Políticas de Recursos Humanos

1.5 POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS

Concepto: Guías para la acción y sirven para dar respuestas a los interrogantes o problemas que pueden presentarse con frecuencia, obligando a los subordinados a recurrir a supervisores para que ellos solucionen dicho problemática.

1.5.1 POLÍTICA DE PREVISIÓN

EJEMPLO 1

POLÍTICA DE AUTORIZACIÓN DE PLANTAS DE PERSONAL DE “LA CASA ORGÁNICA”

1. OBJETIVO

Establecer un reporte que determine y controle la cantidad de personal en cada departamento y/o área autorizado por la Dirección General.

2. ALCANCE

Aplicación General.

3. RESPONSABLE

Preparación por parte de la Recursos Humanos y administrado por cada Gerente, Chef o Supervisor.

4. DEFINICIONES

Reporte de plantas: También llamado plantilla de personal; Es un listado de los puestos, señalando el número de ocupantes en cada puesto, organizado y previsto por la administración.

Reporte Dinámico: Es un reporte que varía según las circunstancias (área, temporada, etc.).

5. POLÍTICA

La estructura organizacional de la empresa, contiene un reporte que especifica la cantidad de puestos y personas autorizadas por la Dirección General de la empresa.

Cada Gerente, Chef o Supervisor, debe tener un documento en donde se encuentre autorizado el número de plantas del personal que labora en su departamento, dicho documento deberá estar firmado por la Dirección General.

Todos los puestos de nueva creación y los ya existentes que sean modificados, deberán contener sus funciones, su posición dentro de la organización, cantidad de personas u ocupantes, y su nivel mínimo y máximo de rango de sueldo el cual determina su remuneración.

La vigencia de las plantas de personal autorizadas y cubiertas, será indefinida mientras no se presente alguna situación (de productividad, mercado o economía) que obligue a su modificación.

EJEMPLO 2

POLÍTICA DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE “LA CASA ORGÁNICA”.

1. OBJETIVO

Lograr de manera efectiva la integración del nuevo personal en “LA CASA ORGÁNICA”.

2. ALCANCE

Aplicación General

3. RESPONSABLE

Recursos Humanos en coordinación con los departamentos involucrados.

4. DEFINICIONES

Integración: Proceso a seguir para cubrir una vacante con un empleado.

Vacante: Puesto que no tiene ocupante

Bolsa interna: Archivo que contiene datos de candidatos (personas externas a la empresa), que pueden llegar a ser empleados.

5. POLÍTICA

Es política de la empresa contar con un plan y procedimiento general para procurar de manera efectiva la integración del personal a la empresa. A continuación se describen los pasos a seguir en dicho proceso los cuales han demostrado su efectividad.

A este proceso de integración la Empresa y sus representantes le dan una alta importancia, dado el impacto de imagen y difusión de cultura que ofrecemos a los candidatos que llegan a “LA CASA ORGÁNICA”.

6. PROCEDIMIENTO

6.1 El primer paso para la búsqueda de un candidato a un puesto vacante, se inicia al llenar la forma “requisición de personal”, la cual deberá preparar y presentar el departamento solicitante, al Departamento de Recursos Humanos. Este formulario deberá estar completo en todas sus partes y autorizado por el responsable del departamento que la origina.

En todos los casos se deberá incluir una descripción genérica del puesto, y toda la información correspondiente como; estado civil, estudios, experiencia, sexo, conocimientos especiales etc., lo anterior dará un perfil deseado y facilitara la búsqueda de candidatos.

6.2 El siguiente paso es el reclutamiento y tiene como propósito hacer de individuos ajenos a la empresa candidatos a ocupar un puesto en ella.

6.3 En todos los casos de vacantes, el departamento solicitante y Recursos Humanos, deberán analizar si se cuenta con candidatos internos que sean viables de promover.

6.4 Fuentes de reclutamiento, Recursos Humanos deberá fomentar y mantener contacto con las mejores fuentes, para asegurar que nos proporcionen oportunamente información de candidatos posibles. Las fuentes más comunes que utilizamos son:

a. Bolsa interna

b. Recomendados del personal que labora en la empresa.

c. Instituciones educativas

d. Bolsas de trabajo de diferentes asociaciones

e. Recomendados de otras empresas

f. Agencias de empleo, las cuales serán utilizadas solo en caso externo. (Lo anterior para evitar gastos)

6.5 Esta parte del proceso tiene por objeto seleccionar entre los diversos candidatos aquellos que sean los más aptos para el puesto vacante. En este proceso, Recursos Humanos y la Gerencia solicitante van descartando candidatos no adecuados hasta llegar al idóneo ayudándose de:

A) Solicitud de empleo y/o currículo vitae: El candidato presenta su solicitud de empleo o currículum vitae, esto sirve como base, no solo para realizar toda la selección, sino también para encabezar el expediente o registro del personal. Es muy común que personal profesionista presente currículum vital. En estos casos no se pedirá que llenen solicitud pero al momento de la entrevista deberá completarse la información deseada.

B) Entrevista Inicial y/o profunda: Este paso realizado por Recursos Humanos es el más valioso para seleccionar personal ya que complementa y aclara los datos del formato de solicitud, y nos permite obtener de primera mano información sobre las motivaciones del candidato.

C) Pruebas: A los candidatos que posean las mejores características y se apeguen lo más posible al perfil del puesto vacante, les serán aplicadas en el Área de Recursos Humanos las pruebas de empleo correspondientes. En este paso del proceso se aplicaran las pruebas prácticas como pueden ser: técnicas, psicométricas y psicológicas. A través de estos exámenes se determinara la capacidad, habilidad y conocimientos de cada persona.

D) Entrevista con jefe inmediato. En nuestra empresa, la decisión de la aceptación o no y contratación del candidato la tiene el Jefe inmediato que lo solicita. Dicho jefe se encuentra 100% involucrado en el proceso de selección y sus puntos de vista con base en la entrevista serán muy valiosos para una mejor decisión.

E) Investigación Socioeconómica y Laboral. Recursos Humanos investiga o verifica los antecedentes académicos y de trabajo del candidato a través de empresas especializadas en estudios. La investigación se realizara en todos los casos y se cuidara estrictamente la confidencialidad de los datos obtenidos. También se verificaran las referencias personales y la situación laboral, así como el ámbito familiar del candidato.

F) Examen médico – Recursos Humanos en coordinación con la Asistente de la Dirección General coordinara la aplicación de los exámenes médicos de ingreso a los candidatos contratados Este paso comprende el examen físico, la historia clínica y las pruebas de laboratorio. Otros exámenes pueden ser aplicados a juicio del médico.

G) Contratación de personal: Bienvenida, se ratifican prestaciones, entrega de contrato. Entrega de todos los documentos legales de la empresa (reglamento interior de trabajo,) y políticas de pago.

Explicación de bonos y evaluación de desempeño anual y los programas de promoción. Explicación de políticas y lineamientos internos. Muestra de las instalaciones de la empresa.

6.6 Una vez que se cuente con las aprobaciones de todos los pasos anteriores por la Gerencia de Recursos Humanos, se procede a realizar la contratación del nuevo empleado. Para la formalización del acto se deberá firmar el contrato individual de trabajo así como entregar los documentos necesarios para su contratación.

6.7 Finalmente continua el paso de inducción u orientación del personal. El propósito de este paso final, es integrar al nuevo empleado a la empresa de la que formara parte de una manera rápida y adecuada.

El nuevo empleado indudablemente tendrá interés en contar con información acerca de la empresa, su gente, sus servicios, sus principios y normas de conducta, las condiciones de trabajo, etc.

Se debe hacer notar al nuevo empleado que ahora forma parte de una empresa que está orgullosa de su misión y visión, y que desea que el también comparta ese orgullo y sepa que su trabajo y la manera como lo desempeñe es de vital importancia para el logro de los objetivos y estrategias establecidas.

La empresa cuenta con todo un proceso de orientación de personal de nuevo ingreso el cual se creó a manera de política, para que sea seguido por todo nuevo empleado. Ver política “Orientación al personal de reciente ingreso”.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Requisición de personal

Promoción de personal

Solicitud de empleo

Pruebas prácticas

Investigación de personal

Examen medico

Contrato Individual de Trabajo

Aviso a nomina

Política de orientación al personal de reciente ingreso

Descripción de puesto.

1.5.1 POLÍTICA DE APLICACIÓN

EJEMPLO 3

POLÍTICA DE VESTIMENTA, UNIFORME E IMAGEN PROFESIONAL DE “LA CASA ORGÁNICA”

1. OBJETIVO.

Difundir el sentir de la empresa en relación a la imagen que debe de presentar el empleado en su trabajo.

2. ALCANCE.

Todo el personal de “LA CASA ORGÁNICA”.

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