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Técnicas de relevamiento para el desarrollo optimo  del sistema de Gestión Comercial (Empresa Petrobras).

Nuestra organización creyó conveniente realizar dos técnicas de relevamiento diferentes, estas son por medio de una entrevista al personal de la Estación de Servicio. La primera técnica a empleada trato de una conversación en la cual permitimos que el personal entrevistado nos haya comentado las tareas desarrolladas en un día laboral, sin que se omitiera ningún detalle de la operatoria del negocio. La segunda técnica realizada es la lectura de un cuestionario con preguntas muy puntuales sobre determinadas tareas que se concretan en la jornada de trabajo.

Este método de relevamiento fue aplicado con cada una de las personas que trabajan en los distintos sectores de la Estación de servicio, Jefe de la Estación, Encargados de Turno, Cajeras, Repositoras y Operarios de Playa.

Sin dejar de lado también que debimos entrevistar a la gente que compone la  Gerencia de Comercialización de Petrobras. Pues necesitamos saber que información  desean obtener cada uno de los departamentos de la Gerencia por medio de la operatoria con el Sistema de Gestión Comercial.

Todo esto no ayudara en la toma de decisiones sobre como hacer un sistema que pueda suplir todas las expectativas de cada sector de la Compañía Petrobras.

Además de las entrevistas como parte de la documentación para analizar nuestra comisión a  conseguido una copia del sistema de Gestión Comercial que esta siendo utilizado en las Estaciones de Servicio de la Red de Petrobras. La idea es realizar un profundo análisis del mismo para poder implementar cierta similitud en la interfaz gráfica y en el ingreso de datos del nuevo sistema de gestión comercial, de esta forma lograremos que los usuarios sientan una mayor seguridad al operar el mismo.  Así disminuiremos la posibilidad de errores en las operaciones o la mala interpretación de las funciones del sistema nuevo.

REF: Entrevista con el Jefe de Estación Costanera, Sr. Ricardo Rojas realizada el 08/05/2006.

Lo que nos ha comentado el Jefe de Estación Señor Ricardo Rojas, sobre su jornada laboral. El nos dijo lo siguiente:

Llego a la Estación de Servicio  casi todos los días a las nueve de la mañana, menos los Domingos ya que es mi día de franco, pero suelo llamar estos días para saber si hay alguna novedad.

En la semana lo primero que hago es controlar el cierre del día anterior, esto lo hago en la computadora de la oficina. Aquí observo las ventas del día del sector comida y las ventas de playa, también observo las proyecciones de estas ventas para saber si llegaremos a las metas propuestas en el mes. Controlo además que esta información llegue en forma correcta a la Gerencia de Comercialización.

Miro con cuidado las rendiciones de las cajas que se realizaron turno a turno y que coincidan con los  valores de dinero en transito, y si se realizaron depósitos en el banco que estos sean iguales a las cifras que  declara el sistema. Pues cualquier diferencia tiene que ser informada a la Gerencia para detectar donde esta el problema. También debo llevar a cabo  controles con respecto a diferencias que puedan ocurrir en cuanto al combustible errores de lectura, o en los ingresos de combustible al cargar los valores  de los remitos en el sistema. También los arreglos en las diferencias de stock que se producen con faltantes o sobrantes de mercaderías.

Los encargados realizan algunos de estos controles pero yo como Jefe de Estación también debo realizar mis propios controles, pues soy el que responde a la Gerencia como responsable total de la Unidad de Negocio.

Toda esta labor debo realizarla cuidando que el negocio opere en forma correcta, que los niveles de calidad en cuanto al servicio de atención al cliente y a los productos que comercializamos sean  óptimos con respecto al los estándares que ofrece nuestra compañía.

Dentro de las tareas de toda la operatoria de la unidad de negocio esta el relevamiento de los informes para la Casa Central, es información que hay que enviar todas las semanas con datos que son para los diferentes departamentos por ejemplo: a Recursos Humanos hay que enviar las novedades con respecto  a las ausencias de personal, también ellos nos avisan si el personal tiene que realizar alguna capacitación especial, etc. A Marketing hay que enviar los resultados sobre la cantidad de ventas de las promociones del mes, al sector de Administración enviamos las facturas de los arreglos que se realizan en el negocio y otras eventualidades. A Compras enviamos los pedidos de mercaderías, respuestos, lubricantes, combustibles, etc. Además enviamos los remitos junto con el ingreso que realizamos al sistema, para que ellos realicen el pago al proveedor que corresponda. En cuanto al combustible enviamos el remito con el ingreso impreso que nos da el sistema cuando se realiza el ingreso  al sistema. Sobre esto no se realiza pago ya que la compañía realiza la extracción y proceso de los combustibles. Entre otra información que debemos compartir es la que mandamos a nuestro Sub administrador, con análisis de rentabilidad, ventas, proyecciones y novedades.

A medida que estoy realizando estos informes salgo de la oficina y voy al local de comidas a tomar un café, desde allí observo la labor de los empleados de la playa y del local de comidas, también invito a los encargados acompañarme con el café y  charlar sobre el negocio y las novedades. Y así transcurre mi día de trabajo, sin contar aquellos días que tengo reuniones con mis superiores o algún curso de capacitación.

Bueno espero haberle sido útil con la información que les he brindado y estoy a su disposición para cualquier consulta.

Todo esto es lo que nos comento el Señor Ricardo Rojas, Jefe de la Estación Costanera perteneciente a la Compañía Petrobras. Después de todo lo declarado por él comenzamos con la segunda etapa que fue la de leer el cuestionario para que nos respondiese preguntas mas puntuales.

El cuestionario lo mostramos a continuación de este documento.

[pic 20]

REF: Entrevista con el Encargado de Turno de la Estación Costanera, Sr. Francisco Sánchez realizada el 08/05/2006.

Lo que nos ha comentado el Encargado de Turno Señor Francisco Sánchez, sobre su jornada laboral. El nos dijo lo siguiente:

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