Propuesta De Un Sistema De Control Interno Contable Al Proceso De Facturacion En La Clinica Ips Medica De Colombia Imec

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE AL PROCESO DE FACTURACIÓN EN LA CLINICA IPS MEDICA DE COLOMBIA IMEC

YORDAN MORA

ADRIANA ORTIZ GUEVARA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ANTONIO JOSÉ CAMACHO FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES CONTABILIDAD SISTEMATIZADA SANTIAGO DE CALI

2013

TITULO

Propuesta de un sistema control interno contable al proceso de facturación de la Clínica IPS Medica de Colombia de la ciudad de Buenaventura.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Los hospitales públicos de Colombia, denominados Empresas Sociales del Estado, Prestadoras de Servicios de Salud, mantienen conflictos con las Entidades Promotoras de Salud y las Administradoras del Régimen Subsidiado, debido a las facturas de cobro que las entidades hospitalarias envían a estas instituciones y son devueltas por inconsistencias en su diligenciamiento. Este hecho acarrea demoras en el pago por servicios médicos prestados. En este proyecto se describe la situación actual de la Clínica IPS Médica de Colombia sus problemas en el proceso de facturación y sus implicaciones.

Para finalmente presentar la propuesta de mejoramiento para el proceso de facturación, que permite un manejo eficiente de las facturas y otros procesos administrativos.

POSIBLES COLABORADORES

Auxiliares de Facturación

Contador General

1. INTRODUCCION

Para todas las empresas se hace prioritario contar con un mecanismo por medio del cual se pueda ejercer control con relación a cada una de las áreas a desempeñar, utilizando elementos que le brinden una estructura permanente que sirva de base y faciliten dichas actividades (Newton, 2003). Y que éste, se vea reflejado en la contabilidad de la compañía, dado que es la contabilidad la herramienta que permite conocer la situación real de una empresa y satisfacer de manera inmediata las necesidades de información para la toma de decisiones y orientación con relación a las actividades de la empresa.

Para las Empresas Prestadoras de Servicios de Salud, la figura legal en Colombia fue creada mediante la Ley 100 de 1993, con el propósito de convertir los hospitales públicos en entes administrativos descentralizados con autonomía financiera y patrimonio propio.

Esta Ley trajo consigo un cambio de paradigma en la forma de financiación de las instituciones hospitalarias: se pasó a subsidiar la demanda en vez de subsidiar la oferta. Este cambio conllevó a que los hospitales, al ver disminuidos sus ingresos por concepto de transferencias de la Nación, se vieran obligados a salir al mercado y facturar sus servicios.

Sin embargo, el proceso de facturación de los hospitales se ha constituido en el cuello de botella para las instituciones que pertenecen a la red pública, lo que se considera la restricción interna más significativa para alcanzar una gestión financiera óptima, (Ordoñez, 2001). Si los hospitales son ineficientes e ineficaces en el proceso de facturación, no tienen el soporte legal para exigir el pago por los servicios médicos prestados. En consecuencia, se entorpecen los procesos de contratación de servicios y adquisición de insumos y suministros que, por ende, conducirá a un aumento en las deudas con sus proveedores y acreedores en general. En otras palabras, al afectarse la liquidez del hospital, se afecta el cumplimiento de sus compromisos a corto plazo.

Este proyecto se desarrolla a partir de las irregularidades que se presentan en el ciclo de facturación de la Clínica IPS Medica de Colombia, las fallas conducen a que la factura de cobro por servicios prestados no se hacen efectivas; es decir, que el cobro por servicios prestados se posterga por la devolución de la factura por parte de las administradoras de los regímenes de salud, al dilatarse el pago el ingreso se aplaza para períodos posteriores, generalmente 180 días después de prestado el servicio médico.

El propósito general de este trabajo, es iniciar una propuesta de un sistema de control interno contable al proceso de facturación, Logrando que todas las personas que intervienen o tienen que ver con el proceso de facturación suministren con eficacia y eficiencia la información solicitada. De aquí se deriva que tanto el personal administrativo como el personal médico (enfermeras, jefes de laboratorio, de rayos X y demás, comprendan la importancia de su papel y la responsabilidad frente al flujo de información.

Lo anterior le brindará a la Clínica IPS Medica de Colombia, un manejo eficiente de las facturas y otros procesos administrativos minimizando el riesgo en la morosidad de las cuentas y tener una mayor liquidez, por medio de controles que permitan obtener una información clara, eficiente y veraz, a la hora de reflejar su estado actual.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La contabilidad se remonta desde años muy antiguos, cuando el hombre sentía la necesidad de controlar y manejar sus negocios familiares de manera adecuada, dándole así prioridad a sus inventarios, los costos de su mercancía y la ganancia que esta les generaba.(Manero, 1976) En la actualidad este margen se ha ampliado de una forma importante ya que por medio de las leyes y normativas que hay en Colombia se ha vuelto de un carácter obligatorio registrar todos los movimientos de cada ente económico.

En Colombia, específicamente el sector de salud es uno de los gremios que presenta mayor dificultad cuando se trata de llevar contabilidad, ya que para cada sector se manejan cuentas diferentes dado que todos los servicios no son iguales. Por esta razón un gran porcentaje de estas empresas no llevan un buen proceso de facturación, aumentando la posibilidad del error, tardanza y pérdidas.(Guerrero, 2007)

El inadecuado proceso de facturación conlleva necesariamente a una situación financiera inestable, y con ello al inoportuno cobro de cartera debido a la ausencia de un sistema debidamente diseñado, con procedimientos que promuevan el seguimiento de políticas, eficiencia de las operaciones y protección de los activos contra el fraude.

La falta de liquidez se asocia principalmente a la ausencia de métodos y procedimientos tales como manuales o políticas que adopte una organización para controlar las operaciones.

Hoy en día se hace necesario para las empresas contar con un sistema de control interno contable que proporcione seguridad razonable y permita la efectividad y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera y acatamiento de políticas, leyes y regulaciones aplicables para la compañía.

La clínica IPS Medica de Colombia, es una empresa prestadora de servicios de salud de la Ciudad de Buenaventura en el Departamento del Valle del Cauca que nace en el segundo periodo del año 2013, atendiendo a la comunidad, prestando servicio de atención médico- quirúrgico a través de los servicios de emergencia y hospitalización. La clínica comienza a operar con 15 camas hospitalarias, 2 quirófanos, una sala de partos un servicio de urgencias con 5 camillas y 2 consultorios, laboratorio nivel II, rayos x y radiografías; además, su equipo humano no es mayor a 30 colaboradores, entre ellos médicos especialistas, médicos generales, enfermeras, auxiliares, personal del campo de la salud y personal administrativo.

La clínica por medio de su equipo profesional a lo largo de este año y medio ha adquirido la atención de pacientes afiliados a IPS (Instituto Prestador de Salud), prestando el servicio de urgencias, este logro es positivo para la clínica, porque genera ingresos significativos al tener entidades aliadas como: empresas de salud contributiva, empresas de salud subsidiada, compañías de seguros, entre otras.

La Clínica IPS Medica de Colombiano cuenta con un buen sistema de facturación, que les brin de de forma verídica la información contable y el estado de sus cuentas por cobrar, el proceso de facturación se inicia desde que el paciente ingresa al hospital, cuando se ingresan datos al sistema como fecha y hora de entrada, nombre completo del paciente, exámenes de laboratorio practicados, suministro de medicinas, operaciones quirúrgicas realizadas, entre otros. Este conjunto de datos permite elaborar la factura de cobro de un paciente atendido por la clínica. Si alguno de esos datos es incorrecto, o mal diligenciados como errores en las liquidaciones, tarifas mal aplicadas, por las coberturas de los servicios, documentos enmendados, por vencimientos de ordenes cuando se generó el servicio, prestación de servicios adicionales a los establecidos en el contrato, documentos sin firmar del paciente, o si alguno de los soportes no se encuentra adjunto a la cuenta de cobro, la administradora de los recursos del sistema de salud, devuelve la factura que después de ser revisada y corregida es enviada de nuevo al sistema de salud para continuar con el trámite.

En ocasiones estas cuentas de cobro no son recuperadas, por tal motivo, la dilatación o el aplazamiento del pago representa déficit financiero para una entidad que cuenta con recursos financieros limitados para atender sus obligaciones a corto plazo,

La situación de la Clínica se ve afectada en la forma como están llevando las transacciones al no permitir manejar de manera adecuada los recursos y se desconoce mucha información que ayuda a tomar decisiones.

De

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