Un banquete

BANQUETES:

Hoy en día los Banquetes son actos muy generalizados que se producen por diversos motivos, debido a la necesidad de contactos entre las personas. Aunque las costumbres y los menús han sufrido una gran transformación, su finalidad en líneas generales, deja en segundo plano el factor comida; ya que el motivo principal en la mayoría de los casos salvo los banquetes tradicionales, es reunir a un determinado número de personas para un fin determinado.

UN BANQUETE: es una comida espléndida a la que concurren muchas personas para celebrar algún acontecimiento especial. Dado el gran incremento que debido a la vida moderna y el progreso que ha tomado el turismo, la extensión de contactos internacionales y de ámbito nacional, por la facilidad que representa el viajar de un lado del mundo a otro, han traído como consecuencia el poder celebrar en los Hoteles y en los centros de convenciones un sin número de congresos, conferencias y reuniones de negocios; encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales.

Los Banquetes se clasifican en:

-Bodas -Bailes de Empresas -Desfiles de Moda

-Cenas de Gala -Homenajes -Comidas de Negocios

-Cenas de Fin de año y Reyes -Seminarios -Presentación de personajes

-Congresos -Conferencias -Cumpleaños

-Cócteles con distintos motivos -Rueda de prensa -Inauguraciones

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA:

Para la realización perfecta de un servicio de Banquete vamos a exponer una organización cuyo engranaje debe montarse con el fin de que, en su momento se pueda hacer frente a todo tipo de servicios o banquetes, de forma que estos se lleven a cabo sin una sola falta de organización y hagan que el cliente encuentre todo, según era su deseo. La organización administrativa de este servicio requiere una especial atención a un sistema de archivos e impresos, ya que estos facilitaran un control exacto de todo cuanto deba hacerse.

Es importantísimo tener controlados los mas mínimos detalles de un servicio, desde el primer contacto con el cliente hasta la realización del mismo. Los impresos a utilizarse por el orden que se precisan son los siguientes:

A-) RESERVAS DE SALONES:

Se trata de un formulario con la fecha y con unos cuadros donde consta el nombre de cada salón. Finalizada la visita del cliente bien haya sido personal o telefónica, tentativa o definitiva, se anotará la reserva en este libro que tiene como objetivo tener constancia de los salones ocupados para que en ningún caso puedan venderse un “Salón dos veces”, lo cual acarrearía un gran problema de difícil solución. En cada casillero del formulario se deben apuntar los siguientes conceptos:

-Salón, Fecha en que se registra la reserva.

-Nombre del cliente, domicilio y teléfono, tipo de Banquete, Hora, Número de personas, Observaciones.

Las anotaciones en este libro deberán hacerse siempre con lápiz, con el fin de poderlas borrar en caso de cancelación. Las cancelaciones deberán hacerse constar en el casillero correspondiente, con el fin de que, quede constancia de lo que se ha borrado o cancelado.

Cuando un cliente solicita un servicio una fecha determinada y los salones están todos comprometidos pero no confirmados, antes de dar una negativa, el responsable de banquetes deberá ponerse en contacto con el cliente que tenga hecha la reserva para recordarle que la tiene y ver si puede confirmarla. Esto deberá hacerse con tacto, pues el cliente puede molestarse y perder ese servicio, por ésta razón no debe llamarse a un cliente cuya visita sea muy reciente, sino que por el contrario, decirle al nuevo cliente que pasados algunos días se tratará de solucionar la forma de darle un salón.

B-) PRESUPUESTO DE BANQUETE – ORDEN DE SERVICIO:

La organización de servicios confirmados deberá llevarse a cabo dos (2) días antes de su realización con el fin de coordinar con tiempo, todos los departamentos que tengan que ver algo con el servicio, y que queden enterados y puedan preparar lo que les corresponda hacer.

Al confeccionar esta orden se tendrá especial cuidado en que figuren bien claramente todos los detalles del servicio, añadiendo los apéndices necesarios que puedan concernir a cada departamento. A parte del día, hora, número de personas, y demás datos del evento a realizar en la orden de servicio deben figurar:

1- Menú: Especificando el nombre de cada plato, bebidas y aperitivos. Los menús pueden ser de: Coffee Breaks, Desayunos, Almuerzos, Cenas o Picaderas.

2- Forma en que se ha de realizar cada servicio y montaje.

3- Observaciones a cocina y pastelería sobre la forma en que se servirá, y si es necesario la forma en que debe prepararse cada plato.

Los apéndices pueden ir dirigidos como observaciones a los siguientes departamentos, que son los que usualmente colaboran de una forma mas directa con el departamento de Banquetes, y por regla general en cada servicio. Estos Departamentos son:

RECEPCIÓN Y CONSERJERÍA:

Para que informe a sus empleados y se encargue de poner los carteles o pizarra con la información básica del evento indicados, en zonas de acceso a los salones; que estén pendientes a la llegada de los invitados y puedan indicarles a su entrada por la puerta principal, al lugar a donde deben dirigirse.

AMA DE LLAVES:

Para que se encargue de la limpieza de los salones y zonas próximas, antes y después de cada servicio, con especial atención a los baños.

SERVICIOS TÉCNICOS – DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO:

Para indicarle la necesidad de luces, sonidos, aire acondicionado, colocación de carteles o decoraciones, tarimas, pistas de bailes, etc.

CONTRALORÍA – DEPARTAMENTO DE CRÉDITO:

Avisar sobre la forma de pago en que se realiza el banquete, y si es preciso algún cajero para el mismo.

COMPRAS:

Si se requiere comprar algo especial para el servicio

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