Rediseño de la estructura organizativa.

REDISEÑO DE LA

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

DEPTO. DE MICROFINANZAS

DEL BANCO HONDUREÑO DEL Café

(BANHCAFE)

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Elaborado Por:

 Rina Melba de García

                                Contrato de Servicios:

                 BID/FOMIN-BANHCAFE ATN/ME-7118-HO

I  N  D  I  C  E

Contenido                                                                                Página

Resumen Ejecutivo        3

  -  Recomendaciones

Objetivos        5

1.  Situación de la Estructura Actual        5

2.  Estructura Organizativa propuesta        6

    2.1  Organigrama Propuesto        9        

    2.2  Perfiles y Manual de Funciones por puesto de trabajo        10

• Gerencia de Microfinanzas        10
• Jefe de Administración        14
• Jefe de Créditos        18
• Supervisor de Microfinanzas        22
• Asesor de Créditos de Microempresa        26
• Asistente de Operaciones         31
• Auxiliar Contable         34
• Auxiliar de Créditos        37
• Secretaria        41        

Funciones de Gerente de Agencias, respecto a Microfinanzas        44

Responsabilidad Gerente Regional, respecto a Microfinanzas        46

Responsabilidades Comité de Microfinanzas        47

3.  Recomendaciones        48

4.  Anexo – Formulario Utilizado -        49

RESUMEN EJECUTIVO

El Presente trabajo, forma parte de la Consultoría que FUNDAMICRO desarrolla, en la parte organizacional, para el Departamento de Microfinanzas del Banco Hondureño del Café, según contrato de servicios profesionales BID/FOMIN-BANHCAFE ATN/ME-7118-HO; en respuesta al objetivo específico número dos planteado en dicho contrato, que dice:  "Rediseñar, difundir y aplicar una nueva estructura organizativa del DMF, a fin de propiciar la integración del mismo al Banco, considerando las particularidades que el DMF como tal debe de tener para ofrecer un servicio de calidad a las microempresas demandantes de sus recursos".

Bajo ese contexto, y considerando el objetivo descrito como principal, para este caso, se establecen los siguientes  objetivos  específicos:

1. Diseñar la estructura organizativa adecuada para este tipo de institución.
2. Diseñar el perfil de los puestos de trabajo establecidos en la estructura propuesta.
3. Elaborar el manual de funciones y actividades correspondientes a la estructura propuesta.

Luego de analizar y discutir algunos puntos sobre la estructura actual del DMF y de establecer que dentro del BANHCAFE, Microfinanzas no es un departamento sino una división de negocios, ya que el crédito a la microempresa no es un proyecto sino un producto del  Banco; se llega a definir, con base en las mejores prácticas  y considerando las características específicas del negocio de las microfinanzas, que esta División o Gerencia  debe tener una estructura con unidades funcionales.

Entre las ventajas de una estructura funcional se pueden mencionar:  a) el ejecutivo principal esta en contacto con todas las operaciones;  b) existe una clara definición de responsabilidades y funciones; c) fácil medición de resultados.

La estructura organizativa propuesta se establece concibiendo al DMF como una Unidad de Negocios del Banco, cuyo objetivo es el de intermediar recursos financieros con la microempresa hondureña, de forma eficiente y rentable para BANHCAFE; y cuyas funciones principales se centran en ofrecer crédito para actividades productivas (todos los sectores) a la microempresa hondureña y al mismo tiempo ofrecer servicios de ahorros a este segmento de mercado.

Con base en lo anterior, también  se incluyen en el presente informe, una propuesta de estructura organizativa en forma gráfica (Organigrama) , para que la Gerencia General de BANHCAFE la evalúe y apruebe, posteriormente se  difundirá  entre el personal de microfinanzas y del Banco en general.

Asimismo, se han establecido perfiles que deberán cumplir los que ocupen puestos dentro de microfinanzas y se ha realizado un detalle de las responsabilidades y funciones que le corresponden realizar a cada ocupante de un puesto en la División de Microfinanzas.

Recomendaciones:

A fin de continuar con el desarrollo de la consultoría, se presentan a la Gerencia General, las recomendaciones siguientes, solicitando tomar una decisión a corto plazo sobre las mismas:

1. Aprobar la estructura organizativa propuesta para el Departamento de Microfinanzas.
2. Aprobar el manual de puestos y funciones para el personal del Departamento  de  Microfinanzas.

 REDISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

OBJETIVO:

Rediseñar, difundir y aplicar una nueva estructura organizativa del Departamento de Microfinanzas (DMF) del Banco Hondureño del Café, a fin de propiciar la integración dentro del DMF y del mismo banco, considerando las particularidades que el DMF como tal, debe de tener para ofrecer un servicio de calidad a las microempresas demandantes de servicios.

1. SITUACIÓN DE LA ESTRUCTURA ACTUAL

La estructura organizativa actual  de BANHCAFE coloca a Microfinanzas dentro de las Jefaturas de Departamento, sin embargo el nombramiento por parte de la Junta Directiva es de Gerencia de Microfinanzas; ante  tal situación, para el rediseño de la estructura del Departamento de Microfinanzas, debemos  partir de la  ubicación de éste dentro de la estructura del banco.

Como Departamento,  Microfinanzas es un mando medio, a cargo de un Jefe de Departamento y cuyas acciones están encaminadas a desarrollar, tanto él como el personal bajo su responsabilidad, las actividades que la línea de mando inmediata superior  les traza.

Como Gerencia, Microfinanzas es un mando de dirección, a cargo de un Gerente de Área o división  del Banco, en donde se innova, se propone, se establecen los lineamientos que deberán seguir sus mandos medios y los demás departamentos; por otra parte su posición dentro de la escala jerárquica le permite tener una relativa independencia, ya que se mide por resultados y no por procesos, al mismo tiempo le permite contar con la estructura propia y necesaria para manejar miles de pequeñas transacciones con eficiencia.

Nos fueron facilitadas las funciones que realiza el personal, a través de un manual descriptivo, sin embargo al hablar con cada uno de ellos, manifiestan que no tienen definidas las funciones y que nunca se las han dado por escrito, a lo que ellos traducen como falta de organización y planificación  del trabajo.

La estructura interna actual de Microfinanzas presenta relaciones de autoridad que en la práctica no se respetan ya que el personal las desconoce, por lo que es necesario modificarla, al igual que la cultura adoptada hasta este momento, a fin de que responda al desarrollo de las operaciones propias de un área que se responsabiliza de brindar servicios financieros al sector de la Microempresa en Honduras.   Microfinanzas será separada contablemente del Banco, a fin de conocer la eficiencia y rentabilidad de ésta y el aporte a las utilidades del Banco.

En este momento en Microfinanzas, el personal no tiene claro cual es su línea de dependencia jerárquica, los niveles de mandos intermedios son prácticamente ignorados, y el 90% del personal reconoce como jefe inmediato al Jefe del departamento de Microfinanzas, cuando realmente dependen del Supervisor o Ejecutivos de Microfinanzas.

Punto importante para iniciar con el planteamiento de una estructura funcional, con líneas de mando y funciones definidas para la misma.

1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PROPUESTA

Para muchos el término Organización implica  UNA ESTRUCTURA FORMALIZADA E INTENCIONAL DE PAPELES O POSICIONES.

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