Sistematizacion De Los Proyectos Administrativos Y Juridicos De La Supertendencia De Notario Y Registrado

DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION

Fecha: 2012

Banco de programas y proyectos de inversión nacional

Nodo: 1251

1. IDENTIFICACION

Código BPIN: 0064-00221-0000

Entidad responsable: Supernotariado

Versión: 02

Año presupuestal: 2012

(Año inicial de Registro: 2.002)

2. CLASIFICACION

Tipo de gasto: 04 Subtipo de gasto: 3 Investigación y estudios: Levantamiento de información para procesamiento

Tipo especifico de gasto: 0430

Levantamiento de información para procesamiento

Sector: 0800

Intersubsectorial justicia

Programas PND: 010307

Audiencia pública: no

3. LOCALIZACION

Región: 07 Bogota

Departamento: Distrito Capital D.C.

Municipio: Bogotá

Resguardo:

Localidad

JUSTIFICACIÓN

Proporcionar un mejor manejo de la información generada tanto en la superintendencia como en las oficinas de registro con la adquisición e implementación de un sistema de información integral, administrativo, jurídico y documental como herramientas de apoyo e integración de procesos, que permite: aprovechar el sistema actual y sus componentes de funcionalidad fundamentales, mejorar procesos y procedimientos, obtener datos enlazados en la SNR, base de datos registral y notarial que está conformando la entidad, evitar duplicidad de esfuerzos reduciendo el tiempo de procesamiento, ahorrando en horas hombre y obteniendo resultados en menor tiempo, optimizar la utilización de recursos, facilitar la consolidación y presentación oportuna de información a los diferentes organismos de control estatales, además proveer a la SNR de herramientas que facilite las consultas de normas jurídicas, el registro y el control de litigios jurídicos en los que intervenga la entidad, aplicando las políticas y estándares parta facilitar su interoperabilidad con las demás entidades del estado.

Permitir a la SNR disponer de equipos actualizados que brinde la seguridad física y ambiental para el almacenamiento y procesamiento de la información administrativa, jurídica y documental.

DEL FONDO DOCUMENTAL: La Implementación de un Sistema de Gestión Documental entendido como un conjunto de actividades tendientes a la planeación, diagnostico, requisitos técnicos y administrativos, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la SNR, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, se logra, definiendo el programa de gestión documental con los ciclos vitales de los documentos de la Entidad, las Tablas de Retención Documental, actualizadas, siguiendo las Normas constitucionales para los Archivos, los artículos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 95, 112 y 313 de la Constitución Nacional de 1.991; el Articulo 24 y 26 de la Ley 594 de 2000; el Acuerdo No. 039 de Octubre 31 de 2002 del Archivo General de la Nación, asignando el tiempo de permanencia de los mismos, definiendo estrictamente las series y sub-series que correspondan a la estructura actual de la Entidad y que deben ser actualizadas cada vez que se modifique la estructura orgánica de la SNR.

De acuerdo con la Ley, da la obligatoriedad a las Entidades del estado de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental, es imperioso efectuar la actualización correspondiente, teniendo en cuenta las condiciones de edificios y locales destinados a Archivos, las técnicas de conservación de los fondos documentales, orden y organización de los archivos de gestión, para resguardar las memorias de la Entidad, respaldar la gestión documental, garantizar la organización y permanencia de la documentación y optimizar el desempeño institucional.

Las Tablas de Valoración Documental, deberán ser elaboradas, de acuerdo con las obligaciones que emanan de la Constitución política de Colombia, y las disposiciones dictadas por el Archivo General de la Nación, específicamente con el Acuerdo No. 049 del 05 de Mayo de 2000, el Acuerdo No. 037 de Septiembre 20 de 2002, el Acuerdo No. 042 del 31 de Octubre de 2002, el Acuerdo No. 002 del 23 de Enero de 2004 y la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Estos procesos garantizarán a el cumplimiento de las normas sobre Archivos dictadas por el Archivo General de la Nación, el acatar las recomendaciones emanadas de las diferentes Entidades de Control del Estado, cumplir con las obligaciones dictadas por la Constitución Política de Colombia y ofrecer a la ciudadanía un testimonio claro y transparente, sirviendo como fuente de historia y ofreciendo herramientas fuertes de decisión a la gestión administrativa de la Entidad en la toma de decisiones.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA O NECESIDAD

La entidad con el fin de hacer más ágil y eficaz el proceso administrativo y financiero, dio inicio a la implementación del software administrativo y financiero (ERP), transferido mediante convenio interadministrativo por la Secretaría de Hacienda Distrital, compuesto por los módulos de tesorería, contabilidad, presupuesto, recursos humanos, archivo y correspondencia, activos físicos y contratación.

Para el año 2007, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público programó a la Superintendencia de Notariado y Registro en la implementación del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) con los siguientes módulos: Tesorería, Contabilidad, Presupuesto, Gestión de bienes y Contratación, de acuerdo al decreto reglamentario 2789 del 2004, Circular 31 de diciembre 2010 del MHCP.

En esta forma, los módulos de Recursos humanos y Archivo y Correspondencia, continúan funcionando separadamente al SIIF y por tanto no se obtiene un trabajo cooperativo e integrado entre los diferentes grupos operativos y administrativos.

La implementación inicial consistió en la adaptación del software adquirido a los procesos y estructura de la Superintendencia, bajo los sistemas de información modulares independientes sobre base de datos ORACLE, por lo anterior, se requiere de la integración y ajuste de los mismos, teniendo en cuenta la nueva estructura administrativa según decreto 2163 de 2011 y la normatividad vigente.

Actualmente la entidad cuenta con los módulos de PERNO, subsidio Notarial y el Software de vivienda los cuales los dos primeros fueron implementados en el año 2004.

Por requerimientos de los órganos de control y para dar cumplimiento a la Ley 190 de 1995, se da inicio a la implantación del módulo de atención al ciudadano (QUEJAS Y RECLAMOS) y al diseño, estructura e implementación del programa de gestión documental.

De acuerdo al seguimiento físico y financiero para los años 2005 y 2006, el proyecto mantuvo la leyenda previo concepto – DNP; para el 2007, la entidad logró obtener el concepto favorable y levantamiento del previo concepto, logrando alcanzar una ejecución del 88% de lo apropiado para la vigencia, es decir, $1.114.382.371,92 recursos invertidos en las siguientes actividades:

ACTIVIDADES PREVISTAS 2007 MATERIALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD VALOR APROPIADO VALOR CONTRATADO

Ajuste de los módulos de atención al ciudadano, compensaciones notariales, personal y nómina y correspondencia Convenio interadministrativo con el Ministerio de Educación Nacional para la implementación del módulo de quejas y reclamos.

- Contrato No223 de 2007. para el ajuste y desarrollo de nuevas funcionalidades para los módulos de CORDIS, PERNO e implementación del sistema de atención al ciudadano. 118.942.200 107.476.172

Definir, diseñar e implantar el programa de Gestión Documental Convenio interadministrativo 247 de 2007, entre la SNR y el Archivo General de la Nación, con el objeto de realizar el diagnóstico y diseño del programa de gestión documental de la entidad. 976.786.200 976.786.200

Contratación de servicios de interventoría al sistema de información administrativo y al sistema de gestión documental Actividad asumida por la entidad. 109.572.840 0

Riesgo e incertidumbre del proyecto Contrato de prestación de servicios 216 de 2007, digitalización de los archivos sucesorales y actualización de las hojas de vida de los notarios. 60.698.760 30.120.000

TOTAL 1.266.000.000 1.114.382.372

La actual Administración consciente que la planeación, programación, organización, dirección y avance de la Entidad se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información, por ello se encuentra comprometida con el desarrollo de su Programa de Gestión Documental – PGD partiendo de la elaboración del diagnóstico documental mediante convenio suscrito con el Archivo General de la Nación-AGN; en buscas de la modernización de la Entidad mediante el diseño de nuevas estrategias que permitan dar solución a la problemática de producción, trámite, organización, conservación y recuperación de los documentos, además del material técnico, que posteriormente se convertirá en memoria viva de la Institución, lo cual en consecuencia es la garantía de que toda labor realizada se conservará para su proyección en el futuro aplicando la ley 594 del 2000.

Los documentos de archivo de la Superintendencia tienen su origen en la correspondencia recibida

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