Proyectos

5.1 Proceso de la gestión de costos

En la etapa de planeación debemos contemplar el costo total del proyecto, cubriendo las necesidades de cada actividad contemplada en el diagrama de Gantt.

Las guías del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) distinguen 3 procesos dentro de la administración de costos del proyecto:

1. Estimación de costos: se estiman los costos necesarios para obtener esos recursos. Se identifican las necesidades de la actividad a realizar, se toman en cuenta los recursos humanos y materiales.

2. Presupuesto de costos: se asignan los costos estimados a cada actividad del proyecto. Se negocia el apoyo financiero necesario para realizar la actividad. Por ejemplo, puede ser la inversión en equipamiento o en contratación de personal.

3. Control de costos: se controlan los cambios que puedan ocurrir en los costos estimados. Se busca mantenerse en el rango de costos que se asignó en la planeación del proyecto. Por ejemplo, cuando un proyecto por alguna circunstancia tiene que volver a realizarse, es pérdida de dinero para la empresa y se tiene que buscar evitar los errores en el proceso.

Figura 5.1 Procesos de gestión de costos

5.2 Estimación de costos

El proceso de estimación de costos consiste en identificar las necesidades de cada actividad del proyecto, considerando todos los costos que pueden estar implicados, desde capital humano, recursos, tecnología, hasta las contingencias que se puedan presentar.

La clave al estimar costos es no dejar de lado cualquier imprevisto que podamos tener, así como tener en cuenta todo lo necesario para realizar la actividad; por ejemplo, un error frecuente es no tomar en cuenta los viáticos del proyecto, costo que a medida que se desarrolla la actividad tiene que absorber la empresa.

Hay dos enfoques con los cuales se pueden estimar los costos del proyecto:

La mayoría de las empresas delegan esta función a los responsables de cada actividad (enfoque ascendente). Ellos realizan un presupuesto tentativo de acuerdo a lo requerido por el proyecto para cada actividad específica y se le envía al líder de proyecto (el que administra el proyecto), quien integra los presupuestos de cada área para generar el costo total.

El apoyo para realizar la estimación de costos por parte de los departamentos que realizan las actividades del proyecto es de suma importancia, ya que ellos son los expertos en el tema y logran identificar de mejor manera las necesidades, además que tienen los costos actualizados.

El otro enfoque es establecer un presupuesto general donde se asigne una cantidad a cada una de las actividades o departamentos relacionados con el proyecto (enfoque descendente). Este enfoque ayuda cuando se realizan proyectos similares, sin cambios, donde se tienen dominados los costos del proyecto.

5.3 Presupuesto de costos

Cuando se realiza un presupuesto es imprescindible tomar en cuenta a todos los departamentos involucrados en el proyecto, hasta el más mínimo; no dar por sentado nada.

Después de haber identificado las actividades, los recursos necesarios y los departamentos involucrados, es necesario realizar la junta de planeación. Las juntas de planeación son fundamentales, ya que en ellas se da a conocer al equipo el proyecto y la forma en que se involucrarán, así como los tiempos estimados.

Por lo general, entre más rápido se quiera realizar una actividad mayor costo tendrá, puede ser por recursos materiales o humanos, lo que debe ser considerado en el presupuesto.

En la planeación del proyecto se contempla el presupuesto y los costos asignados por actividad. Al finalizar el proyecto, se evalúa la productividad y se analiza el resultado final de la actividad.

Algunos de los problemas más comunes a los que te puedes enfrentar al realizar el presupuesto son los siguientes:

1. Que los costos varíen durante el transcurso del proyecto; por ejemplo, si se manejan en dólares, éste puede subir cada mes.

2. Subestimar los objetivos, lo que provoca que al momento del desarrollo del proyecto se vea la necesidad de algo superior que no estaba contemplado en el costo original. En ocasiones, no se analiza de manera profunda el proyecto y no se toman en cuenta costos básicos; por ejemplo, los tiempos de entrega adelantada por la necesidad del cliente, provocará un costo extra en sueldos para el personal.

3. El aumento del presupuesto para protegerse en caso de que la organización decida recortar el presupuesto para el proyecto. Hay ocasiones que se exagera al subir el costo del proyecto, lo que ocasiona que el proyecto sea declinado o realizado por otra empresa.

Tema 6. Calidad

6.1 Proceso de gestión de calidad

Para la realización de un proyecto, en la etapa de planeación debemos contemplar el costo total del proyecto, cubriendo las necesidades de cada actividad considerada en el diagrama de Gantt.

Las guías del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) distinguen 3 procesos dentro de la gestión de la calidad del proyecto (Lledó y Rivarola, 2007):

1. Planificación de la calidad: se planifica la calidad identificando cuáles son los estándares relevantes para el proyecto y cómo pueden ser satisfechos.

2. Aseguramiento de la calidad: se asegura la calidad evaluando en forma periódica el avance del proyecto, para así cerciorarse que satisfaga los estándares de calidad establecidos.

3. Control de calidad: se controla la calidad monitoreando los resultados del proyecto para ver si están cumpliendo con los estándares de calidad identificados en la planeación.

6.2 Plan, aseguramiento y control de la calidad

El proceso de planificación de la calidad del proyecto consiste en identificar los estándares con los que se van a trabajar. Hay sistemas de calidad ya certificados como el ISO 9000, los cuales son utilizados para llevar a cabo actividades repetitivas sin sacrificar los estándares satisfactorios.

La calidad no está peleada con la definición del proyecto. Los conceptos de calidad se adecúan a los requerimientos del proyecto. La gestión de la calidad del producto implica políticas que definen los parámetros tanto para la realización de la actividad como al resultado. No todos los productos que manejamos son tangibles, muchos son servicios que requieren los mismos estándares.

Crear políticas de calidad apoya al seguimiento del desarrollo óptimo de la actividad así como del producto final.

Cada una de las actividades son parte de un todo, de un proyecto final, por ello se debe contar con políticas y lineamientos de calidad que aseguren el cumplimiento de los estándares de la calidad. El error que se pueda tener en cualquier actividad va a afectar al proyecto total; son parte del engrane.

Al momento de la planificación de costos se realiza un análisis costo-beneficio que es utilizado para definir los parámetros de calidad y los costos que tendrán consigo tener estos estándares. Entre los costos al implementar acciones de control de calidad y beneficios de la mejora del proyecto se pueden mencionar los siguientes (Lledó y Rivarola, 2007):

Según Lledó y Rivarola (2007), el aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones sistemáticamente planificadas para proveer las herramientas adecuadas para que un producto, proceso o servicio cumpla los requerimientos establecidos.

Existen diferentes herramientas que pueden apoyar al aseguramiento de la calidad:

1. Benchmarking, se compara la forma de realizar las actividades de procesos similares y así establecer estándares de calidad. Esta comparación puede ser entre actividades dentro de la misma empresa o actividades similares de otras empresas.

2. Experimentos, se efectúan generando posibles hipótesis de los factores que influyen en la calidad respecto a lo que se realiza en la actividad.

3. Auditoría de calidad, que consiste en la revisión sistemática y estructurada de los procesos de desarrollo del proyecto, que se hagan de forma similar, detectando las acciones correctivas en caso de que sean necesarias.

Hay que subrayar la importancia del control de calidad en un proyecto, así como contemplar que no existe una fórmula sino que las herramientas se adaptan al proyecto, ya que cada uno requiere políticas y seguimientos diferentes.

El control de la calidad nos apoya para identificar las posibles causas de los problemas a los que se enfrentará el proyecto. En posteriores proyectos se adapta el plan de contingencia como una solución estratégica al problema.

Según Lledó y Rivarola (2007), para el control de la calidad es necesario:

 Identificar los insumos controlables.

 Identificar el producto o proceso.

 Definir las características deseables del producto.

 Definir el nivel mínimo de calidad aceptable.

 Identificar los insumos incontrolables que podrían afectar el nivel de calidad.

 Definir la respuesta deseada en caso de que varíe alguno de los factores incontrolables.

Hay tres actividades en los sistemas de calidad que apoyan al control de la misma realizan:

1. Validación, mediante evidencia se confirma que se realizó la actividad con los estándares establecidos de acuerdo al proceso.

2. Verificación, se da seguimiento y medición a los procesos, de acuerdo a los objetivos establecidos.

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