Manual De Operaciones

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ÍNDICE DE CONTENIDO

Página

Capítulo I: Políticas de Operaciones

GLOSARIO DE ABREVIATURAS 4

1. OBJETIVOS GENERALES 7

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 7

3. MARCO LEGAL 8

4. APROBACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN 9

5. ORIGEN Y APLICACIÓN DE LOS RECURSOS 9

6. CALCE FINANCIERO 9

7. LA CONCENTRACIÓN DE RIESGOS 9

8. PROHIBICIONES 10

9. DESCENTRALIZACIÓN 10

10. MONEDA DE LAS OPERACIONES 11

11. SUJETOS DE OPERACIONES 11

12. GENERO 11

13. LÍMITE DE OPERACIONES 11

14. GARANTÍAS 12

15. GARANTÍAS LÍQUIDAS DE LOS FINANCIAMIENTOS 12

16. PUBLICACIONES 13

17. DOCUMENTOS RESPALDATORIOS 13

18. LÍMITES INDIVIDUALES Y GLOBALES DE LAS OPERACIONES 13

19. DOCUMENTOS BÁSICOS PARA LA FORMALIZACIÓN DE LAS OPERACIONES 13

20. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE LOS CLIENTES 14

21. CLASIFICACIÓN DE LOS CLIENTES SEGÚN EL AGD 14

21. CLASIFICACIÓN DE LOS CRÉDITOS SEGÚN LA CNBV 14

22. CLASIFICACIÓN DE LOS CLIENTES SEGÚN LAS ZONAS GEOGRÁFICAS 15

23. CLASIFICACIÓN DE LOS FINANCIAMIENTOS, SEGÚN LA ANTIGÜEDAD Y LA PUNTUALIDAD. 16

24. CLASIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES Y SERVICIOS SEGÚN EL DESTINO 16

25. CLASIFICACIÓN CONTABLE DE LOS FINANCIAMIENTOS 18

26. PLAZOS DE FINANCIAMIENTO 18

27. CLASIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LOS PEQUEÑOS Y MEDIANOS PRODUCTORES RURALES 19

28. FRECUENCIAS DE PAGO 19

29. MONTOS DE FINANCIAMIENTO 20

30. GARANTÍAS 20

31. TARIFARIO DE SERVICIOS, TASAS DE INTERÉS PARA LOS FINANCIAMIENTOS, GASTOS Y SEGUROS 21

32. INTERESES MORATORIOS Y CARGOS 23

33. CAPTACIÓN DE CLIENTES 24

34. CONOCIMIENTO DE LOS CLIENTES 25

35. PROCESO DE ANÁLISIS PARA EL OTORGAMIENTO SERVICIOS Y PRODUCTOS 25

36. LA PROPUESTA DE SERVICIOS Y DE FINANCIAMIENTO 26

37. LOS COMITÉS DE OPERACIONES 27

38. CONCRECIÓN DE LAS OPERACIONES O DESEMBOLSO DE LOS FINANCIAMIENTOS 27

39. VENCIMIENTO DE LAS OPERACIONES 28

40. PREPAGOS PARA CANCELACIONES 28

41. SISTEMA DE CALIFICACIÓN DE LOS CLIENTES 28

42. ZONAS DE ALTO RIESGO 29

43. REVERSIÓN DE OPERACIONES 29

44. GESTIÓN DE RECUPERACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CRÉDITOS ATRASADOS. 30

45. EL COMITÉ DE MORA 30

46. GESTIÓN DE RECUPERACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL A TRAVÉS DEL PERSONAL DE COBRANZAS Y GERENTES 31

47. MECANISMOS DE NEGOCIACIÓN 32

48. BIENES ADJUDICADOS ENTREGADOS VOLUNTARIAMENTE O POR PROCESO JUDICIAL 34

49. CONSTITUCIÓN DE PROVISIONES 35

50. CASTIGO DE CARTERA 35

CAPÍTULO II: PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y ADMINISTRATIVOS

1. OBJETIVO 38

2. PROMOCIÓN DE LOS SERVICIOS DEL AGD 38

3. PROCESO PARA CONTACTO DE CLIENTES 41

4. PROCESO PARA INGRESO Y RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS 42

5. PROCESO DE EMISIÓN DE CERTIFICADO DE DEPÓSITO Y BONO DE PRENDA 45

6. PROCESO DE RETIRO ALMACÉN GENERAL, FISCAL Y BODEGA HABILITADA 46

7. ENTREGA DE MERCADERÍA (EGRESOS) 50

8. FACTURACIÓN 50

9. PRODUCTOS A GRANEL Y USO DE BÁSCULA 51

10. PROCEDIMIENTO EN EL ÁREA DE CONTABILIDAD 52

11. PROCESO DE SOLICITUD DE FINANCIAMIENTO 53

12. PROCEDIMIENTO DE COBRANZAS 58

13. FORMATOS BÁSICOS 59

CAPÍTULO III: REGLAMENTO DE OPERACIONES POR PRODUCTO

1. ALMACENAMIENTO GENERAL 62

2. ALMACÉN FISCAL 64

3. FINANCIAMIENTO 66

4. OTROS SERVICIOS 68

ANEXOS

ANEXO N° 1: DOCUMENTOS BÁSICOS PARA LA FORMALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS 70

ANEXO N° 2: GLOSARIO DE TÉRMINOS 71

ANEXO Nº 3: FORMATO DE SOLICITUD DE INGRESO DE MERCADERÍA 72

ANEXO Nº 4: FORMATOS BÁSICOS DE CERTIFICADO DE DEPÓSITO 73

ANEXO Nº 5: FORMATOS BÁSICOS DE BONO DE PRENDA 78

ANEXO Nº 6: FORMATO BÁSICO DE AUTORIZACIÓN DE RETIRO DE MERCADERÍAS 80

Glosario de Abreviaturas

AGD: Almacenes Generales de Depósito

LGOAAC: Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito

CNBV: Comisión Nacional Bancaria y de Valores

MOF: Manual de Organización y Funciones

LGISM: Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros

LGSM: Ley General de Sociedades Mercantiles

ARM: Autorización de Retiro de Mercaderías

LGTOC: Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito

INTRODUCCIÓN

Considerando la importancia de contar con un Manual de Políticas, Procedimientos y Reglamento de Productos que proporcione información adecuada para la toma de decisiones de los funcionarios responsables a los diferentes niveles de la organización, se ha desarrollado el presente documento respetando los siguientes factores:

• La visión, misión, filosofía, políticas, procedimientos, normas, estrategias, objetivos y/o reglamentos vigentes.

• Las estructuras organizacionales necesarias para el desarrollo de la actividad.

• El grado de autonomía y de coordinación requeridos para el adecuado desenvolvimiento de los productos.

• Los mecanismos de control que deberán ser utilizados.

• Los procesos operativos.

El presente Manual de Operaciones norma las políticas, los procedimientos técnicos, de operaciones y legales, requisitos, garantías, mecanismos y niveles de aprobación para el otorgamiento de financiamiento de los Almacenes Generales de Depósito, alcanzando su aplicación a todos los directivos y empleados de la institución que tengan participación y responsabilidad en las operaciones de los AGD.

Para una mejor comprensión del documento, se lo ha divido en tres capítulos a saber:

Capítulo I: Políticas de Operaciones. Son principios generales de operaciones a los que debemos ceñirnos a fin de disponer de operaciones que satisfaga los requisitos de seguridad, liquidez, riesgo y rentabilidad.

Capítulo II: Procedimientos Operativos y Administrativos. Es la descripción de los pasos básicos que se deberán seguir para el otorgamiento de un crédito, desde el inicio de la relación con el solicitante. La descripción de los pasos se realiza en forma correlativa y atendiendo a las diferentes etapas que se deberán seguir, tiempos invertidos y responsables de cada una de ellas.

Capítulo III: Reglamento de Operaciones por Producto. Es la descripción detallada de los productos comercializados por los AGD, conteniendo una definición del grupo meta para el cual está diseñado el producto, requisitos básicos para acceder al mismo, destino del crédito, moneda en la cual podrá ser desembolsado, montos, plazos, tasa de interés aplicada, tipo de amortización disponible y garantías.

El presente Manual es aprobado en Sesión de Consejo de Administración y materializado por acto resolutivo de la Presidencia del Consejo de Administración. Será modificado o reestructurado cuando el Consejo de Administración fije una nueva política crediticia, cuando la Gerencia eleve nuevas propuestas o las normas legales establezcan un nuevo mecanismo de gestión de las operaciones.

En el Manual de Políticas se establecen los términos y condiciones aplicables en general a todos los productos, cualquier excepción a las Políticas Generales, será expresamente indicada en el Reglamento de Productos. Si alguna disposición indicada en los Reglamentos de Productos, no guardare consonancia con las indicadas en el Manual de Políticas, prevalecerá lo establecido en el Manual de Políticas.

CAPÍTULO I: POLÍTICAS DE OPERACIONES

1. Objetivos Generales

La definición de las Políticas de Operaciones constituyen los lineamientos centrales para la adecuada administración de la cartera activa y su objetivo principal es alcanzar la estandarización de los criterios rectores de la actividad, así como de los procesos y procedimientos operacionales del área de operaciones. Además, se pretende comunicar la estructura organizacional, las funciones, y las normas en vigencia, de forma que todos los funcionarios de la organización estén en conocimiento de la información y documentación necesaria en el momento de tomar decisiones.

El objetivo del presente Manual es establecer las normas y lineamientos correspondientes para la ejecución de las operaciones en sus diversos productos y servicios, que realicen los AGD, instruyendo al personal sobre aspectos fundamentales como objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos y normas establecidas. Se apunta a que la eEntidad cuente con una clara orientación en la aplicación de los fondos recibidos de sus financiadores, inversionistas y accionistas, en operaciones sanas y líquidas y dirigidas a los segmentos meta de los Almacenes Generales de Depósito.

El Manual permite precisar las funciones y relaciones de cada persona involucrada en las actividades operativas del AGD para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad de trabajos y detectar omisiones. Al contar con una adecuada definición de responsabilidades, se puede lograr una correcta ejecución de las labores asignadas y propiciar la uniformidad en los procesos de trabajo.

Con el Manual se podrá contar con una política coherente, claramente explicitada y escrita que sea complemento de la planificación estratégica definida a través de metas, objetivos

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