Manual De Politica

Introducción

Este manual de Políticas está elaborado con la finalidad de que la organización cuente con un documento que nos muestre las políticas generales que se presentan en la función de labores, como sabemos las políticas ayudan a tomas decisiones de manera espontanea y, a aplicar las reglas que deben cumplir para una función de calidad en ayuda de las unidades que lo integran y cada departamento, para lo cual se tuvieron que aplicar varios cuestionarios al directivo de la unidad administrativa, conjuntamente con sus subordinados y plasmar todo ese legajo de información que nos fue brindada.

Definición del Manual de Políticas

Política:

Es un proceso y actividad, orientada ideológicamente, de toma de decisión para la consecución de objetivos.

Definición:

Es un instrumento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias y hace que se lleven a cabo acciones que deben realizar en cada unidad administrativa, facilita la descentralización, a suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones de la organización.

Justificación

Se considera de gran importancia el saber realizar una manual de políticas, pero sobre todo el aplicarlo y utilizarlo, pues de cierta forma ahorra trabajo a los administradores, y hace que la empresa cuente con una mayor y mejor estructura.

Orienta de manera que se alcancen los objetivos bajo procedimientos establecidos y conocidos por los agentes componentes de la organización. Es un plan permanente que proporciona guías generales para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas.

Objetivos del Manual

General

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa, teniendo claro que cada departamento cuenta con políticas que se deben cumplir, estas dejan en claro la intención de la empresa quiere transmitir a todo sus colaboradores.

Específicos

 Establecer métodos de estándares para ejecutar las operaciones rutinarias de cada área de la administración del hotel. Lo que significa dotar a nuestro hotel de una descripción detallada de cada una de las etapas en que se descompone las tareas del manejo de la administración.

 Que nuestra misión sea acorde con nuestras políticas y estas tengan las garantías que el cliente necesita.

 Ofrecer al personal una guía de información que describa la secuencia a seguir del proceso, esta guía servirá de base para orientar a todos nuestros colaboradores y al también al personal nuevo.

 Funciona como base para las revisiones constantes de nuestros estándares de servicio, y que la administración tenga mayor control sobre sus procesos administrativos, facilitando el buen funcionamiento de la empresa hotelera.

Ámbito de Aplicación

Se aplicara una serie de procedimientos para el buen funcionamiento del hotel implementando estándares de las políticas con una clara delimitación enfocados en nuestra visión de trabajo y así obteniendo una administración más eficiente para el servicio que le queremos proporcionar a nuestros clientes, todas estas implementaciones es la clara adecuación de los proceso administrativos del hotel Bohío.

Ventajas del uso del manual

 Logra y mantiene un sólido plan de organización.

 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes.

 Facilita el estudio de los problemas de la organización.

 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

 Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

 Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.

 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

 La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

Directorio de Políticas

Departamento Financiero

1. Los Estados Financieros deben estar emitidos en los primeros diez días hábiles siguientes al periodo inmediato anterior.

2. Las conciliaciones bancarias, deberán realizarse por personal adscrito al Departamento Financiero.

3. La información Financiera se deberá clasificar en base a su naturaleza, por lo cual deberá quedar integrada en los siguientes rubros: activo, pasivo, patrimonios, ingresos, costos y gastos.

Departamento de Compras

1. Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa.

2. Verificar que se cumplan las órdenes de compra emitidas.

3. Mantener los niveles de calidad de los productos.

Departamento de Recursos Humanos

1. Reclutar y seleccionar al personal idóneo para cada puesto.

2. Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del mejoramiento de los conocimientos del personal.

3. Diseño, descripción y análisis de cargos.

Departamento de Mercadeo y Ventas

1. Ventas locales en puntos específicos.

2. Lineamientos de ventas por mayores.

3. Proyecciones de Mercados.

Departamento de Servicio al Cliente

1. Atención oportuna al Cliente.

2. Servicio y selección en puntos de sala.

3. Calidad, Atención, Servicio, Garantizar al cliente.

Departamento de Mantenimiento

1. Requerimientos de servicios de mantenimiento.

2. Atención personalizada de los servicios.

3. Procesos estandarizados de los servicios.

Declaración de Políticas

Unidad Orgánica: Departamento Financiero

Titulo: La información Financiera se deberá clasificar en base a su naturaleza, por lo cual deberá quedar integrada en los siguientes rubros: activo, pasivo, patrimonios, ingresos, costos y gastos.

1. Propósito:

Establecer lineamientos para el adecuado manejo de información contable.

2. Definición:

Información Financiera: Conjunto de datos que se emiten en relación con las actividades derivadas del uso y manejo de los recursos financieros asignados a una institución.

3. Contenido:

3.1. Todo lo que represente un gasto tendrá que ser debidamente documentado y aprobado por el jefe de área.

3.2. La emisión de cheques a proveedores, tendrá que ser autorizada por el Gerente Financiero para evaluar la disposición bancaria.

3.3. La elaboración de flujo de efectivo se hará cada 8 días con el fin de saber con cuanto se dispone y evitar sobregiros, este deberá ser autorizado por el Gerente Financiero.

4. Responsables de su observación:

• Gerente General

• Gerente Financiero

Unidad Orgánica: Departamento de Compras

Titulo: Verificar que se cumplan las órdenes de compra emitidas.

1. Propósito:

Establecer lineamientos para el proceso de realización de una compra.

2. Definición:

Orden de Compra: es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

3. Contenido:

3.1. Toda compra debe de ser solicitada y evaluada por el jefe de área que requiriera de dicha compra.

3.2. Buscar la adquisición del precio justo y de la cantidad necesaria con la mejor calidad en los productos, en donde la entrega de los mismos sea realizada en el menor tiempo posible.

3.3. Toda orden de compra deberá de llevar como mínimo tres cotizaciones adjuntas para su previa autorización.

4. Responsables de su observación:

• Gerente de Compras

• Gerente Financiero

• Gerente General

Unidad Orgánica: Departamento de Recursos Humanos

Titulo: Reclutar y seleccionar al personal idóneo para cada puesto.

1. Propósito:

Establecer lineamientos para el reclutamiento y selección de personal.

2. Definición:

Reclutamiento y Selección de Personal: Es la técnica de escoger o elegir entre un conjunto de candidatos o postulantes a las personas más adecuadas, para ocupar los puestos existentes en la empresa; Por ello el objetivo principal del reclutamiento, es tener el mayor número de personas disponibles, que reúnan los requisitos de los puestos o cargos a cubrirse en la organización

3. Contenido:

3.1. Todo proceso de reclutamiento se iniciará mediante solicitud formal de la jefatura del cargo vacante.

3.2. Con el propósito de fomentar la participación y no discriminación, el proceso de selección finalizará con una entrevista a cargo

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