Relaciones Publicas

Introducción

Actualmente podemos encontrar un amplio mercadeo de bienes y servicios, en donde podemos encontrar una gran variedad de mensajes dirigidos a diferentes audiencias, con el tiempo esto ha provocado que las personas que son profesionales en la parte que asocia todo lo que tiene que ver con la comunicación de las empresas y los herramientas de las relaciones publicas, para poder mediante esto crear tácticas y estrategias que ayuden a cumplir los objetivos claros de cada empresa y mejorar su reconocimiento, tanto interno como externo.

Tácticas no controladas

Son aquellas que no son controladas por el profesional de relaciones públicas, ya que pierden el control cuando sus informes son entregados o comunicados a un periodista, además estos informes incluyen información sobre el cliente u organización que puede llegar a ser muy importante.

La finalidad u objetivo que tiene esta forma de comunicación es poder tener una cobertura auténtica y adecuada en las acciones o eventos del cliente.

Las tácticas que más se utilizan para comunicar este tipo de acciones son los comunicados de prensa, las conferencias de prensa, los dosieres de prensa y las fotografías con texto al pie.

Otros ejemplos de tácticas no controladas:

 Comunicado de prensa, audio comunicado y video comunicado de prensa

 Dossier de prensa

 Prensa escrita

 Prensa audiovisual

 Cualquier formato y soporte

 Conferencia de prensa

 Fotografías con pie

 Entrevistas

 Medios impresos

 Medios audiovisuales

 Competencias ante medios audiovisuales

 Comparencias ante medios audiovisuales

 Reportajes

 Informar e influenciar a periodistas (llamadas telefónicas, e-mail, fax, newsletters)

 Artículos de información económica

 Publicity financiera

 Publicity de productos

 Cartas al director

Tácticas controladas

Son aquellos tipos de comunicación que son pagadas por el cliente, es decir todo lo que implica con la redacción del material, el formato que lleve y además algo más importante, la publicación en los medios de comunicación.

El formato que lleven este tipo de tácticas incluyen un gran variedad de materiales escritos como pueden ser folletos, revistas de empresa, boletines internos, memorias, materiales audiovisuales (videos corporativo o un PowerPoint) y la comunicación interpersonal que pueden ser discursos, reuniones o entrevistas, además también podemos la publicidad institucional, la defensa( que informa de la postura del cliente sobre un determinado tema o causa: advocacy y advertising), y las diferentes formas de publicidad no comercial que también son medios que se pueden controlar.

Otros ejemplos de Tácticas controladas:

 Tácticas impresas

 Publicaciones del cliente u organización

 Folletos

 Manuales

 Cartas

 Boletines internos

 Pósteres, flyers

 E-mail

 Memorias anuales

 Materiales conmemorativos

 Stands

 Expositores

 Buzón de sugerencias

 Instrucciones u órdenes

 Informes escritos

 Encartes

 Libros de instrucciones

 Tácticas audiovisuales

 Vídeos corporativos o institucionales

 Proyecciones de material audiovisual

 Llamadas telefónicas, mensajes grabados

 Presentaciones multimedia

 Grabaciones de audio, CD-ROM, MP3

 DVD y Blu-ray

 Presentaciones orales con elementos visuales

 Materiales multimedia de soporte

 PowerPoint

 Ayudas al profesor, juegos para estudiantes

 Furgones, autobuses, barcas, aviones, trenes especialmente equipados

 Tácticas de comunicación interpersonal

 Alocuciones, lecturas, seminarios

 Mesas redondas

 Paneles

 Testimonios orales

 Reuniones

 Conversaciones informales

 Demostraciones

 Oficina del portavoz

 Programas de preparación

 Entrevistas

 Instrucciones personales

 Informes personales

 Orientación a empleados

 Asesoramiento legal, médico

 Publicidad de relaciones públicas (no diseñada para estimular la compra

 de productos)

 Publicidad para prensa, televisión, radio e Internet

 Publicidad corporativa

 Publicidad de defensa

 E-mailing directo de publicidad corporativa

 Publicidad exterior

 Publicidad en Páginas Amarillas

 Publicidad aérea

 Materiales especiales: calendarios, ceniceros, bolígrafos, puntos de libro,

 encendedores, pendrives

 Sitios web

Una vez que se tienen establecidos los objetivos, la estrategia y el plan de RRPP, sólo entonces se podrá echar mano de diferentes herramientas y se pondrán en marcha diversas tácticas de relaciones públicas

Algunas herramientas pertenecen originalmente a las RRPP, mientras que otras han sido adaptadas de otros sectores, como la publicidad y otras especialidades del marketing, la política y el periodismo.

De la misma forma, otros sectores intentan adoptar instrumentos de las relaciones públicas para ser más eficaces en la difusión de sus mensajes. Por eso se ve cada vez más publicidad que presenta información comercial como si se tratara de las noticias de un telediario.

A diferencia de los grandes presupuestos que se destinan a la producción de anuncios publicitarios -eso sin añadir los enormes montos que se tienen que sufragar por la compra de medios-, las herramientas y tácticas de las RRPP pueden realizarse con inversiones acotadas, pero de alta eficacia y un excelente retorno en la inversión.

Cabe insistir en que las herramientas y las tácticas, por muy poderosas que hayan sido en una situación determinada, no necesariamente tienen que funcionar para todas las organizaciones ante cualquier circunstancia. Para obtener los mejores resultados en su utilización, tendrían que haber sido concebidas en el marco de una estrategia clara y convincente.

A continuación se presentan una serie herramientas de relaciones públicas que se han utilizado con éxito. Dependerá de las necesidades y de la estrategia de cada organización que unas u otras puedan dar los mejores resultados en un momento y en una situación determinados.

Seguimiento de medios

Cualquier organización ha tomado plena conciencia de la importancia de saber qué información dan los medios al público sobre el entorno general, sobre su sector en específico, sus competidores y particularmente sobre sí misma y sus propios temas.

Si no se sabe lo que dicen los medios, no se podrá gestionar eficazmente la imagen y la reputación de la organización. Pero tanto como conocer la «opinión publicada» es fundamental compilarla con coherencia, transmitirla con rapidez y evaluarla con agilidad para dotar de elementos de valor que permitan a los profesionales de relaciones públicas tomar las decisiones más convenientes en el marco de una estrategia de comunicación.

La realización de este trabajo de forma interna implica un esfuerzo para la organización que no se justifica en términos de tiempo y recursos, porque las personas dedicadas a esta labor implicarán un coste, el gasto en compra de medios será alto, mientras que el número de soportes monitorizados será siempre menor que el de un servicio especializado, dando al final resultados mediocres.

El seguimiento de prensa conviene contratarlo a una empresa especializada, ya que, por una economía de escala, puede ofrecer un servicio sistematizado y profesional, a la vez que más económico.

Bases de datos

La labor de las relaciones públicas tiene mucho de intermediadora entre un enorme número de públicos con orígenes y objetivos distintos, lo que determina también que éstos no puedan ser abordados de manera uniforme, sino específica. Incluso dentro de los mismos grupos existen individualidades que tienen que ser atendidas de una forma especial.

Por este motivo es necesario contar con instrumentos que recojan toda la información de los públicos de una manera rápida, asequible y eficaz. Estas herramientas son las bases de datos.

Hay muchas organizaciones que consideran que una agencia o un profesional de las relaciones públicas tienen que contar con bases de datos para cualquier fin. Esto no es exactamente cierto, puesto que muchas de éstas tienen que ser creadas ex profeso a partir de unas necesidades específicas.

De hecho, existen consultoras especializadas en el desarrollo, creación y gestión de bases de datos (BBDD) que cobran altos honorarios por sus servicios.

Una BBDD tiene que plantearse como la base de trabajo en la que se apoyará el resto de las actividades de relaciones públicas. Se podrá tener la mejor estrategia, unas tácticas excelentes y magníficas herramientas de RRPP, pero si la base de datos fue mal concebida y creada erróneamente, la información nunca llegará a sus destinatarios y será como si nada se hubiera hecho. En resumen, un auténtico fracaso.

Mensajes clave

Se

...