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Organización de ceremonias


Enviado por   •  29 de Mayo de 2013  •  Tutoriales  •  1.773 Palabras (8 Páginas)  •  322 Visitas

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Unidad 4

EXPOSICION DE DISCURSOS

Organización de ceremonias.

Los eventos o ceremonias llevan un esquema para su correcto desarrollo que puede ser más o menos extenso en función del programa.

Previo a la realización de una ceremonia o acto, la unidad responsable del mismo deberá determinar fecha y hora de realización, considerando:

• Duplicidad de actividades en la misma fecha u hora, tanto de Casa Central como Campus y Sedes.

• Reserva oportuna de espacios físicos, estacionamientos, equipamientos y dependencias a utilizar.

• Definir objetivo que busca cumplir la Ceremonia.

• Considerar su planifcación con un plazo prudente, que permita cumplir con los procesos establecidos.

• Consulta de compromisos adquiridos por las autoridades, cuya concurrencia se considere necesaria o conveniente.

Una vez establecidas la fecha y hora de la ceremonia, la unidad organizadora deberá:

• Determinar el listado de invitados, en base al objetivo, carácter y naturaleza de la ceremonia.

• Enviar propósito de invitación por escrito a autoridad invitada, especificando si se desea que ésta haga uso de la palabra y, si es así, sugerir la temática a tratar.

• En caso que se desee invitar a autoridades de gobierno (Presidente de la República, Ministros, Senadores, Diputados, etc.) la invitación deberá ser suscrita por el Rector.

• Las invitaciones deben ser cuidadosamente redactadas, y con el adecuado uso de marca corporativa, indicando teléfono correspondiente para la confrmación. Se sugiere que sean previamente visadas por RR.PP.

• El tiempo de despacho previo de una invitación es de 10 días hábiles como mínimo y éste estará a cargo de la unidad organizadora, así como la elaboración de sobres y etiquetas, además del ensobrado y franqueo (si correspondiera).

Paralelamente, la unidad organizadora tendrá las siguientes responsabilidades:

• Determinar y reservar lugar de realización de la actividad, en base a objetivo de la ceremonia y categoría del acto y de los invitados. Es conveniente tener claridad sobre el número de invitados, para ubicar el lugar más adecuado, de modo que no quede gente de pie o, por el contrario, los espacios queden vacíos.

• Establecer necesidad de amplificación y equipos audiovisuales.

• Informar al Jefe de Prensa y encargada de RR.PP.

• Confrmar la asistencia/inasistencia de invitados.

• Contactar, si se requiere, personal de apoyo para confrmar asistencia y atender la recepción y ubicación de invitados.

• Verificar otras necesidades; presentación de coro, entrega de diplomas, obsequios y otros.

• Confeccionar libreto (en colaboración con RR.PP).

• Considerar maestro de ceremonia.

• Reservar estacionamientos para invitados.

• Preparar vocativos para autoridades.

• Definir uso de testera y confrmar la presencia de los convocados a ésta.

• Ordenar, revisar y disponer requerimientos fnales; etiquetas, agua, vasos, banderas, ornamentos.

• Determinar la realización de recepción (comida, cóctel o banquete), y si éste se requiere, definir lugar, banquetero y espacios que utilizará el contratado

Conducción

Toda ceremonia o acto público es producto de uno o más promotores, pero la dirección está a cargo del orador llamado Maestro de Ceremonias, persona encargada de conducir la actividad protocolar y de poner en contacto a los participantes con el público.

Responsabilidad del Maestro de Ceremonias:

• Prepararse minuciosamente para la actividad.

• Llegar a tiempo y verificar que todo este listo: podio, equipo de sonido, micrófono, luces, etc.

• Empezar la reunión a la hora exacta.

• Hacer las presentaciones debidas: Poner en contacto al público con los expositores y autoridades presentes.

• Hacer que los presentes se sientan bienvenidos.

• Llevar la agenda del programa al pie de la letra.

• Controlar el uso del tiempo de los expositores.

• Dar las gracias a todos por su asistencia; principalmente a los expositores, auspiciadores y público presente.

• Terminar la reunión a la hora señalada.

FUNCIONES:

• Presentar a los participantes y resaltar sus cualidades.

• Entretener y divertir al público realzando la ceremonia.

• Controlar el estado emocional del público.

APERTURA DEL ACTO (INTRODUCCIÓN)

a) Saludo

b) Bienvenida

e) Saludar y solicitar plausos a las personalidades presentes

f) Himno Nacional:

g) Himno Regional:

2°.- PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES

a) Palabras de enlace.-

b) Introducción al tema a exponerse.

c) Anunciar el título del tema

d) Datos del participante

e) Nombre del orador y solicitar aplausos

f) Breve comentario sobre la exposición.

3°.- CIERRE DEL ACTO (DESPEDIDA)

a) Palabras de cierre:

b) Resumen del evento:

c) Mencionar auspiciadores

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