Procesos De Negocios

CAPÌTULO 2

1.- ¿Qué son los procesos de negocios?. ¿Cómo se relacionan con los sistemas de información?

Los procesos de negocios, que introdujimos en el capítulo 1, se refieren a la forma en que se organiza, coordina y enfoca el trabajo para producir un producto o servicio valioso. Los procesos de negocios son el conjunto de actividades requeridas para crear un producto o servicio. Estas actividades se apoyan mediante flujos de material, información y conocimiento entre los participantes en los procesos de negocios. Los procesos de negocios también se refieren a las formas únicas en que las organizaciones coordina el trabajo, la información y el conocimiento, y cómo la gerencia elije coordinar el trabajo.

¿Cómo exactamente es que los sistemas de información mejoran a los procesos de negocios?

Los sistemas de información automatizan muchos de los pasos en los procesos de negocios que antes se realizaban en forma manual, como verificar el crédito de un cliente o generar una factura y una orden de envío. No obstante, en la actualidad, la tecnología de la información puede hacer mucho más. La nueva tecnología puede incluso cambiar el flujo de la información, con lo cual es posible que muchas más personas tengan acceso a la información y la compartan, para reemplazar los pasos secuenciales con tareas que se pueden realizar en forma simultánea y mediante la eliminación de los retardos en la toma de decisiones. La nueva tecnología de la información cambia con frecuencia la forma en que funciona una empresa y apoya los modelos de negocios totalmente nuevos. Descargar un libro electrónico Kindle de Amazon, comprar una computadora en línea en Best Buy y bajar una pista musical de iTunes son procesos nuevos de negocios que se basan en modelos recientes, que serían inconcebibles sin la tecnología actual de la información.

2. ¿Cómo dan servicio los sistemas de información a los distintos grupos gerenciales en una empresa?

SISTEMAS PARA DISTINTOS GRUPOS

GERENCIALES

Una empresa de negocios tiene sistemas para dar soporte a los distintos grupos de nivele de administración. Estos sistemas incluyen sistemas de procesamiento de transacciones

(TPS), sistemas de información gerencial (MIS), sistemas de soporte de decisiones

(DSS) y sistemas para inteligencia de negocios (BIS).

Sistemas de procesamiento de transacciones

Los gerentes operacionales necesitan sistemas que lleven el registro de las actividades y transacciones elementales de la organización, como ventas, recibos, depósitos en efectivo, nóminas, decisiones de créditos y el flujo de materiales en una fábrica. Los Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS) proveen este tipo de información Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones diarias de rutina necesarias para realizar negocios, como introducir pedidos de ventas, reservaciones de hoteles, nómina, registro de empleados y envíos.

El principal propósito de los sistemas en este nivel es responder a las preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones por toda la organización. ¿Cuántas piezas están en el inventario? ¿Qué ocurrió con el pago del Sr. Smith? Para responder a estos tipos de preguntas, por lo general la información debe estar fácilmente disponible, actualizada y precisa.En el nivel operacional, las tareas, recursos y metas están predefinidos y muy estructurados.

Por ejemplo, la decisión de otorgar crédito a un cliente la realiza un supervisor de nivel inferior, de acuerdo con ciertos criterios predefinidos. Todo lo que se debe determinar es si el cliente cumple o no con los criterios.

-Los gerentes necesitan el TPS para supervisar el estado de las operaciones internas y las relaciones de la empresa con el entorno externo. Los TPS también son importantes productores de información para los otros sistemas y funciones de negocios. Por ejemplo, el sistema de nómina que se ilustra en la figura 2-2 junto con otro TPS de contabilidad, suministra datos al sistema de contabilidad general de la compañía, el cual es responsable de mantener los registros de ingresos y gastos de la empresa, y de producir informes como estados de ingresos y hojas de balance. También suministra los datos del historial de pagos de los empleados para el cálculo del seguro, pensión y otros beneficios para la función de recursos humanos de la empresa, además de los datos sobre los pagos de los empleados para las agencias gubernamentales, como el Servicio Interno de Ingresos (IRS) y la Administración del seguro social.

3. ¿Cómo es que los sistemas de información que enlazan a la empresa mejoran el desempeño organizacional?

Lograr que todos los distintos tipos de sistemas en una compañía trabajen en conjunto

ha demostrado ser un gran desafío. Por lo general, las corporaciones se ensamblan por

medio del crecimiento “orgánico” normal y también por medio de la adquisición de

empresas más pequeñas. Después de cierto tiempo, las corporaciones terminan con

una colección de sistemas, la mayoría de ellos antiguos, y se enfrentan al desafío de

hacer que todos se comuniquen entre sí y trabajen juntos como un sistema corporativo.

Existen varias soluciones a este problema.

Una solución es implementar aplicaciones empresariales: sistemas que abarcan

áreas funcionales, se enfocan en ejecutar procesos de negocios a través de la empresa

comercial e incluyen todos los niveles gerenciales. Las aplicaciones empresariales

ayudan a los negocios a ser más flexibles y productivos, al coordinar sus procesos de

negocios más de cerca e integrar grupos de procesos, de modo que se enfoquen en la

administración eficiente de los recursos y en el servicio al cliente.

Existen cuatro aplicaciones empresariales importantes: sistemas empresariales,

sistemas de administración de la cadena de suministro, sistemas de administración de

las relaciones con los clientes y sistemas de administración del conocimiento. Cada

una de estas aplicaciones empresariales integra un conjunto relacionado de funciones

y procesos de negocios para mejorar el desempeño de la organización como un todo.

La figura 2-6 muestra que la arquitectura para estas aplicaciones empresariales abarca

procesos que cubren toda la compañía y, en ciertos casos, se extienden más allá de la

organización hacia los clientes, proveedores y otros socios de negocios clave.

Sistemas empresariales Las empresas usan sistemas empresariales, también conocidos

como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), para integrar

los procesos de negocios en manufactura y producción, finanzas y contabilidad, ventas

y marketing, y recursos humanos en un solo sistema de software. La información que

antes se fragmentaba en muchos sistemas distintos ahora se guarda en un solo almacén

de datos exhaustivo, en donde se puede utilizar por muchas partes distintas de la

empresa.

Por ejemplo, cuando un cliente coloca un pedido, los datos del mismo fluyen de manera

automática a otras partes de la empresa que se ven afectadas por esta información.

La transacción del pedido avisa al almacén para que recoja los productos

ordenados y programe su envío; el cual reporta a la fábrica para que reabastezca lo

que se haya agotado. El departamento de contabilidad recibe una notificación para

enviar al cliente una factura. Los representantes de servicio al cliente rastrean el progreso

del pedido durante cada paso para avisar a los consumidores sobre el estado de

sus pedidos. Los gerentes pueden usar la información a nivel empresarial para tomar

decisiones más precisas y

4. ¿Por qué son tan importantes los sistemas de información para la colaboración y el trabajo en equipo, y qué tecnologías utilizan?

Colaboración es trabajar con otros para lograr objetivos compartidos y explícitos. Se

enfoca en realizar tareas o misiones y por lo general se lleva a cabo en una empresa u

otro tipo de organización, y entre una empresa y otra. Usted colabora con un colega en

Tokio que tiene experiencia sobre un tema del que usted no sabe nada. Coopera con

muchos colegas para publicar un blog de la compañía. Si trabaja en un despacho legal,

participa con los contadores en un despacho contable para dar servicio a las necesidades

de un cliente con problemas fiscales.

La colaboración puede ser de corto plazo, en donde dura unos cuantos minutos, o de

un plazo más largo, dependiendo de la naturaleza de la tarea y de la relación entre los

participantes. La colaboración puede ser de uno a uno o de varios a varios.

Los empleados pueden colaborar en grupos informales de la estructura organizacional

de la empresa, o se pueden organizar en equipos formales. El trabajo en equipo es

parte de la estructura de negocios de la organización para realizar sus tareas. Los equipos

tienen una misión específica que alguien en la empresa les asignó. Tienen que

completar un trabajo. Sus miembros necesitan cooperar en la realización de tareas específicas

y lograr en forma colectiva la misión del equipo. Que podría ser “ganar el juego”,

“incrementar las ventas en línea

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