Manual De Operaciones

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Manual de compras

Procedimiento:

El Manual de Procedimientos de Compras tiene como finalidad, fijar las políticas a seguir en relación al buen desenvolvimiento de las mismas. Este es uno de los manuales más importantes a cumplir dentro de la organización; ya que su no cumplimiento o su cumplimiento a medias origina una serie de fallas administrativas que repercuten en otros departamentos de la empresa como son: Almacén, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Tesorería, etc.

Se puede decir que existen elementos que influyen en el comportamiento de las compras, ya que el consumidor (en este caso, la Empresa), se decide a ejercer una acción de compra movido por cuatro elementos que siempre están presentes en mayor o menor intensidad en la decisión de compra.

* El elemento de respuesta a un estímulo (la razón para comprar)

* El elemento económico (lo que cuesta comprar)

* El elemento de aprobación social. (La conveniencia o inconveniencia de comprar).

* El elemento subconsciente (los motivos ocultos de la compra).

Estos elementos tendrán mayor o menor influencia, dependiendo del producto o servicio que se compra, pero siempre están interactuando los cuatro.

OBJETIVOS DE COMPRAS

Entre los objetivos más importantes del departamento de compras están:

a) Abastecimiento : Continuo

b) Compatibilidad : entre la Inversión vs Ganancia

c) Compatibilidad: Calidad de materia prima vs calidad de producto terminado

d) Evitar costos ocultos por deficiencia de gestión.

e) Contribuir a la posición competitiva de la empresa

f) Las políticas y procedimientos de control de calidad

PASO No. 1:

Debe existir una requisición del departamento de almacén en relación al material solicitado, para que pueda entrar a funcionar el departamento de compras.

PASO No. 2:

Deben existir como mínimo tres (3) cotizaciones de los proveedores implicados.

PASO No. 3:

Luego de tener las cotizaciones se procederá a escoger el proveedor que va a suministrar la mercancía solicitada, tomando en cuenta los siguientes aspectos:

a) Mejores Precios

b) Mejores condiciones de crédito

c) Mejor Calidad

d) Tiempo de Entrega

PASO No. 4:

Habiendo analizado y escogido el proveedor, se elabora una Orden de Compra, ésta debe cumplir con las siguientes normas:

a) La Orden de Compra debe ser una forma pre-numerada la cual debe constar por lo menos de cinco (5) partes, que son:

* Original: Proveedor

* Copia 1: Contabilidad

* Copia 2: Cuentas por pagar

* Copia 3: Archivo de compras

* Copia 4: Ciega para el departamento que recibe.

IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

• Optimización de flujo de bienes y servicios hacia el cliente interno y externo de la organización

• Minimizar los gastos

• El aseguramiento de las compras.

• Compras por internet (reducción del tiempo de pedido, reducción del costo del pedido)

• Obtención, evaluación y permanencia de mejores proveedores.

Compras

• Cursar pedidos

• Obtener ofertas

• Buscar los mejores suministradores

• Buscar los mejores o nuevos productos

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.

Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para

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