RELACIONES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS CON LA ORGANIZACIÓN.

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I. RELACIONES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS CON LA ORGANIZACIÓN Las partes que integran un ciclo completo dela Función de Compras, son las siguientes : 1. CONSIDERACIÓN ORIGINAL DE LA COMPRA Antes de adquirir un artículo, se debe decidir si debe o no comprarse, a qué precio, de qué calidad y rendimiento, en qué cantidad, y en qué momento. 2. ORIGEN DE LA REQUISICIÓN DE COMPRAS Cuando se decide comprar algo, esta decisión es trasmítida por medio de una requisición previamente autorizada, misma que puede tomar las siguientes formas : una tarjeta de reorden, repetifiva; una forma de requisición de rutina; o un memorando. La Requisición o Solicitud de Compras, da origen a una compra por la cual, se hará un compromiso, se determinará un grado de calidad, una cantidad, y una fecha de entrega. 3. DETERMINACIÓN DE LAS FUENTES POSIBLES La Función de Compras, tiene la obligación de hacerse cargo de la adquisición, basándose en con0címient05 y experiencias con los proveedores, para determinar al Proveedor que ha de surtir la Orden, para esto el Representante de Compras debe comunicarse en forma verbal o escrita con el Proveedor y solicitarle la corimción.

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ienros H-4 Adquisiciones y Abastecim 4. SELECCIÓN DE. LA FUENTE nfiará la Orden, ir a qué proveedor co calidad, precio, E1Repre5entante de Compras, debe eleg dependiendo de las condiciones que ésre otorgue, como son crédito o financiamiento, y servicio. 5. TRAFICO Y RUTAS nro de Compras, seleccionar el método más Es función del Departame ancía, en caso de que el Proveedor económico y confiable para transportar la men: no preste ese servicio s. EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRAS con el Proveedor, todos los acuerdos tomados, s en la Orden de Compra, de manera que ésta añia y por ¡el Proveedor. Cuando se llega a un arreglo deben registrarse claros y completo representa una obligación contraída por la Comp Por lo general, la Orden de Compra está impresa con las condiciones particu— lares dei Comprador, estándares o cotidianas, a consideración de la aprobación del Proveedor. El objetivo principal de la Orden de Compra, es establecer el dor; las copias dei convenio, servirán para acuerdo a que se líegó con el Provee informar a los departamentos involucrados, las condiciones en que se llevó a cabo la compra y la fecha en la que se podrá contar con el requerimiento. 7. RASTREO Y ABASTECIMIENTO DE LA COMPRA n el Proveedor, el cumplimiento de su obligación; pero el aceleramiento consiste en la actividad realizada para asegurar la entrega pactada en el tiempo programado. El rastreo y la vigilancia para que se cumpla el plazo de la entrega, casi siempre es efectuado por ei Departamento de Compras; pero por lo regular, lo lleva a cabo personal de otros departamentos, con la debida autorización y cuidado de Compras. El rastreo se refiere a revisar, co El rastreo y la vigilancia es un trabajo molesto para el Agente de Compras; pero es una necesidad que da satisfacciones en el momento de recibir la mercancía a tiempo. La carga del rasrreo y vigilancia puede atenuarse al elegir a un proveedor de prestigio reconocido, antes de otorgar la concesión de la Orden, así como en la eliminación sistemática de los proveedores incumplidos, y aún puede disminuir Fila? l EI Sistema de Información para Compras ¡l 5 mas Sl Se insiste a los I . , proveedores de u ' ' ’ , e nndan diario, delas ordenes que esrán colocada;i un mforme) que puede ser 8. RECEPCIÓN E INSPECCIÓN Consiste en ' ' ' recrbrr el material s ' ' ohmrado al de éste l l ’ , par elamente con ' ' us aln , para determinar sr llego lo que se estipuló en la Orden dulC<:mmm fiSICO u 1ceinte personal independiente del Departamento de Oo e mpm: 10 hace ue na a a as ' ' ' m ras en ’ gs de ' , - pecto de auditor1a, estas funcrones se realizan I<):on?un focad0 mas almacenamiento y manejo de materiales J camente con La ins ecció ' - n u . - talón de eïitrega, h551:::(1íc conmsm Slmplcmeme’ en el conteo 0 la 1'CVÍSÍÓH d l del material Y Para PO:5<’-bas de laboratorio, con objeto de examinar la caiidaï:l , _ r10rme - . tccmca_ me’ de ser necesaï' 10, r€curr1r ala inspección Resulta res onsabilid d . o descuidada. P a del Agente de Compras 8113. inspección es suprimida 9. VERIFICACIÓN DE FACTURAS Y PAGOS Esta función - gener a1mente es realizad . . = aporelDe art .. y consrste en examm - P amemo d€ C0nta de esto se Procede ;1ráa veÍ-acidadbde lo facturado; de las facturas d€Penïiileliildg _ v ar e vrsto ucno ara . ’ ‘ necesrtan rr - _ . P _ Pagm al Proveedor. Las - de reccpm_ózs :aploracrones, la primera VCI'LÍIC3.I‘, por medio de lós <iocufa‘ïlïuas f a. 1 e material facturado corresponde al entre d - memos r0ntal’ con la Orden de Com - - ga o) segunda, con- establecido Por el A e g” C1“5105 precios y acuerdos estén conforme alo matemática. n&‘ l\¿<¿‘;ü\nteá\ eqC<¿prpras; tgrcera, comprobar su corrección \‘\)\o Ób>\t\lo)\8.\¡’)&á‘\%0\eda\. . \ \v*Ï \fi."‘i\‘\v{'v Üqt \:ÓU<Ï °k ‘3"Q* PO nCs::ií11pl:a :x(;:rle]r5 t;vanacrones entre la facttira y la Orden de Compra es res- En algunos casos pcaïitaiínento de Compras, encargarse de su pronta solución Depmïmto de ,Cp) l_r;fi‘raber duphcauon de funciones, debido a que tanto facturas est ed nta 1 dad como el de Compras, llev:m a cabo el cont l cl , o pu e aneg12r3e en el Departamento de Contabilidad r0 e las 10. CONTROL DE MATERIAL Y DE INVENTARIOS g I I o Cl. almaLcnamiclït0; 0 C.i de

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.'r'-6 Adquisiciones yAbasrecimientos Compras, lo cual no se recomienda, sino sólo como asesor. El control de materiales pretende asegurar el abastecimiento suficiente, pero no redundante de todos los materiales v de los abasmcimientos de la calidad requerida. Cuando se expiden reórdenes, debe tomarse en cuenta la capacidad del Almacén y las condiciones económicas de compra. ' Los niveles de inventarios, consisten en un límite mínimo y otro máximo de existencias, el mínimo busca asegurar la continuidad de las operaciones y un máximo, que está determinado por limitaciones de espacio, económicas, excesos, y necesidad de utilización- El control de inventarios, influye de manera decisiva en la eficiencia de abastecimiento, como también el estudio que lleva a cabo el Departamento de Compras sobre los mercados. ll. ANÁLISIS DEL VALOR E INVESTIGACIÓN DE LAS COMPRAS Esta función busca, a través de un equipo especializado, el perfeccionamiento de las compras. La investigación de las compras, persigue la mejor manera de procurarse materiales y abasrecimienros. El análisis de las compras comprende varias consideraciones, comienza con esra- blecer lo que se debe comprar, a qué precio, por qué razón esos artículos, qué otras alternativas existen, cuáles son los mejores métodos de adquisición, cuál es la forma más correcta de obtener el abastecimiento, etcétera. El Agente de Compras, es quien lleva a cabo la investigación de las adquisicio- nes, con objeto de utilizar esa información en la obtención de un contrato satisfactorio para la Entidad. 12. ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS Consiste en organizar y supervisar que se cumpla con las actividades y las responsabilidades propias de las compras. La Administración tiene la obligación de mantener informado al Personal, sobre ios objetivos y de conservar relaciones El Sistema de Informac:ón para Compras ¡f-7 I 13. DISPOSICIONES DE SOBRANTES Y DESPERDICIOS DE MATERIALES ddPor ra_zo(rï:es de facilidad, el Departamento de Compras se puede hacer caroo nf:ane¡o e ¡este material, siendo esencialmente una función de Ventas Etístc (t)r;so :;r‘:as pírinlcipEales para disponer de dicho material : que sea reuti1i2ado p:r; or e a mpresa' que sea devuelto al ' ' _ , proveedor ongmal, 0 ue s É:sü;ecapara tla ;enta a compradores de materiales usados o de seguncda EÏ p men o e Compras, debido a sus relaciones con los proveedores y comerciantes, se encuentra en ' ' ' ' _ . posrc¡on para ne omar el destino d tes y desperd100 de materiales. g e los 50bramu 14. AUDITORÍA PERJÓDICAAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS al D(l: t::pa}o de a;d1tor1a lo realiza personal espec1almado en ello, perteneciente Supeararlrti;sento e Contabilidad o al de Auditoría Interna. Tiene como objetivo proce 1entos, seguidos durante el ‘ ' . . dim roceso de la o ' ab ' ' l _ p peracron de asteamiento y en caso de exrsur desvrauones, dar aviso a la Administración para que aplique medidas correctivas. . E - ¡ . 15. REQUERIMIENTOS FÍSICOS PARA COMPRAS @Ïp;ïtf;fiíóíïi; É:rson;l 3Czlellos requerimientos físicos del Departamento de tamméfl ¿le la im ortiz: e tamano ¡y la complejidad de la Empresa, sino com ras U p d a que para la Orgamzaaon represente la Función de . . n grupo e personas capacnadas, acompañadas de un adecuado serv1cm de mecmografia para formular la documentación, y un archivo para guardarla, son fundamentales ara cum ii ' tamento de refi:rcmial p p r parte de las funcrones del Depar- E cr . . . djl Abente de Oompras, debido a sus actN1dad€s de negociación necesita de me os de comumcacron que faciliten su labor. 3

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H—8 Adquisiciones yAbastecimisntos El Departamento de Compras, con motivo de ser tan solicitado, requiere para su mejor funcionamiento, de una sala de espera confortable, por lo que el presupuesto desdnado a ese Departamento, para el fin expuesto, dependerá del número de personal que tenga a su cargo, del terreno que ocupe, de los medios de comunicación que utilice, de la magnitud de su operación, y sus relaciones. La procuración de materiales, abastecimientos, y servicios,

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