Proceso Adqusiciones De Un Proyecto

1. ¿Para qué sirve el proceso de gestión de las adquisiciones de un Proyecto?

Durante la ejecución de un Proyecto se deben adquirir los recursos que son necesarios para el mismo. La Gestión de las Adquisiciones identifica qué necesidades del Proyecto pueden satisfacerse mejor, comprando o adquiriendo productos y/o servicios fuera de la organización del Proyecto y qué necesidades del Proyecto pueden ser satisfechas por el propio equipo. Este proceso implica considerar si es conveniente adquirir, qué y cuánto adquirir, así cómo y cuándo hacerlo.

2. ¿Cuáles son los 4 procesos que se deben ejecutar en la gestión de las adquisiciones de un proyecto?

Los procesos relacionados a la gestión de las adquisiciones son:

1. Planificar las Adquisiciones

Se busca resolver las principales necesidades para el proyecto como qué es lo que vamos a comprar, cómo, cuánto y a quién comprar, por lo que una de las decisiones que debemos tomar primero es si tenemos que producir el insumo según la calidad de nuestros proveedores o en realizar una compra según la especialización y la economía de escala que podamos conseguir.

Dependiendo del tipo de contrato que elijamos tendremos diversos retos que superar por lo que debemos analizar cuál es la forma de contratación que se presta mejor para nuestras necesidades y la experiencia que podamos tener, las modalidades pueden ser llave en mano, precio fijo, costos reembolsables, pago con anticipos, pago contra entrega, entre las principales modalidades.

2. Efectuar las Adquisiciones

Consiste en realizar la convocatoria a los proveedores que puedan satisfacer nuestros requerimientos para que hagan llegar sus propuestas técnicas y económicas, para luego revisar las propuestas y elegir a los proveedores con los cuales tomamos la decisión de hacer la contratación.

3. Administrar las Adquisiciones

Una vez realizada la contratación tenemos que ir evaluando en el tiempo la performance de los proveedores en relación a los requisitos que le hemos exigido en el contrato firmado y de ser requerido ir gestionando los cambios en los contratos para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

A través de las revisiones de desempeño podemos evidenciar los logros y fracasos que se pueden haber tenido y se hace un monitoreo al avance y cumplimiento por parte del proveedor. Según lo especificado en el contrato o lo que acordemos entre el vendedor y el comprador se podrán realizar inspecciones por parte del comprador.

4. Cerrar las Adquisiciones

Consiste en aprobar y dar por cerrado cada uno de los contratos una vez cumplido con los entregables pactados en el contrato, que en la mayoría de casos será un requisito para el pago al proveedor. De presentarse alguna reclamación se debe haber previsto cuales son los mecanismos para resolver una controversia o de ser necesario ir a un arbitraje.

3. En qué consiste la planificación de las adquisiciones de un proyecto y cuáles son las técnicas y las herramientas que se utilizan?

Es el proceso que consiste en documentar las decisiones

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