Papeleria Electoral

Papelería Electoral.

Introducción.-

La planeación de todo lo relativo al diseño de Papelería Electoral, debe incluir también el presupuesto estimado y el calendario de pagos, una ruta crítica de todas las actividades, la contratación de personal y planes de capacitación, tiempos de entrega, identificación de plazos y riesgos relevantes, así como planes de contingencia; estableciéndose además plazos de tiempo realistas para todas las actividades, desde luego, el tiempo requerido para cumplir determinadas actividades variará de forma considerable entre los diferentes países, de acuerdo con factores tales como el origen de los suministros y los métodos utilizados para su envío.

Dicho de otra, manera además de los aspectos de adquisición señalados la planeación de todo lo relativo a papelería electoral, debe inculcar mas de un presupuesto estimado, un calendario de pagos perfectamente definido, ruta critica de actividades, contratación de personal cuando así sea necesario, planes de capacitación tiempos de entrega, identificación de plazo sin desconocer los riesgos relevantes entre los que se encuentran los planes de contingencia; desde luego el tiempo requerido para cumplir las actividades es concordancia con el origen de suministros y los medios de envío.

a).- Antes de entrar al estudio del presente apartado, es menester señalar que por Papelería Electoral, ha de entenderse.-

Boleta Electoral.- Es aquella con la que los electores emiten su voto en unas elecciones; es la hoja de papel que se usa en los comicios electorales para elegir representantes. Se depositan en urnas ubicadas en las casillas o centros electorales; en la mayor parte de las Elecciones Nacionales, existe una boleta única con todas las opciones y cada votante debe marcar las opciones que desee, de acuerdo con las siguientes opciones:

• Marcar o dibujar una cruz o completar una raya.

• Perforando la hoja o celda

• Escribiendo el nombre del candidato o candidatos;

• Poniendo un número (en el caso del voto preferencial).

Actas de Mesas Directivas de Casilla.- De conformidad con el numérico Artículo 259 del Código Federal de Elecciones y participación ciudadana, el día de la jornada electoral, va a ser levantada un acta al respecto, conteniendo los datos comunes a todas las elecciones y las actas relativas al escrutinio y cómputo de cada una de las elecciones.

Los elementos de seguridad más efectivos para el material electoral son:

• Sellos de seguridad para evitar alteraciones

• Impresión especial de las papeletas de votación

• Secuencia numérica para documentos sensibles y sellos de seguridad

• Sobres de seguridad a prueba de alteraciones para el almacenamiento y transporte de los materiales sensibles, tales como listas de registro de electores, papeletas de voto y resultados

b).- Definición de necesidades

Para efectos de planeación, generalmente es útil agrupar los materiales dentro de las siguientes tres categorías:

• Comisión o Autoridad Central de Elecciones: los materiales requeridos pueden incluir equipo y artículos de comunicación, suministros generales de oficina, equipo de cómputo y vehículos.

• Registro de electores para una muestra de un listado de suministros.

• Votación: muestra de un listado de suministros.

c).- Especificaciones

Las especificaciones técnicas vagas o incompletas, traen consigo costos extras, además de propiciar fallas en la utilización de los materiales electorales en el sitio de votación, las condiciones locales, incluso el clima, la estación en la que se lleva a cabo una elección, la experiencia y habilidades de los oficiales de votación, los niveles de escolaridad de los votantes y su aceptación de los materiales electorales son factores a considerar al momento de seleccionar los materiales electorales y que exigen probarlos con antelación a la elección; es importante especificar claramente características como la resistencia al agua, durabilidad y exposición al calor, si las características técnicas son demasiado generales, los proveedores internacionales pueden mal interpretarlas o incluir artículos que no resulten apropiados para las condiciones locales; como parte importante se recomienda obtener muestras de todos los materiales antes de confirmar los encargos para fabricación; sin embargo, esto generalmente toma entre 3 y 4 semanas; así mismo resulta necesario o probar las características físicas de algunos materiales a fin de asegurar su funcionamiento en condiciones específicas, la necesidad de realizar pruebas anticipadas de los materiales pueden reducirse seleccionando aquellos que hayan sido probados anteriormente y de los que exista registro de su desempeño en condiciones ambientales similares.

Se recomienda establecer contacto con otras autoridades electorales con la finalidad de intercambiar información y experiencias con respecto a los materiales; también debe de especificarse el tipo de empaquetado que deben utilizar los proveedores, particularmente para los materiales sensibles o delicados. Por ejemplo, si cada sitio de votación requiere de 1,000 papeletas de votación, éstas deben de proporcionarse en bloques de entre 50 y 100 boletas, empaquetadas en cajas en series de 500 a 1000 y con la secuencia numérica claramente indicada tanto en cada bloque como en cada serie de cajas; la atención a este tipo de detalles simplificará la integración de los paquetes finales de suministros, incrementará la eficiencia en su distribución y facilitará su rastreo; también se deben especificar claramente las necesidades de empaquetado de los materiales frágiles y en caso de ser necesario, brindar capacitación y asistencia técnica para el uso de equipo complejo.

d).- Elementos de seguridad

Un aspecto crucial para la adquisición de los materiales electorales es la selección de los elementos de seguridad apropiados, sin pasar por alto un almacenamiento seguro y procedimientos transparentes, finalmente el requisito más importante es que resulte inmediatamente visible cualquier intento de alteración de los materiales sensibles. Por esta razón, no se recomienda el uso de candados en las urnas, independientemente de la calidad de las cerraduras o los procedimientos empleados para controlar las llaves; los elementos a que nos referimos pueden ser:

• Sellos de seguridad para evitar alteraciones.

• Impresión especial de las papeletas de votación.

• Secuencia numérica para documentos sensibles y sellos de seguridad.

• Sobres de seguridad a prueba de alteraciones para el almacenamiento y transporte de los materiales sensibles, tales como listas de registro de electores, papeletas de voto y resultados

El papel de seguridad con rasgos especiales, como marcas de sello de agua, es también una buena opción; pero muchos países evitan los altos costos de este tipo de papel utilizando otro tipo de elementos y mecanismos de seguridad. Por ejemplo, algunos países marcan todas papeletas con una máquina perforadora especial al momento de su impresión.

Respecto al registro de electores, algunos elementos y materiales clave de seguridad son:

• Papel de seguridad e impresiones especiales para las tarjetas de registro de electores, incluyendo por ejemplo, una marca de sello de agua.

• Identificación fotográfica y huella digital del elector.

• Tarjetas enmicadas con material a prueba de alteraciones.

e).- Cuánto se va a Necesitar.-

Las cantidades globales de la Paletería Electoral, que ha de utilizarse en una Elección, se estima tomando como base el número de electores potenciales; realizando algunas previsiones para suplir alguna falta de actualización en la información censal, del registro de electores o de otros datos demográficos; también se debe prever la necesidad de reponer material dañado o desperdiciado.

Los materiales sensibles comprenden las papeletas de votación, urnas, tintas o líquidos de seguridad, tarjetas de registro, sellos de seguridad, sobres a prueba de manipulaciones y las formas para la distribución, rastreo y recuperación del material electoral; la inclusión de estos materiales en los paquetes respectivos debe ser estrictamente controlada y facilitada a través de su pre-empaquetado numerado secuencialmente, no resultan permisibles pérdidas durante la fase de empaquetamiento o ensamblado.

Los errores detectados en la impresión o distribución de boletas abarcan el 0.02% del total, y ya han sido atendidos en su totalidad.

Cada casilla electoral contará, en número exacto, con las boletas que le corresponden según el listado nominal y que fueron aprobadas y distribuidas por el IFE.

Para ejemplificar: Si cada sitio de votación requiere de 1,000 papeletas de votación, éstas deben de proporcionarse en bloques de entre 50 y 100 boletas, empaquetadas en cajas en series de 500 a 1000 y con la secuencia numérica claramente indicada tanto en cada bloque como en cada serie de cajas; la atención a este tipo de detalles simplificará la integración de los paquetes finales de suministros, incrementará la eficiencia en su distribución y facilitará su rastreo.

f).- Quién va a Proveerla y Tiempos.-

Las Boletas Electorales de manera preferencial, se imprimen por Talleres Gráficos de México y son materialmente infalsificables, tomando en consideración que fueron impresas en un papel especial de uso exclusivo del Instituto Federal Electoral, algunos de sus medios de seguridad, son los siguientes:

Marca de agua; además de fibras ópticas visibles y ocultas; durante la producción del papel y la impresión de boletas, se incorporan medidas de seguridad que se entregan en sobre cerrado al Instituto Federal Electoral, para que en caso de ser necesario, las boletas puedan ser identificadas; no esta por demás señalar que los Partidos Políticos, tienen la oportunidad de designar representantes para efecto de vigilar la producción, impresión, almacenamiento y distribución de toda la Documentación Electoral.

Una comisión del Instituto Federal Electoral supervisó desde el inicio, la producción de los casi 250 millones de boletas; a la salida de la imprenta, la comisión realizó una primera revisión en cuanto a la calidad de la impresión y el material entregado. Las boletas fueron entregadas frente a Notario Público y cada que éste lo consideró se abrió una caja y se revisó su contenido; cada caja de boletas salió de Talleres Gráficos sellada y firmada por el Notario, y no volvió a abrirse hasta su llegada a los Consejos Distritales.

Un segundo momento de revisión, se genera de manera descentralizada, a partir de la primera semana de junio, en los 300 Consejos Distritales del país y con la presencia de los representantes de los Partidos Políticos, después de que las boletas fueron trasladas bajo la custodia del Ejército, en cada Distrito Electoral, se levantó un acta pormenorizada de la entrega y recepción de las boletas; conforme lo establece el artículo 254 del Código de la Materia, el mismo día o al día siguiente iniciaron las reuniones de “conteo y sellado,” en las que se precisa la cantidad de boletas recibidas, se sellan las boletas al dorso y se les agrupa en razón del número de electores que corresponde a cada casilla.

Un nuevo momento de control es una verificación muestra de las medidas de seguridad en la documentación electoral y el líquido indeleble, aprobada por el Consejo General del Instituto Federal Electoral.

Una cuarta instancia de revisión ocurre cuando los ciudadanos seleccionados por sorteo como Presidentes de las Mesas Directivas de Casilla reciben los paquetes electorales, lo anterior de acuerdo con el numérico 255 del Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales; los Presidentes de los Consejos Distritales entregan a cada Presidente de casilla todo el material necesario para la instalación y operación de la casilla dentro de los cinco días previos a la elección, contra recibo detallado, así que los propios presidentes de casilla han revisado las boletas.

Finalmente, el día de la Jornada Electoral los funcionarios de casilla y los representantes de todos los partidos políticos verifican, públicamente y según lo establecido por el artículo 259 del Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales que en cada casilla se cuenta con las boletas autorizadas y distribuidas por el IFE, en número exacto, y lo consignarán en el acta correspondiente.

Independientemente de lo señalado en lo tocante a la Intervención de Talleres Gráficos Nacionales, también puede obtenerse la Papelería Electoral, mediante licitación publica, previo acuerdo de la Autoridad Electoral, dirigido a agencias especializadas, en este segundo caso los objetivos de la licitación deben consistir en obtener los mejores precios y términos de entrega posibles; de comprometer a los proveedores con términos muy claros de producción y entrega y; minimizar todos los riesgos; aquí se itera hay que solicitar precios, fechas de entrega, previsión de materiales adicionales; el concurso de licitación garantiza que el concursante aceptará el contrato de compra o se encargará de cubrir los costos extras incurridos en caso de que sea necesario adquirir productos de otro proveedor; una clausula de desempeño garantiza que el material será entregado de acuerdo con las especificaciones y en el plazo de tiempo convenido; el propósito de obtener referencias y solicitar propuestas y garantías es para eliminar a los proveedores que no son serios o no tienen experiencia en abastecimiento de materiales electorales; vincular los términos de pago a la presentación de pruebas de fabricación y envío, con la retención de una parte del pago hasta que se realice la entrega final, también contribuye a cumplir puntualmente con el contrato.

En cuanto a tiempos, no existe alguno especifico para la entrega de la documentación Electoral, de tal manera que como ya quedo asentado y de acuerdo con el numérico 255 del Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales; los Presidentes de los Consejos Distritales entregan a cada Presidente de casilla todo el material necesario para la instalación y operación de la casilla dentro de los cinco días previos a la elección, contra recibo detallado; solo a manera de comentario es de señalar que antes del diseño definitivo de los materiales electorales, deben obtenerse muestras para efecto de confirmar encargos para fabricación, lo cual toma entre 3 y 4 semanas.

g).- Fuentes de Origen de los Suministros.

Como parte complementaria del apartado anterior, podemos decir que deben quedar especificados todas las fuentes locales de suministros y al fomento de la producción local de materiales electorales, esto dependiendo de la capacidad del personal responsable de administrar la elección y del grado de sofisticación de los proveedores dentro del país, puede se posible la producción regional de algunos o todos los materiales electorales; cuando se requiere incurrir al mercado internacional para el abastecimiento de materiales, debe buscarse en la medida de los posible a proveedores con experiencia en el ramo al evaluar la necesidad de solicitar productos en el mercado internaciones, debe considerarse la seguridad de materiales delicados, por ejemplo se puede reforzar la seguridad al buscar el suministro de papel especial y/o la impresión de las papeletas de votación fuera del país.

En generar se logra una mayor eficiencia en el suministro de Material Electoral, si entendemos al los siguientes aspectos:

*Registro de las Fuentes de Suministro y Equipamiento más convenientes con suficiente antelación a las elecciones.

* El Mayor uso posible de las fuentes de Suministro Locales y Nacionales.

* Enviando Financiamiento Internacional que obligue a la Autoridad Electoral a adquirir materiales en Países o proveedores Específicos.

h).- Renta.-

La Papelería Electoral que como dijimos se hace consistir en Actas de Mesas Directivas de Casilla y Boletas Electorales, se adquieren, no se rentan y su resguardo por lo general se genera en Bodegas del Estado, sin embargo como veremos en el punto siguiente, su conservación si representa costos económicos y de personal.

i).- Costos.-

En cuanto al costo de la Papelería Electoral, no fue encontrada información alguna, sin embargo en lo que respecta a la conservación de la misma, después de terminado el Proceso Electoral, representan gastos innecesarios, toda vez que por ejemplo en el año de 2006, existía mas de 1,967 toneladas, que comenzaron a ser destruidas, acto (destrucción) que se encuentra prevista en la Ley electoral, pero había sido postergada por Litigios Internacionales; para los efectos de destrucción, se retiran Sellos de Bodega Nacional, el proceso en cita tiene costo de entre tres y cuatro millones de pesos; empero su resguardo por siete años, representó un costo de 1,137 millones de pesos por la renta de 32 bodegas y el uso de 84 tráilers para su traslado; en cuanto a su resguardo estuvo a a cargo de la Secretaría de la Defensa Nacional y de la Secretaría de Marina (Semar); con lo anterior se ilustra que, los gastos por la elaboración de la papelería electoral, son significativos frente a lo gravoso de su resguardo.

j).- Estimación de Cantidades.-

Aquellas se estiman con base en el número potencial e electores, cubriendo además algunos imprevistos tocantes a la ausencia de actualización en la información censal, del registro de electores o de otros datos demográficos. También se debe prever la necesidad de reponer material dañado o desperdiciado; como señalamos en su momento los materiales sensibles se hacen consistir entre otros en las papeletas de votación, tarjetas de registro, sobres a prueba de manipulaciones y las formas para la distribución, rastreo y recuperación del material electoral; su inclusión deberá ser estrictamente controlada y facilitada a través de su pre-empaquetado numerado secuencialmente, es importante señalar que no se conciben perdidas durante la fase de empaquetamiento o ensamblado.

k).- Notario Público.-

El Notario Público participa en la verificación de calidad y cantidad del material entregado por el Instituto Federal Electoral, quien apertura cajas y reciba contendido; cada caja de boletas sale de Talleres Gráficos sellada y firmada por el citado Fedatario Público, hasta su llegada a los Consejos Distritales, en cuya apertura también existe participación de aquel.

Es pertinente señalar que el Notario Público también participa fedatando la destrucción del Material Electoral.

l).- Dictamen (Validación y Aprobación del Consejo General).-

A este respecto solamente hay que señalar que la forma de obtención de la Papelería Electoral se realiza mediante licitación publica o por conducto de Talleres Gráficos Nacionales; en lo tocante al primer aspecto, las empresas interesadas deben cumplir con los requisitos señalados en las bases de participación, entre los requisitos se pueden estipular la participación previa de dos procesos electorales, lo cual resulta ser un candado muy fuerte a opinión de algunas empresas privadas, otro aspecto importante es la inclusión de todos los medios de seguridad que en algunos casos son hasta nueve; dentro de la Papelería Electoral se encuentran las Actas de Jornada, de Escrutinio y Computo, comprobante de recepción de escritos de incidentes, constancia de Clausura de la Mesa Directiva de Casilla y la Platilla Braile.

D.2. Diseño de la Papelería Electoral.

a).- Que comprende la Papelería Electoral.-

• Boletas Electorales

• Actas de Mesas Directivas de Casilla

b).- Definición de necesidades.-

• Registro de electores para una muestra de un listado de suministros.

• Votación: muestra de un listado de suministros.

c).- Especificaciones.-

• Resistencia al agua

• Durabilidad

• Exposición al calor

• Especificas características técnicas

• Materiales Resistentes

• Pruebas anticipadas

• Empaquetado en bloques

d).- Elementos de Seguridad.-

• Sellos de seguridad para evitar alteraciones.

• Impresión especial de las papeletas de votación.

• Secuencia numérica para documentos sensibles y sellos de seguridad.

• Sobres de seguridad a prueba de alteraciones para el almacenamiento y transporte de los materiales sensibles, tales como listas de registro de electores, papeletas de voto y resultados

Respecto al registro de electores, algunos elementos y materiales clave de seguridad son:

• Papel de seguridad e impresiones especiales para las tarjetas de registro de electores, incluyendo por ejemplo, una marca de sello de agua.

• Identificación fotográfica y huella digital del elector.

• Tarjetas enmicadas con material a prueba de alteraciones.

e).- Cuánto se va a Necesitar.-

• Se estima tomando como base el número de electores potenciales.

• Previsiones para suplir alguna falta de actualización en la información censal, del registro de electores o de otros datos demográficos.

• Se debe considerar materiales dañados o desperdiciados.

f).- Quién va a Proveerla y Tiempos.-

• Talleres Gráficos de México

• Empresas Particulares.

g).- Medidas de Seguridad.-

• Supervisión continúa en donde participen el Organismo Electoral y Partidos Políticos (vigilancia de producción, impresión, almacenamiento y distribución de toda la Documentación Electoral), mediando la Fe de Notario Público.

• Traslado con custodia en donde participa el Ejército y Fuerza Armada de la Nación.

• Conteo y Sellado de boletas recibidas en los Consejos Electorales.

• Conteo por parte de los Presidentes de las Mesas Directivas de Casilla, al recibo de los paquetes electorales.

h).- Renta.-

• En cuanto a Actas de Mesas Directivas de Casilla y Boletas Electorales, no existe pronunciamiento.

• En cuanto a conservación, representa grandes costos económicos y humanos, por lo que una vez utilizados y resueltas todas las inconformidades es conveniente su destrucción.

i).- Notario Público.-

• Participa en la verificación de calidad y cantidad del material entregado , hasta su hasta su llegada a los Consejos Distritales, en cuya apertura también existe participación de aquel.

• En su destrucción una vez cumplido su cometido.

j).- Dictamen (Validación y Aprobación del Consejo General).-

• Licitación publica

• Talleres Gráficos Nacionales.

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