Proceso de gestión de equipos

1.0        TÍTULO: GESTION DE EQUIPOS[pic 2]

1. OBJETIVO

Registrar los procesos que abarca la Gestión de Equipos/Sets que se llevan a cabo en las diferentes dependencias de Biomédical Distribution para  los productos Depuy-Synthes,  con la finalidad de asegurar que los mismos se realicen en la forma y  las condiciones adecuadas, según los estándares de calidad definidos por J&J.

1. ALCANCE

        Lo descrito a continuación aplica a todas las personas involucradas en el proceso de Gestión de Equipos, desde la Planificación de adquisiciones, importaciones, venta y despacho, así como también a las personas que preparan y verifican físicamente los equipos (sets).

REFERENCIAS                

• ISO 9001
• Decreto- 825 de 1999 Ministerio de Salud.
• MIPER

1. DEFINICIONES

Activo/ Activo Fijo: En la contabilidad financiera, un activo es un recurso económico. Activos fijos, o propiedad, centro y equipo, es un término que se usa en la contabilidad para los activos y propiedades que no se pueden convertir fácilmente en caja.  Se pueden comparar a los activos circulantes como caja o cuentas bancarias, que se describen como activos líquidos o realizables. Se usan generalmente los activos fijos por más de un año.

Almacén (Storage Location-SL): Una división organizativa de un centro para la gestión de materiales almacenados en lugares diferentes.

Consignación: Una forma de negocio en lo cual un proveedor (proveedor externo) mantiene un stock de material en el local del cliente (comprador)

Equipamiento o Equipo (Set): Un objeto físico individual que es mantenido como unidad autónoma. Equipamiento en ECC/ MyMediset es un objeto definido con una Lista de materiales (BOM) para demostrar un set en préstamo o consignación (parcial o total)

Entrada de Mercancías: Un término de la gestión de stocks que denota un movimiento de entrada física de mercancías o materiales.

Implante: Es cualquier dispositivo diseñado para ser implantado totalmente en el cuerpo humano o para sustituir una superficie epitelial o la superficie ocular mediante intervención quirúrgica y destinado a permanecer allí después de la intervención.

Instrumental: Conjunto de herramientas que emplea el cirujano en la intervención quirúrgica. Se diseña de forma tal que le permita al cirujano realizar las maniobras quirúrgicas necesarias. Es un instrumento destinado a fines quirúrgicos para cortar, perforar, serrar, escarificar, raspar, pinzar, retraer, recortar u otros procedimientos similares, sin estar conectado a ningún dispositivo médico activo, y que puede volver a utilizarse una vez efectuados todos los procedimientos pertinentes.

Inventario o Stock : Una lista detallada de todos los objetos en stock en una hora indicada, como resultado de un inventario físico (toma de inventario)

Items: Cada uno de los códigos o unidades almacenadas/utilizadas.

Lista de Materiales (Bill of Materials - BOM) : Una lista completa y estructurada de componentes que conforman un objeto. La lista contiene la descripción, la cantidad y la unidad de medida. Los componentes se conocen como posiciones de lista de materiales (BOM).

Out Bound Delivery (OBD) : Documentación generada por el sistema SAP que refleja el material a despachar

Pedido (Purchase Order - PO) : Un pedido o instrucción de una organización de compras a un proveedor (proveedor externo) o un centro, para entregar una cantidad de material o para realizar servicios en un determinado punto en el tiempo.

Préstamo (Loan): Una forma de negocio en el cual a solicitud de un representante de Soporte de Campo, se remite un material o Equipo (Set) al local del cliente para ser utilizado en una cirugía y luego ser devuelto a nuestras instalaciones. Al recibirse el equipo es revisado y el material faltante se facturará.

Solicitud de Pedido (Purchase Requisition - PR) : Un pedido o instrucción a Compras para proveer una cantidad de un material o servicio para que esté disponible en un determinado punto en el tiempo

Solicitud de Capital - Presupuesto (Capital Appropiation Request - CAR) : Una solicitud preparada para obtener una apropiación de fondos para los costes de la fase de viabilidad o aplicación en la compra de equipos.

1.  Descripción del proceso “Gestión de Equipos - Set Management”

Es el responsable de crear y gestionar las Listas de Materiales (BOMs), relacionadas a Equipos (Sets), en préstamo o consignación. Responsable además, de gestionar, armar y mejorar, de realizar los cambios, la liquidación, ventas e informes de equipamientos en SAP.

1. Creación de Sets

1. Nuevas Tecnologías:

El proceso de creación de sets/equipos con nuevas tecnologías, comienza cuándo se autoriza la Solicitud de Medida de Capital (CAR). Esta es remitida a CLS (Customer Logistic Services) por parte de Soporte de Campo, (Field Support - FS) de la línea de producto correspondiente, conjuntamente con la configuración de la plantilla, con los códigos de los materiales creados previamente, la condición en la cual estará el equipo (préstamo o consignación) y la BOM mínima y optima, especificando además en base a cuál de éstas se realizó la compra.

Con esta información CLS define el L-Material y se procede a construir el nuevo Set/Equipo en forma sistémica, lo cual implica las actividades de crear equipos, crear Lista de Materiales mínimas y óptimas, crear orden inicial, entregar orden inicial, o crear equipamiento sin una Lista de Materiales (BOM).

La creación de un equipo genera una Orden Inicial (PR), que es visualizada por Planificación (Planning) y sirve de insumo al área de Inbound para iniciar el proceso de Seguimiento (Tracking). Planning debe suministrar el número de PO asociada a la Orden Inicial para que el área de Gestión de Equipos haga seguimiento del arribo de los materiales. Los pedidos de materiales relacionados (PR) deberán bloquearse al ser creados para evitar que a su arribo, dichos materiales y suministros sean utilizados para fines diferentes a la creación del equipo(s) para lo cual se solicitaron.

Gestión de Equipos (SM), retoma la orden inicial (PR) para generar la OBD, solicitar el picking de los ítems y la entrega de los mismos a SM, lo cual permitirá el armado físico del Set/Equipo. Culminado este proceso, el equipo queda bloqueado hasta tanto ser definido su destino final.

Responsable de la gestión: SET Management Chief

Lapso: 60 días aprox. desde la aprobación de la aCAR hasta la liberación del equipo armado.

1. Tecnologías Establecidos:

El proceso de creación de sets/equipos ya establecidos, comienza con los mismos requisitos al punto anterior y FS (Field Support) remite una solicitud de creación vía correo electrónico al área de Gestión de Equipos (SM) y se inicia verificando el estatus del equipo solicitado (Préstamo o Consignación), para proceder a su armado y culmina con la liberación del set, que luego estará disponible para su uso.

En ambos casos se debe dejar registro de cada equipo creado en el formato correspondiente para SM. Esto alimentará el reporte semanal para CLS.

Responsable: SET Management Chief

Lapso: 30 días aprox. desde la recepción de la solcitud

1. Cambios de Instrumental Dañado

Este proceso hace referencia a las actividades que se llevan a cabo para la sustitución de algún instrumental que por diferentes razones ya no se encuentra en condiciones de uso, por lo cual el centro a través de la Coordinación de SAC remite el material dañado para su cambio, el cual es recibido por el área de Devoluciones.

Una vez verificado por la Coordinación de SAC, esta remite un correo a Gestión de Equipos (Set Management-SM), en donde se debe especificar el código del material, el número del equipo y el centro que lo remite. SM verifica el estatus del equipo y el registro del material al cual se le solicita el cambio,  para proceder a realizar en primera instancia y de forma sistémica, una ampliación de la referencia en cuestión.

El material es repuesto tomando el físico de la bodega 7052 (Spare Parts y Single Items) y de no contarse con existencia, debe generarse una Orden de Incremento (PO). El material se enviara a Despacho para su entrega al centro que solicitó el cambio con la documentación correspondiente (OBD).

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