También se compara el presupuesto actual con el anterior, para ver la comparación entre ambos años

Orquidea Castillo Paiz

X Semestre

Licenciatura en Administración Educativa

Elaboración de Presupuestos

Control Presupuestario

Entrevista 1

En la primera institución educativa en la que se realizó la entrevista, son dos los encargados de realizar el presupuesto, la directora académica y el director general, quien también es el dueño. Para realizar el presupuesto se toman en cuenta aspectos como los siguientes:

• Los ingresos que tiene el colegio.
• Los gastos que se realizan durante el año.

Para llevar un control sobre su presupuesto se apoyan en distintos documentos tales como:

• Los estados financieros del colegio
• También se compara el presupuesto actual con el anterior, para ver la comparación entre ambos años.

Por ser un colegio pequeño es un poco más sencillo, según los encargados,  revisar el presupuesto, ya que no se incurren en muchos gastos, y regularmente son gastos fijos los que tienen.

Además al no incluir tantas personas en la elaboración del presupuesto hace que sea más fácil llevar un control, y que haya mayor flexibilidad al momento de realizar un gasto o de tener que mover de dinero para otra cosa en un momento de emergencia.

Entrevista 2

La entrevista realizada en la segunda institución educativa, por ser una institución más grande, lleva  un poco más de tiempo elaborar el presupuesto, en esta institución cuentan con un Manual de Procedimientos de Presupuesto, ya que por ser más grande, deben tratar de minimizar el tiempo en realizarlo, sin embargo, según mencionan siempre lleva por lo menos un mes trabajar el presupuesto completo.

La institución realiza el presupuesto para el siguiente año entre las últimas dos semanas de noviembre y las dos primeras de diciembre, para la elaboración del presupuesto se reúnen el Director General, el contador, el director ejecutivo, y los directores académicos de cada nivel, al final tiene que ser aprobado por el consejo directivo de la institución.

Para realizar el presupuesto toman en cuenta lo siguiente:

El Presupuesto General se compone de:

• Presupuesto de ingresos: que es lo que se proyecta ingrese a la institución por los servicios que presta (cafetería, servicio de bus, colegiaturas, inscripciones, bonos, alquiler de libros).
• Presupuesto de gastos: que es lo se proyecta saldrá de la institución (pago de personal, mantenimiento de las instalaciones, seguridad, pago de servicios).

Para llevar un control interno en el presupuesto se manejan los siguientes documentos:

• Los Estados Financieros de la Institución.
• Los Proyectos, Planes y Programas de la Institución.
• Los informes de Almacén.
• El Presupuesto anterior.

Para llevar a cabo un mejor control presupuestario, ya que es una institución educativa bastante grande, se toman en cuenta los siguientes pasos.

1. Elaboración y aprobación del presupuesto.
2. Elaboración y aprobación del programa anual  por mes.
3. Apertura del libro oficial del presupuesto.
4. Ejecución del presupuesto.
5. Control y seguimiento presupuestal.
6. Elaboración del Balance.
7. Elaboración y entrega de informes a los órganos de control.

Para que sea más fácil identificar los gastos y se les dé el mismo nombre a los gastos, cada rubro del presupuesto tiene asignado un código.

Comparación:

• Como se puede notar en la primera institución, por ser más pequeña no toman en cuenta todos los pasos para el control presupuestario, a la vez por ser menos personas las que intervienen en el proceso es más fácil realizar el presupuesto, y no tienen tantos gastos. Pero a la vez por no llevar un correcto control, mencionan que algunas veces se han dado cuenta que ha habido gastos pequeños que podrían haber evitado de haber tenido un adecuado control.

• En la segunda es un proceso más elaborado, en el que incluso tienen un manual de procedimientos para la elaboración del presupuesto, ya que por ser más grande, y participar más personas, necesitan planificar las actividades anuales, y tener fuentes de referencia de actividades pasadas, para ver que variaciones tiene y si hay algún gasto que se logre reducir o si hubo una pérdida ver de qué manera se logra corregir para que no vuelva a ocurrir.

Recomendaciones:

• A  la primera institución educativa, se le recomienda hacer una correcta planificación, para llevar un mejor control y así establecer normas e incrementar el rendimiento económico.

• También se les recomienda tomar medidas correctivas, como incluir a un contador ya sea externo o interno, para poder mejorar su control, ya que nada mejor que el consejo de un experto en el área económica.

• Para la realización de un buen presupuesto, se recomienda  incluir más personal, sería bueno incluir al jefe de mantenimiento, y antes de elaborar el presupuesto pedir al personal docente que hagan una lista de materiales que necesitarán para su clase, así de esta manera se pueden incluir dentro del presupuesto.

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