Proceso Administrativo

Introducción

El procedimiento administrativo es la base primordial de una administración exitosa, mediante este proceso se pretende tener un correcto uso y explotación de los recursos con los que cuenta la empresa coordinando esfuerzos, organizando al personal y las actividades que desempeñan.

El proceso administrativo originalmente consta de 4 fases, pero diversos autores plantean que dicho proceso se compone de más fases entre ellos Urwick, Koont y O´Donell y Miner.

Las fases que a continuación se detallaran son Planeación, que básicamente es el “¿Qué se va hacer?”; Organización que se puede interpretar así “¿Cómo se hará?”: La etapa de Dirección corresponde a “¿Quién lo hará?” y el periodo de Control es “la comparación de resultados”.

La importancia de dicho proceso radica en la medición de resultados, crear estructuras firmes en la empresa, elaboración de presupuestos, elaborar programas, define las actividades y responsabilidades a cada departamento.

Contenido

Planeación

La planeación establece las bases para determinar elemento riesgos y minimizarlos.

La planeación cosiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

La planeación, también conocida como planificación o planeamiento, consiste en el proceso a través de cual se analiza la situación actual (dónde estamos), se establecen objetivos (dónde queremos llegar), y se definen las estrategias y cursos de acción (cómo vamos a llegar) necesarios para alcanzar dichos objetivos.

Sea cual sea el tamaño de una empresa, la planeación es fundamental para el éxito de ésta, ya que sirve como base para las demás funciones administrativas (organización, coordinación y control), y permite reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos.

Palabras claves

Analiza

Objetivos

Estrategias

Funciones

Acción

Definición personal

Es la primera fase del proceso administrativo, en el que se analizan los objetivos, para formular estrategias que eficazmente desarrollen las funciones de las áreas de la empresa, con el fin de emprender acciones para lograr un correcto uso y aplicación de los recursos de la organización.

Principios (y ejemplos)

Factibilidad

Lo que se planee debe ser realizable. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúen en el medio ambiente.

Este principio hace referencia a prescribir solo planes que se puedan efectuar, por mencionar algún ejemplo es:

“Expandir el comedor industrial y elevar la producción de la línea 2, dicha modificación se realizara a cabo con el 35% de ganancias totales al aumentar 30% la producción de esta línea”

Objetividad y cuantificación

Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones.

“Se realizaran encuestas en los principales supermercados para conocer que nivel de aceptación tendrá la mercancía de la línea de producción 2 al hacer ciertas modificaciones como lo serian nueva imagen, versión en otro tamaño, etc. Rodo esto con la intención de saber si es viable elevar nuestra producción”.

Flexibilidad

Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fisilmente a las condiciones.

“Al elevar nuestra producción de la línea 2 se pretende que con la aceptación del cliente nuestras ventas aumenten 30%, de no ser así existe la alternativa de exportar nuestro producto, de no ser así otra opción es hacer combos de producto reduciendo su costo de adquisición en los supermercados.”

Unidad

Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir.

“Al elevar nuestras ventas se cumplirá el objetivo principal, la expansión del comedor, pero también se verán beneficiadas mas áreas, ya que el bono de productividad, el reparto de utilidades y ganancias para los socios aumentara”.

Del cambio de estrategias

Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente, las empresas tendrán que modificar los cursos de acción y consecuentemente las políticas, programas, procedimiento y presupuestos para lograrlos.

“En vista a que el producto no tendrá la aceptación deseada, se replanteara el objetivo a un plazo de 12 meses, ya que solo se tomara el 23.5% de las ganancias de la venta total, esto sin aumentar la producción”.

Importancia

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacia donde se dirige la acción, permiten encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.

Organización

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

En esta etapa se diseña la estructura que permite una óptima coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la planeación. Mediante la organización se determinan funciones y responsabilidades y se establecen los métodos tendientes a la simplificación de trabajo.

Palabras claves

Estructura

Recurso

Jerarquías

Actividades

Simplificar

Definición personal

La organización es la estructuración del objetivo general estableciendo procedimientos para obtener el máximo beneficio de los recursos con los que cuenta el ente, utilizando una jerarquía para asignar responsabilidades y actividades con el fin de simplificar esfuerzos, costos y materiales, todo esto para determinar que es lo que se hará para lograr dicho objetivo.

Principios

Del objetivo

Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

“Se plantea establecer una nueva sucursal en la Cd. de Puebla, para ello se elaborara un cuadro de actividades en el que según el puesto y área se establecerán objetivos en común para cada área que a mediano plazo auxiliaran a cumplir el objetivo principal que es la nueva sucursal, dichos objetivos comunes beneficiaran a cada área independientemente y en conjunto a la empresa en general.”

Especialización

Fue establecido por Adam Smith hace 200 años: afirma que el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

“Para cumplir el objetivo común del área de Marketing es necesario que su líder redoble esfuerzos, tendrá que viajar a la cd de Puebla a realizar la campaña publicitaria de inauguración, pero también es imprescindible que este en la locación donde se grabara el nuevo comercial de la marca y sin dejar de lado reunirse con el área de producción para valorar las propuestas sobre nuevo envase e imagen; para todo ello es necesario que designe un Auxiliar de área, capacitarlo y darle las herramientas necesarias para que en conjunto se cumpla con el objetivo común.”

Jerarquía

Este principio establece que la organización es una jerarquía.

“Con la nueva entrada de personal y los cambios que se han realizado dentro de la empresa se procederá a elaborar un nuevo organigrama, y se les pide a los lideres de cada área que se repita este proceso en base a las capacidades y conocimientos de cada uno de sus subordinados.”

Paridad de autoridad y responsabilidad

A cada grado de responsabilidad, le corresponde un grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

“Después de haber establecido las actividades y responsabilidades de los lideres de RH y Almacén, el siguiente paso es presentarlos ante sus subordinados como jefes de área, todo esto con la intención de que los lideres compartan el objetico y con apoyo de ellos, los subordinados alcancen su meta.”

Unidad de mando

Determinar un centro de autoridad y decisión para cada función.

“Es primordial que todo el personal de la organización conozca a los nuevos integrantes a este equipo, serán convocados y ahí se les informara sobre los nuevos puestos a ocupar, que atribuciones, funciones y limites tienen los nuevos trabajadores”.

Difusión

Las obligaciones de cada puesto y que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa.

“Este es un circular en el que aparece el organigrama de la empresa y se detalla brevemente cada una de las funciones y responsabilidades que cada miembro de la empresa, se repartirá a los lideres de cada área para que sus subordinados lo firmen de recibido y tengan una copia.”

Amplitud

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