PLANEACION: al momento de realizar la convocatoria
Enviado por tatianavillegas • 10 de Febrero de 2013 • Tesis • 827 Palabras (4 Páginas) • 401 Visitas
YO SOY UN BUEN CLIENTE PERO …NO VOLVERE.TEMA: Ciclo vital de los documentos de archivo
ACTIVIDAD: Ciclo
HISTORIA LABORAL
1. MOMENTO DE GESTION:
PLANEACION: al momento de realizar la convocatoria
ELABORACION: propia de las oficinas de talento humano, gestión humana, momento de la contratación.
• Normalización: formato establecido por la ley, para ser diligenciado y recoger los datos de las personas que se vinculan al Estado ya sea contractualmente o por nombramientos, con destino al sistema único de información de personal, DAFP.
TRAMITACION
Hoja de vida, Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo, Comunicación de notificación de nombramiento o contrato, Comunicación de aceptación, Acta de posesión, Formato único de hoja de vida DAFP, Soportes documentales de estudio y experiencia laboral
FUNCIONES ARCHIVISTICAS
• PRESERVACION: Desde el momento de la elaboración se realiza en carpetas individuales y se le pide al área encargada de realizarlas (talento Humano) que eviten al máximo la utilización de ganchos, y objetos metálicos que se puedan oxidar.
• ACOPIO: Los documentos ordenados atendiendo a la secuencia de su producción.
• ORGANIZACIÓN: deberán estar colocados en unidades de conservación adecuadas (carpetas) individuales, de maneraque al revisar el expediente, el primer documento sea el que refleje la fecha más antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta no tendrá mas de 200 folios.
• CONSERVACION: Se almacena para la consulta inmediata
• TRANSFERENCIA: Se almacenan las carpetas en cajas para pasarlo al archivo intermedio.
2. MOMENTO INTERMEDIO:
VIGENCIA: En este momento la Historia Laboral cumple su función por su carácter garantista, probatorio y perpetuador.
FUNCIONES ARCHIVISTICAS
• ACOPIO: Se puntean las carpetas recibidas y se rotulan con un código de barras.
• ORGANIZACIÓN: Se clasifica la Historia Laboral, se rotula (serie: HISTORIA LABORAL, subserie Oficios, Certificados, Actas, y otros) se ingresa a la base de datos, se ubica en estanterías para su conservación, consulta y préstamo.
• CONSERVACION: En las series historias laborales se debe tener presente para los tiempos de retención, que la contabilización se debe tomar a partir del retiro de los funcionarios de la vida laboral o sea
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