Proceso Administrativo

INTRODUCCION

Actualmente la sociedad de la mayoría de los piases desarrollados es una sociedad de muchas organizaciones, donde la mayor parte de las obligaciones sociales es confiada a organizaciones, a diferencia de hace 80 años en donde las organizaciones eran pocas y pequeñas.

La organización ha estado bastante influenciada por sus concepciones antiguas, tal como la organización militar y la eclesiástica por lo que se ha desligado totalmente del pasado, abarcando el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo por lo tanto, estática y limitada.

Para tratar racionalmente la organización han sido abordados a través del tiempo en términos normativos y prescriptivos, en función de los intereses de la organización y con el único sentido de alcanzar su máxima eficiencia. Por lo que en síntesis, la estructura organizacional es un medio del cual se sirve una organización cualquiera para alcanzar eficientemente sus objetivos.

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

Se concibe la organización como una estructura, para Fayol, la organización abarca solamente el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo así, estática y limitada.

Para Mooney, considerado innovador de la teoría de la organización; esa es la forma de toda asociación humana para la realización de un fin común.

La técnica de la organización puede ser descrita como la técnica de correlacionar actividades especificas o funciones en un todo coordinado.

EVOLUCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Desde sus principios hasta nuestros días a través de los siglos, las normas administrativas y los principios de la organización pública se fueron transfiriendo de las instituciones de los estados hacia las instituciones de la naciente iglesia católica y para las organizaciones militares. Esa transferencia se hizo lenta, pero efectivamente, tal vez porque la unidad de propósitos y de objetivos, no siempre se encontraba en la acción política que se desarrollaba en los estados, generalmente movida por objetivos contradictorios de cada partido, dirigente o clase social.

James D. Mooney hizo una interesante investigación sobre la estructuración de la iglesia católica, mostrando su organización en el tiempo, su jerarquía de autoridad, su estado mayor y su coordinación funcional la iglesia tuvo una organización jerárquica tan simple y eficiente que su enorme organización mundial puede operar satisfactoriamente, bajo el mando de una sola cabeza

ejecutiva: el papa cuya autoridad coordinadora, según la iglesia católica, le fue delegada de forma inmediata por una autoridad divina superior.

De cualquier forma, la estructura de la organización eclesiástica sirvió de modelo para muchas organizaciones que, ávidas de experiencias exitosas, pasaron a incorporar una infinidad de principios y normas administrativas utilizadas en la iglesia católica.

Las organizaciones militares de la época medieval tenían su núcleo central, en el principio de la unidad de mando por el cual cada subordinado sólo podía tener un superior.

La escala jerárquica, o sea, la escala de niveles de mando de acuerdo con el grado de autoridad y de responsabilidad correspondiente eran típicamente un aspecto de la organización militar utilizado en otras organizaciones.

Con el pasar de los tiempos, la gradual ampliación de la escala de mando trajo también una correspondiente ampliación del grado de autoridad delegada: a medida que el volumen de operaciones militares aumentaba, crecía también la necesidad de delegar autoridad en los niveles más bajos dentro de la organización militar.

El concepto de jerarquía dentro de la organización militar es probablemente tan antiguo como la guerra, pues la necesidad de un estado mayor siempre existió en el ejercito. Sin embargo, el estado mayor formal como un cuartel general solamente apareció en 1665.

La evolución del principio de asesoría y la formación de un estado mayor general tuvo su origen en el siglo XVIII en Rusia, con el emperador Federico II el grande (1712 - 1786), quien deseoso de aumentar la eficiencia de su ejercito, hizo algunas

innovaciones en la estructura de la organización militar. Con la ayuda del general Schynhorst fue creado un estado mayor (staff) para asesorar el mando (línea) militar.

Resalta Mooney que aun Napoleón, el general más autócrata de la historia militar, nunca dio una orden sin explicar su objetivo y verificar que se había comprendido correctamente, pues estaba convencido de que la obediencia ciega jamás lleva a la ejecución inteligente de cualquier cosa.

En el inicio del siglo XIX, Carl Von Clausewitz (1780 - 1831) consideró la disciplina como un requisito básico para una buena organización. Para él toda organización requiere un cuidadoso planeamiento en el cual las decisiones deben ser científicas y no simplemente intuitivas.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

• División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas especificas a cada una de las partes de la organización.

• Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.

• Unidad de Mando: Una persona debe recibir ordenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única.

• Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.

• Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización.

• Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón mas alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.

Fases de la organización:

• Fase pionera: es la fase inicial de la organización por sus fundadores o empresarios. Por ser todavía pequeña, sus procesos son fácilmente supervisable y controlables. Hay pocas tareas de rutina y un gran volumen de improvisaciones. Con los pocos procedimientos preestablecidos, la capacidad de la empresa para realizar innovaciones es muy elevada.

• Fase de expansión: Es la fase en que la organización crece y expande sus actividades, intensifica sus operaciones y aumenta el número de sus participantes. La preocupación básica es el aprovechamiento de las oportunidades que surgen y la nivelación entre la producción de la organización y las necesidades ambientales.

• Fase de reglamentación: Con el crecimiento de las actividades de la organización, ésta se ve obligada a establecer normas de coordinación entre los diversos departamentos o sectores que van surgiendo, como también a definir rutinas y procesos de trabajo.

• Fase de burocratización: Con el desarrollo de las operaciones y de acuerdo con su dimensión, la organización comienza a necesitar una verdadera red de reglamentación burocrática. Para tratar toda las contingencias posibles relacionadas con las actividades de trabajo. Esa organización piramidal y monocratica presentan muy poca flexibilidad para los cambios y para la innovación.

• Fase de flexibilidad: O sea, de readaptación a la flexibilidad, de reencuentro con la capacidad de innovación perdida a través de la introducción consciente de sistema organizacionales flexibles. El desarrollo organizacional es exactamente un esfuerzo de reflexibilidad.

La organización formal: Es la determinación de los estándares de interrelaciones entre los órganos o cargos, definidos lógicamente a través de las normas, directrices y reglamentos de la organización, para el logro de sus objetivos. Las estructura organizacional es un medio del cual se sirve una organización cualquiera para alcanzar eficientemente sus objetivos

CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL

• División de trabajo: Para ser eficiente la producción se debe basar en la división de trabajo, que es nada más que la manera por lo cual un proceso complejo puede descomponerse en una serie de pequeñas tareas. El procedimiento de dividir el trabajo comenzó a ser practicado más intensamente con la llegada de la revolución industrial provocando un cambio radical en el concepto de producción, principalmente por la fabricación compacta de grandes cantidades a través del uso de las máquinas, en sustitución de la artesanía. La división de trabajo iniciada a nivel de los operarios, con la administración científica, fue alcanzando los diversos escalones más elevados de la organización con la teoría clásica.

• Especialización: Como consecuencia de la división de trabajo, cada órgano o cargo pasa a tener funciones especificas y especializadas. La especialización del trabajo propuesta por la administración científica constituye una manera de incrementar la eficiencia es disminuir los costos de producción. Simplificando las tareas, atribuyéndole a cada puesto de trabajo tareas simples y respectiva que requieren poca experiencia del ejecutor y escasos conocimientos previos, se reducen los periodos de aprendizaje, se facilitan las sustituciones de unos individuos por otros, permite mejorar en los métodos de incentivación de trabajo y, dedicadamente, se aumenta el rendimiento de la producción. La separación del planteamiento y de la organización del trabajo, como también la separación del control y la ejecución, propuesta por Taylor, son corolarios de este principio.

• Jerarquía:Una

...