Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Documentos Recibidos

Yuseira Madariaga

Keila Bayona

Sindy Criado

Yadira Quintero

Fabian Alexander Vergel

Presentado a la instructora Zoraida Contreras

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Técnico en Producción de la Información Administrativa

Ocaña

2008

3. Unidad de Correspondencia: En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, registran y entregan los documentos y comunicaciones que entran, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.

• Objetivo. Es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativo,  provenientes de diferentes fuentes externas, así como la generada por toda la dependencia que conforma el organismo.

• Misión. Tiene como propósito principal, centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

• Visión. Contribuirá a agilizar los procesos internos, a través de un sistema en red para el control de la documentación interna y externa, a fin de cumplir con los objetivos de la Institución para alcanzar los niveles máximos de la eficiencia.

Funciones. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.

• Recibir la correspondencia, para lo cual deberán colocar sello oficial y anotar la fecha y hora, nombre y firma de quien recibe.
• Establecer un registro de ingreso de la correspondencia.
• Entregar la correspondencia recibida a la instancia correspondiente.
• Llevar un registro de la salida de correspondencia.

Estructura de la Unidad de Correspondencia 

1. Sección de Recepción y Control: Se encarga de organizar y registrar toda

la documentación que ingresa al Ministerio del Trabajo y Seguridad Social de los usuarios  internos y externos, así como enviarla a las distintas Direcciones que conforman dicho Organismo.

2. Sección de Distribución: Se encarga de clasificar y registrar la documentación generada por el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social.

MEDIOS DE INGRESO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Los medios que se utilizan son:

-Internet

-Fax

-Correo electrónico

-La que es recibida directamente por el encargado del archivo

CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION (PRODUCIDA Y RECIBIDA)

-Actas

-Directorios

-Formatos

-Inventarios

-Listados

-Plan de compras

-Acuerdos

-Resoluciones

-Leyes Ordenanzas

-Decretos

-Estatutos

-Reglamentos

-Plan de Acción

-Circulares

-Proyectos institucionales

-Pólizas

-Cotizaciones

COMO RECIBIR LOS DOCOMENTOS

Procesos para recibir la documentación,

Correspondencia personal

Folletos – Revistas y Publicaciones

Correspondencia para la empresa

Correspondencia Personal: Es toda aquella que esté dirigida con nombre propio de la persona y NO TENGA el carga que esta desempeñando en la empresa. O la que esté marcada “CONFIDENCIAL “– “PERSONAL “o “SOLO PARA ABRIR EL DESTINATARIO        “NO ABRA   CORRESPONDENCIA”

Solamente imprímele la fecha de recibido con el sobre. Use un fechador de caucho para facilitar la claridad. Hágala llegar directamente al interesado.

Folletos- Revistas y Publicaciones: Si esta dirigida a la empresa, páselos a la dependencia u oficina interesada. A los dirigidos a titulo personal, déles el mismo tratamiento de la correspondencia personal. Imprímale también la fecha de recibido.  

Correspondencia para la empresa: Son los sobres dirigidos a nombre de la empresa. O a una persona con el cargo que desempeña.

Verificar siempre que los envíos recibidos SI correspondan a su empresa o a un funcionario de ella. El correo a  veces se equivoca al introducir correspondencia en los apartados.

Devuelva  SIN ABRIR la correspondencia dirigida a un destinatario desconocido.

Después de tener la seguridad que los sobres indican que la correspondencia es para su empresa, proceda a desempacarla y.

• Compare si está firmado
• Verifique la inclusión de anexos
• Comprueba si el documento trae dirección del remitente
• Verifique a quien esta dirigida la correspondencia  

RADICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Para efectos de correspondencia, radicar una carta es situarla en la empresa. Para ello nos valemos de un sello que, al imprimírselos a la carta, indica que es de propiedad de la empresa y por lo tanto, va a “vivir” en ella. Este sello se conoce con el nombre de RADICADOR.

Este sello debe tener por lo menos los siguientes datos:

• Logotipo de la empresa
• Numero de orden
• Hora y fecha de recibido
• Pase a
• Atendido

Impresión del sello radicador: Se coloca en la parte superior derecha de cada carta. Se inicia con la numeración a partir del 0001.

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

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