PLANEACION: al momento de realizar la convocatoria

YO SOY UN BUEN CLIENTE PERO …NO VOLVERE.TEMA: Ciclo vital de los documentos de archivo

ACTIVIDAD: Ciclo

HISTORIA LABORAL

1. MOMENTO DE GESTION:

PLANEACION: al momento de realizar la convocatoria

ELABORACION: propia de las oficinas de talento humano, gestión humana, momento de la contratación.

• Normalización: formato establecido por la ley, para ser diligenciado y recoger los datos de las personas que se vinculan al Estado ya sea contractualmente o por nombramientos, con destino al sistema único de información de personal, DAFP.

TRAMITACION

Hoja de vida, Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo, Comunicación de notificación de nombramiento o contrato, Comunicación de aceptación, Acta de posesión, Formato único de hoja de vida DAFP, Soportes documentales de estudio y experiencia laboral

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

• PRESERVACION: Desde el momento de la elaboración se realiza en carpetas individuales y se le pide al área encargada de realizarlas (talento Humano) que eviten al máximo la utilización de ganchos, y objetos metálicos que se puedan oxidar.

• ACOPIO: Los documentos ordenados atendiendo a la secuencia de su producción.

• ORGANIZACIÓN: deberán estar colocados en unidades de conservación adecuadas (carpetas) individuales, de maneraque al revisar el expediente, el primer documento sea el que refleje la fecha más antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta no tendrá mas de 200 folios.

• CONSERVACION: Se almacena para la consulta inmediata

• TRANSFERENCIA: Se almacenan las carpetas en cajas para pasarlo al archivo intermedio.

2. MOMENTO INTERMEDIO:

VIGENCIA: En este momento la Historia Laboral cumple su función por su carácter garantista, probatorio y perpetuador.

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

• ACOPIO: Se puntean las carpetas recibidas y se rotulan con un código de barras.

• ORGANIZACIÓN: Se clasifica la Historia Laboral, se rotula (serie: HISTORIA LABORAL, subserie Oficios, Certificados, Actas, y otros) se ingresa a la base de datos, se ubica en estanterías para su conservación, consulta y préstamo.

• CONSERVACION: En las series historias laborales se debe tener presente para los tiempos de retención, que la contabilización se debe tomar a partir del retiro de los funcionarios de la vida laboral o sea que en los archivos de gestión deben mantenerse mínimo el tiempo de vigencia del vinculo o del contrato, y luego de dos años de retirados, se recomienda 80 años de retención en los archivos centrales, esto prevé todas las posibles reclamaciones de los derechos

laborales, sobre todo en lo relacionado con los reconocimientos de pensiones, re liquidaciones, bonos pensiónales, cálculos actuariales, sustituciones pensiónales, entre otros.

• CONSULTA: Se recibe el requerimiento por parte del personal autorizado para la consulta

• PRESTAMO: Se realiza la recuperación de la historia laboral, se envía la información ya sea física o digitalizada, se realiza un remesa donde se asienta la fecha de solicitud, nombre del solicitante, unidad de negocio y si se envía la documentación física o digitalizada.

• DIGITALIZACION:

1. Preparación: se retiran los elementos metálicos: ganchos, legajadores, grapas, clips), se retiran dobleces y se ordenan.

2. Se captura: Se escanea la información y se almacena en el disco duro de un computador

3. Se publica: Se ponen las imágenes en la web para que sean consultadas por los

...