Procedimiento de Control de Documentos

1. OBJETIVO

Determinar los lineamientos para la conservación, recuperación, almacenamiento, tiempo de retención y control de los registros del Sistema de Gestión de Calidad e inocuidad.

1. ALCANCE

Aplica para la creación, modificación y/o eliminación de los documentos del sistema de gestión, la socialización de estos y su respectivo control.

1. RESPONSABLES

• Las Gerencias, son responsables de, la aplicación y ejecución efectiva del presente procedimiento.
• El personal de cada área o proceso (jefes, Supervisores y Personal Operativo) es responsable de cumplir con los lineamientos establecidos en este procedimiento para la generación, manejo y custodia de los registros que se generen durante el desempeño de sus actividades.

1. DESCRIPCIÓN

1. Elaboración y distribución de procedimiento

Se identifica la necesidad de regular actividades mediante la elaboración de un procedimiento y comunica a su jefe Inmediato Superior y al jefe de calidad dicha necesidad.

El jefe de calidad evalúa y, de estar conforme, coordina con el jefe del área interesada la conformación del equipo encargado de elaborar el procedimiento con el personal de las áreas involucradas. El equipo elabora un preliminar del procedimiento de acuerdo a la siguiente estructura:

1. OBJETIVO: Indica el propósito del procedimiento
2. ALCANCE: amplitud de las actividades desarrolladas, involucrando las áreas funcionales.
3. RESPONSABLES: Se define quienes son los encargados y cuales son las actividades necesarias para el cumplimiento del procedimiento
4. DESCRIPCION: Se detallan las actividades o acciones desarrolladas por el personal de las áreas indicadas o las actividades en que se encuentran involucradas. Esta sección debe identificar, cuando sea posible, quién hace qué, cómo y cuándo.
5. REFERENCIA: Comprende los procedimientos, instrucciones, formatos y/u otros documentos relacionados con el procedimiento. En caso que el procedimiento no tenga relación con otro documento, se indica NO APLICABLE
6. CONTROL DE CAMBIOS: Comprende los cambios, de una manera general, que se han generado según la versión anterior, si hubiese una.
7. ANEXOS: Información extra que aporta datos que sirven para ampliar lo que se ha puesto en el desarrollo del proceso.

Luego el preliminar del procedimiento es remitido al jefe del área involucrada en el procedimiento para su revisión y dar conformidad. Si no es conforme, devuelve al equipo con las observaciones a considerar.

Si el procedimiento es conforme, el jefe de calidad recepciona el preliminar del procedimiento elaborado, revisa, realiza las modificaciones que considere necesarias en cuanto a su redacción y, si es conforme, lo identifica mediante un código alfanumérico el cual consta de la letra “P” (Procedimiento) seguida de las siglas que representan el título del procedimiento relacionado (Ej: P-AC es el código del Procedimiento “Atención al cliente”, P-CDR del procedimiento “Control de Documentos y Registros”). Si no es conforme, devuelve al jefe de área que lo remitió con las observaciones a considerar.

Si todo está conforme, el jefe de calidad Verifica su adecuación antes de su emisión y edita el procedimiento con el siguiente contenido:

1. Encabezado del Procedimiento: Constituido por el logo institucional, el término “Procedimiento”, título del procedimiento, código, N° revisión 00, fecha, número de página además se incluirá a los responsables de la elaboración, revisión y aprobación. Ejemplo:

1. Pie de página constituido por el texto “Todo ejemplar impreso es una COPIA NO CONTROLADA excepto los ejemplares debidamente autorizados”. Ejemplo:

1. Contenido del procedimiento de acuerdo a lo expresado en líneas anteriores.
2. Al final del texto de la última página, indicar la finalización del procedimiento consignando “Fin del procedimiento”.

Finalmente, se Incluye el procedimiento en el Listado Maestro de Documentos, determina, en caso sea aplicable, el número de copias controladas a distribuir colocando en la primera página de cada ejemplar un sello “COPIA CONTROLADA”. Luego, archiva el procedimiento con extensión PDF en la carpeta compartida de calidad.

1. Elaboración y distribución de instructivos de trabajo:

Se identifica la necesidad de regular actividades mediante la elaboración de un instructivo de trabajo y comunica a su jefe Inmediato Superior de dicha necesidad.

El jefe de área evalúa y, de estar conforme, coordina con el jefe de calidad la designación del encargado de elaborar el instructivo de trabajo (IT), el cual deberá estar de acuerdo a la siguiente estructura:

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN, donde se indica el propósito de la IT, los aspectos que abarca y los responsables de su ejecución.
2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES, donde se especifican y definen los diversos términos y/o definiciones utilizadas en la IT. En caso que la IT no requiera indicar alguna definición de términos, se coloca NO APLICABLE.
3. INSTRUCCIÓN, donde se indican secuencialmente las actividades desarrolladas por el personal ejecutor.
4. REFERENCIAS, Comprende los procedimientos, instrucciones, formatos y/u otros documentos relacionados con el procedimiento. En caso que el procedimiento no tenga relación con otro documento, se indica NO APLICABLE
5. CONTROL DE CAMBIOS: Comprende los cambios, de una manera general, que se han generado según la versión anterior, si hubiese una.

Luego el preliminar del instructivo es remitido al jefe del área involucrada para su revisión y dar conformidad. Si no es conforme, devuelve al equipo con las observaciones a considerar.

...