.

2. Una clara identificación y correcta aplicación de los momentos básicos de registro contable

(momentos contables) del ejercicio de los ingresos y los egresos.

3. La utilización del momento del “devengado” como eje central de la integración de las cuentas

presupuestarias con las contables o viceversa.

D.1. Sistema de Cuentas Presupuestarias, Contables y Económicas, que permite su acoplamiento

automático

El Sistema de Cuentas Públicas de un ente público deberá sustentarse en elementos que favorezcan el

acoplamiento automático de los siguientes conjuntos:

• Clasificadores presupuestarios de ingresos y gastos

• Plan de Cuentas (Lista de Cuentas).

• Cuentas Económicas

• Catálogo de Bienes

• Cartera de Programas y Proyectos de Inversión

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Los Clasificadores Presupuestarios de ingresos y egresos relacionados con la integración automática

fueron emitidos por el CONAC, cuidando que los mismos respondan al modelo a construir.

• Asimismo, el Plan de Cuentas (Lista de Cuentas), aprobadas por el CONAC, es congruente con el

sistema en construcción, excepto en los casos de algunas cuentas que requieren su apertura a nivel

de 5to. dígito.

Respecto a las Cuentas Económicas, establecidas en el Sistema de Cuentas Nacionales (2008) y el

Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas editado por el FMI (2001), cuya validez es universal, debe

preverse que a partir de las cuentas presupuestarias y contables, elaboradas bajo el correcto registro de los

momentos contables, satisfagan en forma automática las necesidades de información básica requerida en la

formulación de tales cuentas.

Por su parte el Catálogo de Bienes deberá conformarse a partir del Clasificador por Objeto del Gasto

(COG) ya armonizado con la Lista de Cuentas. Ello representa la forma más expedita y eficiente de coordinar

inventarios de bienes muebles e inmuebles valorizados con cuentas contables y de realizar una efectiva

administración y control de los bienes muebles e inmuebles registrados. Igualmente debe señalarse la

importancia de que este clasificador esté asociado automáticamente con el Sistema de Clasificación

Industrial de América del Norte (SCIAN), para facilitar la preparación de la contabilidad nacional, actividad a

cargo del INEGI.

Las claves de la Cartera de Programas y Proyectos de Inversión deben permitir la interrelación

automática de las mismas con las cuentas del COG y la Lista de Cuentas relacionadas con la inversión

pública, ya sea realizada por contrato o por administración.

En resumen, para los efectos de la integración automática entre las cuentas presupuestarias, contables,

clasificador de bienes y la Cartera de Programas y Proyectos de Inversión, debe existir una correspondencia

que tienda a ser biunívoca entre las mismas y entre ellas y las estructuras de las Cuentas Económicas

referidas.

Relación al PEF, la correspondencia entre las cuentas presupuestarias de egresos y las contables se

facilita, dado que el carácter económico de las diversas transacciones mediante el uso del clasificador por

Tipo del Gasto, que forma parte de la Clave Presupuestaria, es introducido al sistema cada vez que se

registran aquéllas.

El siguiente esquema muestra gráficamente las diferentes estructuras de cuentas que deben estar

interrelacionadas en un SICG:

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D.2. Momentos de Registro Contable (Momentos Contables) del ejercicio de los Ingresos y los

Egresos.

Como ya se señaló en el Capítulo previo, de la normatividad vigente (artículo 38 de la Ley de

Contabilidad), surge la obligación para todos los entes públicos de registrar los momentos contables de los

ingresos y egresos que a continuación se señalan:

Momentos contables de los ingresos.

• Estimado

• Modificado

• Devengado

• Recaudado

Momentos contables de los egresos.

• Aprobado

• Modificado

• Comprometido

• Devengado

• Ejercido

• Pagado

Asimismo, en el Capítulo precedente se hizo referencia a que el alcance de cada uno de los momentos

contables referidos están establecidos en la Ley de Contabilidad y, por su parte, el CONAC ha emitido las

normas y la metodología general para su correcta aplicación.

D.3. El devengado como “momento contable” clave para interrelacionar la información

presupuestaria con la contable

Los procesos administrativo-financieros que originan “ingresos” o “egresos” reconocen en el momento

contable del “devengado” la etapa más relevante para el registro de sus transacciones financieras. El correcto

registro de este momento contable es condición necesaria para la integración de los registros presupuestarios

y contables, así como para producir estados de ejecución presupuestaria, contable y económica coherentes y

consistentes. Por otro lado, la Ley de Contabilidad establece en su artículo 19 que el SCG debe integrar “en

forma automática el ejercicio presupuestario con la operación contable, a partir de la utilización del gasto

devengado;”, a lo que corresponde agregar que ello es válido también para el caso de los ingresos

devengados.

Los datos de las cuentas presupuestarias y de la contabilidad general, se interrelacionan en el momento

en el cual se registra el devengado de o las transacciones financieras del ente, según corresponda. Con

anterioridad a su devengado, el registro de las transacciones sean éstas de ingresos o gastos, se realizan

mediante cuentas de orden de tipo presupuestario. En el momento de registro del “devengado” de las

transacciones financieras, las mismas ya tienen incidencia en la situación patrimonial del ente público, de ahí

su importancia contable; además de que desde el punto de vista legal, muestran la ejecución del presupuesto

de egresos. Los registros presupuestarios propiamente dichos, también suelen mostrar información de tipo

administrativo, como es el caso de la emisión de las cuenta por liquidar certificada o documento equivalente o,

de impacto patrimonial tal como el caso de los gastos pagados, pero ello sólo tiene por objeto llevar los

registros hasta su etapa final y facilitar la comprensión y análisis de los datos que aportan los respectivos

estados.

Lunes 22 de noviembre de 2010 DIARIO OFICIAL (Segunda Sección) 33

E. Matriz de Conversión

La matriz de conversión de gastos es una tabla que tiene incorporadas las relaciones automáticas entre

las cuentas de los Clasificadores por Objeto del Gasto y por Tipo del Gasto con las del Plan de Cuentas (Lista

de Cuentas) de la contabilidad. La tabla está programada para que al registrarse el devengado de una

transacción presupuestaria de egresos de acuerdo con los referidos clasificadores, identifique

automáticamente la cuenta de crédito a que corresponde la operación y genere automáticamente el asiento

contable. En el caso de los ingresos, la tabla actúa en forma similar a la anterior, pero como lo que se registra

en el CRI es un crédito (ingreso), la tabla identifica automáticamente la cuenta de débito y genera el

respectivo asiento contable.

La matriz del pagado de egresos relaciona el medio de pago con las cuentas del Plan de Cuentas (Lista de

Cuentas; la cuenta del debe (cargo) será la cuenta del haber (abono) del asiento del devengado de egresos y

la cuenta del haber está definida por el medio de pago (Bancos). La matriz de ingresos percibidos relaciona el

tipo de ingreso y el medio de percepción; la cuenta del cargo identifican el tipo de cobro realizado (ingresos a

bancos) y la de abono será la cuenta de cargo del asiento del devengado de ingresos.

Estas matrices hacen posible la producción automática de asientos, libros y los estados del ejercicio de los

ingresos y egresos, así como una parte sustancial de los estados financieros y económicos requeridos al

SCG.

F. Registros contables (asientos) que no surgen de la matriz de conversión

Si bien la mayoría de las transacciones a registrar en el Sistema de Contabilidad Gubernamental tienen

origen presupuestario, una mínima proporción de las mismas no tienen tal procedencia. Como ejemplo de

operaciones no originadas en el presupuesto, se distinguen las siguientes:

• Movimiento de almacenes

• Baja de bienes

• Bienes en comodato

• Bienes concesionados

• Anticipos a Proveedores y Contratistas

• Anticipos a otros niveles de Gobierno

• Retenciones

• Reintegros de fondos

• Depreciación y amortización

• Constitución de provisiones y reservas

• Constitución y reposición de fondos rotatorios o reintegrables

• Ajustes por variación del tipo de cambio

Para cada uno de estos casos, deben prepararse Guías Contabilizadoras específicas sobre la generación

de los asientos contables respectivos, indicando su oportunidad, documento soporte y responsable de

introducirlo al sistema.

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G. Esquema metodológico general de registro de las operaciones de egresos de origen

presupuestario y la producción automática de estados e información financiera

A continuación se presenta en forma esquemática el proceso de producción automática del SCG, desde el

momento que se registra una transacción relacionada con los egresos hasta que se generan los estados

contables y sobre el ejercicio del presupuesto de egresos.

Lunes 22 de noviembre de 2010 DIARIO OFICIAL (Segunda Sección) 35

*/

*/ "La obligación establecida por la LGCG es producir estados e informes presupuestarios y programáticos, sean estos derivados de los

registros por partida simple o partida doble. En ningún momento la ley establece la obligatoriedad de los entes de llevar los registros de las

operaciones presupuestarias por partida doble. La responsabilidad de los entes en estos casos, es asegurar la confiabilidad, veracidad y

oportunidad de los estados e informes generados".

36 (Segunda Sección) DIARIO OFICIAL Lunes 22 de noviembre de 2010

Esquema de Integración de los Asientos Contables en la Contabilidad Gubernamental

H. COMENTARIO FINAL

En el Capítulo VII del presente Manual, se describe la finalidad, contenido, estructura y forma de

presentación de cada uno de los estados e informes contables, presupuestarios, programáticos y económicos,

que generará automáticamente el SICG.

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