Motivación Y Comunicación

Motivación y comunicación

La comunicación es una de las herramientas más potentes para desarrollar la motivación de los colaboradores y miembros del equipo de trabajo.

Modelo de motivación hacia la excelencia

La motivación en la empresa actual se dirige a conseguir que los empleados y el equipo alcancen un alto grado de excelencia en su trabajo. Para que esto se produzca, es necesario que se generen en los miembros del equipo unas determinadas sensaciones sobre su trabajo por medio del feedback.

Sensación En qué consiste Técnica utilizada

Mejora progresiva Reflexión del equipo sobre su trabajo y la búsqueda de cambios para la mejora Desarrollo de equipos

Tormentas de ideas

Control del propio trabajo Los miembros del equipo se sienten propietarios de su trabajo y se esfuerzan más en mejorar Conceder libertad en la toma de decisiones

Implicar al colaborador en muchas fases del trabajo, en una sola

Logro El colaborador del equipo siente la satisfacción por lo bien hecho Feedback del resto del equipo o del mando responsable

El líder del equipo es la persona responsable de transmitir esas sensaciones. A través de la comunicación proporciona el feedback necesario para motivar:

1. Mostrar objetivos realistas y alcanzables.

2. Admitir los errores como algo natural en las persones.

3. Realizar críticas de modo constructivo y fomentarlas en equipo.

4. Transmitir optimismo.

5. Esperar lo mejor de los demás miembros del equipo.

6. Transmitir serenidad.

7. Valorar las metas conseguidas de los demás.

Las características de la comunicación de un equipo de trabajo efectivo son:

1. Las metas del grupo son claras, compartidas e interesantes

2. Los miembros del grupo se sienten implicados y así lo expresan

3. La participación en el grupo es activa

4. Los sentimientos se expresan libremente

5. Se diagnostican los problemas y se buscan los remedios adecuadamente

6. Cuando el grupo lo necesita, se encuentran miembros que asumen las funciones de liderazgo

7. En la toma de decisiones se busca el consenso y se apoyan las decisiones que se toman en grupo

8. Los miembros del grupo tienen confianza los unos en los otros

9. El grupo es flexible con el resto de los miembros, busca nuevos modos de hacer y es innovador y creativo

10. El trabajo de equipo no sólo tiene su máximo exponente en la comunicación del grupo, sino que esta depende también del comportamiento de cada uno de sus miembros individuales. Cada miembro debe estar seguro del resto, discutir las ideas, fomentar las normas del grupo,...

Herramientas de comunicación para motivar

La información

Las personas necesitan un feedback para regular el comportamiento y orientarlo a la consecución de una meta.

Para utilizar el feedback hay que dar razones de lo qué hay que hacer, cómo y por qué. También hay que informar sobre la marcha del equipo, lo que reduce la incertidumbre. Por último, hay que evaluar el desempeño y los resultados de la actividad de cada miembro del grupo, premiando verbalmente o incentivando con mensajes concretos cómo debe modificar el trabajo.

Hay dos tipos de feedback:

Para animar y motivar, reforzando positivamente al miembro del grupo cuando ha hecho algo bien

para corregir y mejorar, indicando las pautas a seguir para el correcto desempeño de una acción

La agenda diaria

Es el medio utilizado para diferenciar las actividades por orden de importancia. Con ella se comunica cuales son las prioridades y diferenciar qué es lo que tiene importancia de qué carece de ella. También transmite mensajes claros y precisos sobre lo que se quiere conseguir.

Asignación de responsabilidades

Las responsabilidades que se asignen a los miembros del grupo no deben superar o ser menores a las capacidades que posee. Se deben ir aumentando las responsabilidades a medida que la persona vaya desarrollando sus aptitudes mediante el aprendizaje y la experiencia.

Evaluar el desempeño

La evaluación del desempeño repercute en la motivación al ser utilizada como un instrumento de información y poder suministrar el feedback oportuno. Con esta evaluación:

1. Se puede conocer la situación de cada miembro del grupo y corregir los posibles errores.

2. Se puede motivar al individuo o al equipo para continuar en una determinada línea.

3. Se debe hacer saber a los miembros del grupo los sistemas de evaluación, pero sólo de una forma positiva.

Hay varios métodos de evaluación. Uno de ellos es los estándares absolutos, que juzga al empleado según un criterio rígido y no en comparación con el rendimiento de otros. Otro es los estándares relativos, que compara unos individuos con otros. El último es el método por objetivos, donde se evalúa según la eficacia en alcanzar un número especifico de objetivos. Este es el más motivador, porque el equipo sabe lo que se espera de ellos.

Se pueden hacer algunas consideraciones sobre la evaluación del desempeño:

1. La evaluación debe ser objetiva y no debe tener en cuenta los aspectos externos a las actividades laborales.

2. Tiene que incluir criticas constructivas, ya que ello repercute en la consecución de las metas organizacionales.

3. Los objetivos deben ser específicos y concretos, siendo esto lo que se evalúa.

4. Se debe adoptar una perspectiva de sugerencias, no de imposiciones.

5. Se deben establecer reuniones periódicas.

Técnicas para detectar las necesidades e intereses individuales y colectivos

Detectar las necesidades e intereses de los miembros del grupo es fundamental, ya que de ello dependerá los elementos motivadores que se van a utilizar.

Se debe conocer los intereses y necesidades particulares de cada miembro, así como tener en cuenta las diferencias individuales, porque a cada individuo se le motiva de una forma distinta.

Hay diversas técnicas, pero los más útiles son las entrevistas individuales y la reunión en grupo.

Las entrevistas individuales

Su objetivo es detectar opiniones, valores, creencias, necesidades e intereses del entrevistado con el fin de obtener información sobre las motivaciones del mismo.

Funcionamiento

Elaborar una guía que contenga las preguntas que se consideren interesantes:

1. Se cita a la persona a la que se va a entrevistar.

2. Se realizan unas primeras preguntas de carácter informal para reducir la posible tensión del entrevistado.

3. Se explican los objetivos de la entrevista.

4. Se indica que los datos obtenidos serán confidenciales.

5. Durante la entrevista no se debe mostrar juicios, mantener el contacto visual con el entrevistado, así como no interrumpirlo.

6. La reunión en grupo.

7. Consiste en la obtención de información interna de los individuos de un grupo, viendo sus pautas de comportamiento, el tipo de comunicación existente y las motivaciones del mismo.

8. Elaborar una guía que contenga las preguntas que se consideren interesantes.

9. Se cita a los miembros del grupo.

10. Se explican los objetivos de la reunión.

11. Se indica el carácter positivo de la reunión.

12. Se trata de crear una situación en la que los miembros de expresen libremente.

13. En las reuniones en grupo se debe nombrar a un moderador, disponer de una sala apropiada, que sea amplia y sin ruidos y colocar a los participantes en círculo.

Estímulos motivadores no financieros para el equipo de trabajo

Cuando, mediante las reuniones de grupo y las entrevistas individuales, se detectan las necesidades y aspiraciones de los miembros del equipo, se pueden conceder los estímulos motivadores ajustados.

Las necesidades pueden clasificarse de la siguiente manera:

1. Factores higiénicos: Cuando no están presentes son causa de insatisfacción, aunque su presencia no es un estimulo. Son las necesidades de seguridad y las de estatus.

2. Factores motivadores: Si están presentes son causa e satisfacción y producen estímulos positivos. Son las necesidades de realización en el trabajo, de reconocimiento del mérito y rendimiento y de desarrollo y promoción.

Ventajas y desventajas de la motivación en un ambiente de trabajo

En un ambiente de trabajo, el término motivación ha llegado a tener las tres siguientes conceptualizaciones:

1. Atender las necesidades de las personas que integran la empresa para que produzcan más.

2. Inyectar una carga emotiva a las personas que integran la empresa para que generen y mantengan un sobreesfuerzo y produzcan más.

3. Aplicar diversas herramientas administrativas, especialmente del proceso de dirección, como el liderazgo, la comunicación, la remuneración la delegación, el apoyo y la capacitación, para que las personas produzcan más y mejor.

1. En cuanto a la primera conceptualización: atender las necesidades de las personas que integran la empresa para que produzcan más, nadie lo hace mejor que los administradores orientales, quienes ayudan a las personas que integran la empresa a cubrir sus necesidades fisiológicas, de seguridad y de pertenencia manteniendo el trabajo de por vida, los ayudan a cubrir sus necesidades de estima manteniendo a los operarios en un nivel de estatus organizacional igual al de los administradores y los ayudan a cubrir sus necesidades de autorrealización manteniendo la facilidad de analizar, evaluar, modificar y controlar

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