Presentaciones Tecnicas Profesionales

PRESENTACIONES TÉCNICAS PROFESIONALES.

Adaptado de:

Roger G. Harrison. 1997. “Notes for Profesional Technical Presentations”.

Undergraduate Laboratories School of Chemical and Materials Science.

University of Oklahoma.

PLANIFICANDO LA PRESENTACIÓN

La planificación involucra una serie de actividades que preceden o en algunos casos coinciden con

la preparación de la presentación. La planificación considera investigación, análisis y toma de

decisiones.

AJUSTE AL ENTORNO COMUNICACIONAL

1. Razón para la invitación.

2. Fecha de presentación.

3. Lugar.

4. Tiempo de exposición.

a) Tiempo del día.

b) Tiempo total disponible para la presentación.

5. Características de la audiencia.

6. Naturaleza y propósito de la ocasión.

AJUSTE A LA AUDIENCIA.

Muchos factores afectan al tipo de audiencia, pero entre los más importantes están:

1. Número de personas.

2. Edad.

3. Sexo.

4. Ocupación.

5. Educación/entrenamiento/experiencia.

6. Miembros de grupos sociales, profesionales y religiosos.

7. Conocimiento de la materia.

8. Actitudes hacia la materia.

9. Actitudes hacia el presentador.

ANÁLISIS DE LA OCASIÓN.

El presentador debería saber, a lo menos, lo siguiente acerca de la ocasión:

1. ¿Cuál es el propósito de la reunión?

2. ¿Qué conductas se promueven, permiten o prohíben?

3. ¿Cuáles serán las expectativas de la audiencia en relación al presentador?.

4. ¿Qué o quien precederá o expondrá a continuación?

5. ¿Cuál será el entorno físico?

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DESARROLLO DEL TEMA.

Las características más importantes de un buen discurso son:

1. Entregar alguna idea importante a la audiencia.

2. Que sea importante para el presentador.

3. Que se ajuste a la audiencia.

4. Que se haya aprendido bastante para hablar con responsabilidad.

5. Que sea apropiado para el tiempo disponible.

DETERMINACIÓN DEL PROPÓSITO DE LA PRESENTACIÓN.

1. No está establecido, pero sin ningún propósito crítico.

2. Propósito general. Reacción global deseada.

· ¿Informar?

· ¿Convencer?

· ¿Entretener?

3. Propósito específico. Lo que la audiencia hará, conocerá o sentirá como resultado de haber

escuchado la presentación. El propósito específico es afectado por factores tales como:

· Autoridad o habilidad de la audiencia para actuar.

· Actitudes de la audiencia.

· Ocasión.

· Objetivos personales del presentador.

· Límite de tiempo de la presentación.

4. Tema de la presentación. El núcleo o idea central a desarrollar para alcanzar el objetivo

específico propuesto.

BÚSQUEDA Y COMPILACIÓN DE DATOS.

1. Evaluar recursos personales basados en entrenamiento o experiencia.

2. Entrevistar o consultar a personas con conocimiento o opinión relevante sobre la materia de la

presentación.

3. Búsqueda de documentos.

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PREPARACIÓN DE LA PRESENTACIÓN

La preparación involucra la selección del método de presentación; la identificación, organización y

soporte verbal de los puntos principales; y preparación de los materiales de respaldo visual.

MÉTODOS DE PRESENTACIÓN.

Existe varias aproximaciones al desarrollo y entrega de la presentación. Cada método tiene sus

fortalezas y debilidades relativas. Estas aproximaciones incluyen las improvisadas, memorizadas,

manuscritas y extemporáneas.

A.- IMPROVISACIÓN. Caracterizada por escasa o nula preparación. Comúnmente es el resultado

a la solicitud del momento - “diga unas pocas palabras”.

Fortalezas:

1. Requiere poca planificación o preparación.

2. Tiene un sentido de espontaneidad.

Debilidades:

1. Permite poca planificación o preparación.

2. Se pone énfasis indebidos en la presentación a expensas del contenido.

3. Tiene tendencia a la divagación.

Sugerencias:

1. Apuntar algunas palabras como ayuda de memoria para las ideas principales.

2. Resumir para concluir las ideas principales.

3. No hablar sobre temas que no se conocen bien.

B.- MEMORIZACIÓN. Caracterizado por una cuidadosa preparación y presentación a través de

sucesivas repeticiones.

Fortalezas:

1. Permite una preparación adecuada.

2. Fomenta un control cuidadoso del lenguaje y la organización.

Debilidades:

1. Tiene tendencia a ser inflexible.

2. Es muy difícil de realizar sin que suene memorizado.

3. A menudo resulta en una presentación acartonada, inexpresiva, forzada y poco natural.

4. Puede ser embarazoso o penoso si falla la memoria del presentador.

C.- MANUSCRITO. Muy similar a la presentación memorizada, excepto que el expositor lee

palabra – a - palabra desde un manuscrito.

Fortalezas:

1. Permite control cuidadoso y gran precisión en el uso del lenguaje y la organización.

2. No se esfuerza la memoria.

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Debilidades:

1. Es inflexible.

2. Limita físicamente la entrega.

3. Requiere un expositor experimentado para hacer que el mensaje parezca cálido y

personal.

Sugerencias:

1. Practicar repetidamente la presentación del discurso para familiarizarse con él.

2. Mantener contacto visual con la audiencia tanto como sea posible.

D.- ESPONTÁNEO. Combina un estilo que parece ser espontáneo con una rigurosa preparación

del contenido. La única memorización requerida es la organización, la cual puede ser escrita

en notas. La exposición puede ser dividida en partes, con cada sección entregada

espontáneamente.

Fortalezas:

1. Permite una rigurosa preparación del contenido y por lo tanto es mucho más pulida que la

presentación improvisada.

2. Tiene la calidez y espontaneidad de la presentación improvisada.

3. Es muy flexible y se ajusta a la respuesta del auditorio.

4. Permite una presentación más “natural” que las presentaciones memorizadas o

manuscritas.

Debilidades:

1. A menudo resulta en reiteradas solicitudes para hacer presentaciones.

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DESARROLLO DE LA INTRODUCCIÓN.

La introducción de la presentación debería:

1. Capturar la atención e interés de la audiencia.

2. Establecer la credibilidad del expositor.

3. Alcanzar buena recepción y respeto.

4. Debería entregar un “ bosquejo” o un esquema de lo que viene en el cuerpo de la

presentación.

5. Ocupar alrededor del 10% del tiempo .

6. Ser entregada sin uso de notas.

Una buena aproximación a la introducción incluye:

1. Contar una historia

2. Referirse a la materia o a la ocasión

3. Entregar saludos personales o referirse a personas familiares.

4. Plantear una cuestión retórica.

5. Plantear un desafío.

6. Usar una analogía.

7. Usar humor – pero que sea relevante.

8. Usar una cita.

9. Usar una frase, hecho u opinión llamativa.

10. Relacionar la materia con experiencias personales.

DESARROLLO DE LA CONCLUSIÓN.

La conclusión de la presentación debería:

1. Focalizar la atención en las ideas principales de la presentación.

2. Proporcionar una sensación de cierre.

3. Ocupar alrededor del 5% del tiempo total.

4. Ser entregado sin uso de notas.

Los elementos para concluir la presentación incluyen:

1. Resumen.

2. Declaración.

3. Citas.

4. Desafíos o peticiones.

5. Ilustraciones, ejemplos, historias.

6. Declaración de intenciones personales.

7. Asuntos retóricos.

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ORGANIZACIÓN DE UN DISCURSO O PRESENTACIÓN PÚBLICA.

Introducción

Transición

Cuerpo

Transición

Conclusión

ESTRUCTURA DEL CUERPO

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