La técnica de presentación

Técnica de presentación

La técnica de presentación es una de las primeras que debe adquirir un gerente junior. Este artículo examina los fundamentos de las técnicas de presentación ya que las mismas pueden ser de utilidad para un nuevo gerente.

Introducción

La gestión es el arte de lograr que las cosas se hagan. Una presentación es un método rápido y potencialmente eficaz de lograr que otras personas hagan ciertas cosas. Al gestionar cualquier proyecto, las presentaciones se utilizan como un método formal de lograr que las personas se reúnan para planificar, monitorear y evaluar su progreso.

Pero mirémoslo de otra manera: ¿qué puede hacer una presentación por usted?

En primer lugar, lo deja expuesto. Su personal necesita tener pruebas de planificación y liderazgo decisivos para que confíen en su posición como gerente. Necesitan sentirse motivados e inspirados para realizar las tareas que usted les está presentando. Los líderes de proyecto de otras secciones necesitan ser persuadidos de los méritos de su proyecto y así suministrar el apoyo necesario. La gerencia senior debe sentirse impresionada por su destreza y habilidad y así suministrar los recursos para que usted y su equipo puedan hacer el trabajo.

En segundo lugar, le permite formular preguntas e iniciar un intercambio de ideas. Tal vez no sea apropiado dentro de los formatos de presentación de su compañía el mantener una discusión durante la presentación en sí misma, pero sí permite plantear ciertas cuestiones, presentar problemas y por lo menos establecer quién dentro de la audiencia puede aportar una contribución valiosa a su toma de decisiones.

Por último, las presentaciones pueden ser divertidas. Son su oportunidad de expresar sus opiniones, apuntalar su posición y decirle a la gente de qué se trata verdaderamente el mundo. Mientras usted está en el escenario, la audiencia se verá obligada por buena educación a quedarse quieta y observar la función.

Los objetivos de la comunicación

La observación más importante es que el objetivo de la comunicación no es la transmisión sino la recepción. Por lo tanto toda la preparación, presentación y contenido de un discurso deben dirigirse no al orador, sino a la audiencia. La presentación del plan de un proyecto perfecto se convierte en un fracaso si la audiencia no entiende o no se ve persuadida de sus méritos. La visita de un cliente es una pérdida de tiempo si se retira sin darse cuenta del valor total de su producto. El objetivo de la comunicación es hacer que su mensaje sea entendido y recordado.

El principal problema de este objetivo es, por supuesto, las personas a quienes se está dirigiendo. El ser humano promedio posee un lapso de atención muy corto y un millón de otras cosas en las que pensar. Su trabajo durante la presentación consiste en atravesar esta niebla mental y mantener su atención lo suficiente como para expresar su problema.

El plan

Es difícil sobrestimar la importancia de una preparación cuidadosa. Cinco minutos en planta frente a la gerencia senior pueden decidir la aceptación de una propuesta de varios meses de duración para el gerente y todo el equipo. Con tantas cosas potencialmente en juego, el presentador debe concentrarse no sólo en los hechos que están siendo presentados sino en el estilo, el ritmo, el tono y en última instancia las tácticas que deben utilizarse. Como regla de oro para una presentación promedio, debe destinarse no menos de una hora a su preparación para luego hablar durante cinco minutos.

Suponga que usted debe dar una charla. ¿Por dónde empezaría?

Formule sus objetivos

El punto de partida al planificar cualquier discurso es formular un objetivo preciso. Esto debe tomar la forma de una carta de intención simple y concisa. Por ejemplo, el objetivo de su discurso puede ser obtener fondos, evaluar una propuesta o motivar a su equipo. Una misma presentación nunca puede servir de igual manera a dos objetivos distintos; y si usted no está seguro desde el comienzo qué está tratando de hacer, es poco probable que su plan lo consiga.

La pregunta es: ¿cuántos objetivos diferentes puede lograr, en, digamos, 30 minutos? Y la respuesta: no muchos. Al fin y al cabo es mucho más productivo lograr una meta que andar dando tumbos sobre varias. El mejor enfoque es aislar el objetivo principal y mencionar como máximo otros dos que puedan tratarse siempre y cuando no desvíen la atención del objetivo principal. Enfocar es la clave. Si usted no enfoca su objetivo, es poco probable que la audiencia sí lo haga.

Identifique a la audiencia

El siguiente paso es pensar en la audiencia para determinar cómo lograr sus objetivos de la mejor manera dentro del contexto de estas personas. Principalmente esto se logra identificando las metas y objetivos de la audiencia durante su presentación. Si de alguna manera puede convencerlos de que están logrando esos objetivos mientras al mismo tiempo usted logra el suyo propio, encontrará una audiencia servicial y receptiva. Por ejemplo, si está buscando la aprobación de la gerencia senior para un nuevo plan de producto, es muy útil conocer y entender sus objetivos principales. Si actualmente están preocupados de que su rango de productos está desactualizado y pasado de moda, enfatice los aspectos innovativos de su nuevo producto; si sienten temor acerca de la diversificación de productos, entonces debe enfatizar de qué manera su producto encaja dentro del catálogo existente.

La ventaja de ajustarse a los objetivos de la audiencia sin embargo va más allá de la simple venta de una idea; es la manera más simple y efectiva de obtener su atención en un principio. Si sus comentarios iniciales implican que entiende su problema y que tiene una solución, entonces se sentirán halagados por su atención y prestarán atención a cada una de sus palabras.

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