Procedimiento para el control de documentos
Enviado por César Martínez • 6 de Enero de 2021 • Tareas • 1.416 Palabras (6 Páginas) • 103 Visitas
[pic 1] | Procedimiento para el control de los documentos | [pic 2] |
11/20 Código: CD/SGC/01 | 1ra Edición |
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ÍNDICE | |
1.- Objetivo | 3 |
2.- Alcance | 3 |
3.- Responsabilidades | 3 |
3.1.- Alumno | 3 |
3.2.- Instituniones | 3 |
4.- Definiciones y conceptos fundamentales | 4 |
5.- Descripción de actividades | 5 |
5.1.- Detección de necesidad | 5 |
5.2.- Elaboración | 5 |
5.3.- Revisión | 5 |
5.4.- Aprobación | 6 |
5.5.- Recopilación | 6 |
5.6.- Clasificación y archivo | 6 |
5.7.- Protección | 6 |
5.8.- Recuperación y consulta | 6 |
6.- Registros | 7 |
7.- Anexos | 7 |
7.1.- Anexo I | 7 |
7.2.- Anexo II | 7 |
7.3.- Anexo III | 8 |
7.4.- Anexo IV | 9 |
8.- Biblografia | 9 |
Procedimiento para el control de los documentos
1.- Objetivo
El propósito de este procedimiento es establecer la sistemática para la gestión de los documentos y registros generados a lo largo de mi vida estudiantil en la ESFM, además establecer los lineamientos para realizar las actividades de control.
2.- Alcance
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos generados internamente o de fuentes externas, relativos a la formación académica del alumnos, tales como políticas, reglamentos, libros, notas, tareas y exámenes.
3.- Responsabilidades
- Alumno
Es responsabilidad del alumno almacenar y realizar cualquier cambio necesario al formato original de este procedimiento, también es responsable de velar por la administración y actualización de estos documentos en medios electrónicos.
El alumno, adicionalmente debe llenar los formatos de acuerdo con las instrucciones que se señalan en los mismos y asegurar que se cuenta con los documentos externos vigentes.
- Instituciones
Verificar y aprobar la documentación de los procedimientos y documentos elaborados por el alumno, así como resolver las dudas que se le puedan presentar a este en la elaboración.
Adicionalmente, elaborar los documentos requeridos por el alumno, así como clasificar y almacenar copias de estos.
4.- Definiciones y conceptos fundamentales
- Documento: Información y su medio de soporte (escrito en papel, digital, video, muestra física, etc.).
- Documentos Internos: Generado por el alumno como consecuencia de la implantación de un proceso. Estos documentos se pueden clasificar en:
- Tareas
- Exámenes
- Prácticas
- Notas
- Proyectos
- Documentos Externos: entregado por un agente externo al alumno, que son necesarios para el cumplimiento de una actividad o trámite.
- Constancia de estudios
- Horario
- Vigencia de seguro
- Comprobante de inscripción
- Carga académica
- Credencial de estudiante
- Título
- Formato: Diseño predefinido, en papel o en medio electrónico, que nos sirve como medio para recoger datos o información de la realización de una actividad incluida en un proceso o procedimiento.
- Procedimiento: Documento que describe la secuencia de pasos necesarios para asegurar la correcta ejecución de las actividades.
- Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas que están orientadas a obtener un determinado resultado. Indica en qué orden deben realizarse las actividades o tareas, quién es el responsable de hacerlas, cuándo se deben hacer y cómo se documentan, así como quién y cómo va a evaluar el resultado obtenido.
- Registro: documento que supone la evidencia de la realización de una determinada actividad o de los resultados obtenidos.
5.- Descripción de actividades
A continuación se encuentra la información necesaria para la elaboración, creación, revisión, aprobación, actualización, anulación, distribución, control y almacenamiento de la documentación, también se definen las actividades relacionadas con la estructuración y control de los siguientes documentos: manuales, procedimientos formatos e instructivos de tipo interno.
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