Manual De Recursos Humanos

Por lo general, en las empresas modernas se crea un departamento de personal independiente cuando los beneficios que se esperan derivar de él exceden sus costos. Hasta que eso ocurre los gerentes de departamento tienen a su cargo las actividades de recursos humanos o las delegan a sus subordinados. La eficacia de un gerente de cualquier nivel (supervisor de primera lí¬nea, gerente intermedio o director en el nivel superior), será posible en la medida en que ésta se oriente hacia la obtenciónn de los mejores resultados con las personas bajo su cargo; por supuesto que para ello, el gerente debe hacer uso de sus conocimientos sobre el trabajo y los conceptos básicos de la Administración de personal.

Para iniciar la Conceptualización de la Administración de recursos humanos, definiremos el término universal Administración.

Entenderemos como Administración en su forma más práctica. El proceso de coordinar e integrar actividades de trabajo para que se lleven a cabo eficiente y eficazmente con otras personas y por medio de ellas.

Así¬ la administración de recursos humanos la entenderemos como el proceso de responsabilidad de proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio, a sí¬ mismo y a la colectividad en que se desenvuelve.

Se hace necesario mencionar la evolución que ha tenido el concepto acerca del tratamiento al recurso humano en las organizaciones.

Inicialmente aparece como primera función a partir del surgimiento de la organización cientí¬fica del trabajo (cuyo padre fue Frederick W. Taylor) la denominada "administración de personal", concepto citado por varios autores.

Estimados Alumnos: En esta clase veremos cómo se estructuran los Manuales de Recursos Humanos.

Para empezar hay que recordar lo que son los Manuales Administrativos.

Según Gary Dessler, los manuales administrativos son "documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir de forma ordenada y sistemática, información de una organización, así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas".

Gómez Ceja, propone la siguiente clasificación:

POR SU ALCANCE:

* Generales o de aplicación universal

* Departamentales o de aplicación específica.

* De Puestos o de aplicación individual.

POR SU CONTENIDO:

* De historia de la empresa o institución.

* De organización

* De políticas

* De procedimientos

* De contenido múltiple (manual de técnicas)

POR SU FUNCIÓN ESPECIFICA O ÁREA DE ACTIVIDAD:

* De personal

* De ventas

* De producción o ingeniería

* De finanzas

* Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas.

* Otras funciones (compras,intendencia, etc)

Además de los manuales anteriores, también se manejan en el área de recursos humanos los manuales de Reclutamiento, Selección y Contratación de personal y algún otro adicional que pueda corresponder a una función específica del área, de las cuales ya hemos mencionado en el tema anterior.

Para estructurar un manual de personal podemos tomar de base el contenido del manual de Organizaciòn, con una que otra variante:

A) Identificación:

* Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.

* Título o extensión del manual (Si es e Bienvenida, Reclutamiento, Evaluaciòn del desempeño, de puestos, etc.)

* Lugar y fecha de elaboración

* Número de revisión

* Unidades responsables de su elaboración.

* Cantidad de ejemplares impresos.

B) Índice o contenido:

El cual detalla, los capítulos que constituyen la estructura del documento.

C) Prólogo o introducción:

Explicación exacta de lo que es el documento, la ocasión que da origen a su elaboración, propósitos básicos que se pretenden cumplir a través de él, ámbito de aplicación, a quien va dirigido, como se usará, cómo y cuando se harán las revisiones, actualizaciones y observaciones.

D) Legislación o base legal:

Enunciado de los principales ordenamientos jurídicos de los que se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella. (Constitución política, tratados, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y/o circulares).

E) Atribuciones:

Facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que dan base legal a sus actividades.

F) Objetivo:

Fin que debe alcanzar una unidad administrativa a través de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales.

G) Contenido:

Dependiendo del tipo de Manual de personal que sea. Si se trata de un Manual de puestos, tendrìan que ir aquì, los descriptores de puestos, los cuales contienen, entre otros aspectos:

* Identificaciòn del puesto.

* Objetivo del puesto

* Funciòn Principal del puesto.

* Funciones Especificas del puesto.

* Perfil del puesto

H) Glosario de Términos:

Términos técnicos y sus definiciones, para una mejor comprensión del documento.

La estructura organizativa del departamento de recursos humanos refleja no solamente las funciones asignadas a el, sino también el tamaño de la organización. Cuando la organización es pequeñaa, el área de personal puede constituirse de un encargado, un auxiliar y una secretaria.

En organizaciones medianas, un departamento de personal puede constituirse de dos secciones. En organizaciones grandes pueden existir varios administradores subordinados, quienes informarán al gerente del área.

Si se compara la organización del departamento de personal en diferentes empresas, se puede comprobar que las estructuras organizativas varí¬an mucho unas de otras. Todo depende del ramo y volumen de las empresas y de la influencia de desarrollo tradicional de cada una de ellas.

Los departamentos de personal o recursos humanos existen para ayudar a los empleados, a los directivos y a la organización a lograr sus metas. Los directivos de los recursos humanos no ejercen la autoridad (ni tienen la responsabilidad) de dirigir otros departamentos.

La autoridad de lí¬nea la ejerce el directivo de recursos humanos únicamente en su área respectiva, siendo totalmente responsable de los actos y decisiones que se tomen en su departamento.

En algunas situaciones el costo de no seguir las pautas ofrecidas por los especialistas de recursos humanos resulta tan alto que la dirección general concede al área de personal autoridad funcional en ciertos campos. La autoridad funcional consiste en el derecho que se concede al departamento de personal para que adopte decisiones que podrán haber correspondido originalmente a los gerentes de lí¬nea. Por ejemplo, las compensaciones extralegales pueden ser técnicamente complejas, debido a aspectos fiscales, legales y administrativos. Si cada gerente de línea decidiera sobre las compensaciones extralegales que se han de conceder a su personal, el resultado final podrí¬a ser caótico; muy probablemente habrí¬a grandes diferencias entre los departamentos, y los costos crecerí¬an mucho. Por esa razón se concede a los directivos de personal el derecho a tomar decisiones en ese campo. Si los gerentes de lí¬nea no concuerdan con esas decisiones pueden recurrir a la dirección general.

El hecho de que haya autoridad de lí¬nea, corporativa y funcional puede provocar una responsabilidad dual para el departamento de personal. Tanto los gerentes de lí¬nea como los de personal tienen la responsabilidad de la productividad de sus empleados y de la calidad del entorno laboral. Los departamentos de personal tienen la responsabilidad de crear un ambiente de productividad, identificando métodos para mejorar el entorno laboral de la compañí¬a. Al mismo tiempo, los gerentes de lí¬nea tienen la responsabilidad del desempeño cotidiano así¬ como de las condiciones laborales de sus respectivos departamentos.

Cuando existen objetivos divergentes para los gerentes de lí¬nea y los gerentes de recursos humanos pueden surgir conflictos. Un gerente de producción, por ejemplo, quizá desee reducir los costos procediendo a efectuar despidos, por el contrario puede considerar que esos despidos ejercen efectos negativos en el clima laboral de la empresa. En otras circunstancias, un gerente de lí¬nea quizá se incline por contratar a una persona ofreciéndole un salario superior al recomendado por el analista de compensaciones del departamento de personal. Ese potencial de conflicto esta latente en prácticamente todas las organizaciones y requiere permanentemente la habilidad y la ética de ambas partes, así¬ como una permanente verificación de sus objetivos específicos con respecto a los de la organización.

Cooperación de la lí¬nea y del "Staff" de personal en la administración de los recursos humanos

¿Cuáles son exactamente las actividades de la administración de personal que llevan a cabo los gerentes de lí¬nea y los gerentes del staff?

No existe una sola división de las responsabilidades de lí¬nea y del staff, que pudiera ser aplicada en todas las organizaciones; pero, para mostrar cómo podría¬a hacerse, a continuación, se presenta un ejemplo. Este muestra algunas responsabilidades de los gerentes de lí¬nea y de los gerentes de personal relativas al personal en cinco áreas:

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