Control Interno

POLITICAS

"Por política, los visitantes que deseen ingresar a la compañía deben registrarse en la caseta de vigilancia ", "Por política, todas los maletines del personal y visitantes que salgan de la compañía, tienen que ser revisados’.

¿Le son familiares estas y otras políticas similares? De hecho, en un principio uno siente las políticas como actitudes exageradas o sin sentido. Sin embargo, por un lado, las políticas mantienen una organización ordenada, y por otro, las políticas deben ser pasadas y diseñadas para facilitar que las cosas se hagan correctamente.

Las políticas bien desarrolladas pueden ayudar a evitar el desorden dentro de una organizadora y políticas mal diseñadas pueden paralizar la organización.

El propósito real de las políticas en una organización. Es la burocracia administrativa y ayudar a la organización a obtener utilidades.

Una política tiene razón de ser. Cuando contribuye directamente a que las actividades y procesos de la organización logren sus propósitos.

Todas las organizaciones conscientes o no de ello, se rigen por políticas independientemente de que estén o no por escrito. Sin embargo, al comparar los resultados que obtienen dos empresas de un mismo giro, observamos que hay en algunos casos diferencias abismales, por ejemplo, que hace que en un banco le den a uno un asiento mientras espera, y en otro no, porque una pizza llega a domicilio antes de treinta minutos y en otros casos hay que esperar casi una hora para ser atendido, por qué una línea Aérea permite el pago del vuelo en cómodas mensualidades y otro no.

Como puede una empresa ofrecer una computadora en mil dólares y otra del mismo tipo ofrecerla en dos mil. y si volteamos a nuestra derecha, a nuestra izquierda, hacia dentro y hacia afuera, podemos observar miles de ejemplos que nos hacen sorprendernos de por qué unas organizaciones si la hacen, y otras no, la respuesta está en el diseño de sus procesos.

Si los procesos no se diseñan para ser sencillos, efectivos y fluidos, se auto diseñan complejos y burocráticos. Los procesos son como un río, su velocidad depende de la eliminación de obstáculos y cuellos de botella. Igualmente en las organizaciones, las políticas bien diseñadas permiten la eliminación de burocracia y la de cuellos de botella.

Una organización que no se diseña se auto diseña, y muchas veces lo auto diseñado no funciona adecuadamente porque en el auto diseño han intervenido de manera anárquica todas las personas que integran la organización, ocasionando con ello que mientras unos quieren ir al norte otros quieren ir a l sur y los clientes quieren ir al este, todo ello logra simplemente que la organización esté confundida y sus resultados además de pobres, sean obtenidos de una manera muy desgastante.

Por ello, si una organización desea obtener resultados aceptables, debe diseñarse su organización alineando los criterios y políticas de todo el personal iniciando por el equipo directivo.

Para que una política sea bien diseñada y aceptada se deben tomar en cuenta dos aspectos:

1. Involucrar activamente a la gente que conoce y trabaja con los procesos.

2. Informar y explicar oportuna y adecuadamente a la gente afectada o involucrada los beneficios. (colaboradores, directivos, proveedores, visitantes, etc)

Una vez implantadas las políticas es necesario vigilar que haya congruencia entre lo que dicen y lo que la gente hace. Por ello, es importante revisarla: continuamente, tornando en cuenta la opinión y sentimiento de los usuarios, sin perder de vista el propósito por el cual fueron creadas.

Generalmente las políticas dentro de una organización. Simplemente son impuestas, ocasionando molestias innecesarias en la gente involucrada. De allí, que si se desea que las políticas se respeten cabalmente, es muy importante tomar en cuenta a la gente, antes, durante y después de emitirlas.

DEFINICION DE POLITICA

Una POLITICA es:

a) Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.

b) Una orientación clara hacia donde deben todas las actividades de un mismo tipo.

c) La manera consistente de tratar a la gente.

d) Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.

e) Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.

j) Aplicable al 90-95% de los casos. Las excepciones sólo podrán ser autorizadas por alguien de un nivel inmediato superior.

Las políticas y las utilidades

Las políticas ayudan a evitar lentitud, defectos y sobre, todo pérdida de tiempo en las principales actividades y procesos de la organización. Las políticas son como linternas en la oscuridad, porque permiten visualizar un camino claro, preciso y seguro para las actividades cotidianas, sobre todo, en los puntos críticos donde se requiere una decisión.

El uso de políticas redunda en el corto plazo, en el aumento de utilidades para la organización.

Cuando se observa una organización que funciona de manera ordenada y tranquila, es porque está administrada por políticas y procedimientos funcionales y bien diseñados. La organización que no genera desperdicio organizacional, incrementa directamente las probabilidades de aumentar sus utilidades.

Cómo surgen las políticas

Al estar relacionadas directamente con personas, las políticas surgen en todas las actividades en que las personas se desenvuelven dentro de la organización:

a) Procesos. En procesos de planeación, de atención de visitantes, de recepción de materiales, de pago a proveedores, de elaboración y entrega de pedidos, de contratación y evaluación de personal, etc.

b) Sistemas. En sistemas de calidad, de trabajo, de control, de investigación y desarrollo, de mejora, etc.

c) Planes. En planes para controlar y reducir costos. Para eliminar desperdicios, para desarrollar proveedores, para mejorar la comunicación, para impartir capacitación, etc.

d) Mejoras. En mejora de procesos, sistemas. Planes, estrategias, proyectos, etc.

e) Conflictos. En conflictos con clientes, proveedores, dependencias, sindicatos, otras áreas y niveles jerárquicos, etc.

Las políticas siempre existirán mientras haya una persona que tenga un trabajo que realizar.

CARACTERISTICAS DE UNA POLITICA

l. Establece lo que la Dirección quiere o prefiere que se haga.

2. No dice cómo (eso lo dice el procedimiento).

3. Refleja una decisión directiva para todas las situaciones similares.

4. Ayuda a las personas de nivel operativo, a tomar decisiones firmes y congruentes con la Dirección.

S. Tiende a darle consistencia a la operación

6. Es un medio para que a todos se les trate equitativamente.

7. Orienta las decisiones operativas en la misma dirección.

8. Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo tomen la misma dirección.

9. Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre asuntos rutinarios.

CUMPLIMIENTO DE POLITICAS

Puesto que se ha dedicado tiempo y esfuerzo al diseño de políticas, es muy importante que la organización se asegure que son cumplidas.

A continuación se presentan algunas sugerencias (que pueden ser usadas en combinación):

1. Con mucha disciplina de parte de la Dirección para respetarla.

2. Vigilar que se cumpla cabalmente en todos los niveles jerárquicos.

3. Antes de aprobarla, analizar con mucho cuidado sus pros y contras. Seleccionar la más adecuada.

4. involucrar en el diseño de la política a los usuarios, para obtener sus puntos de vista y compromisos correspondientes.

5. Hacer una difusión formal y adecuada a todo el personal relacionado, a través de cartas, memoranda, boletines internos, pláticas, juntas, minutas, planes y Manuales.

6. Lograr que la gente involucrada comprenda claramente los beneficios y el porqué de la política.

7. Medir, evaluar y difundir los resultados de los indicadores asociados a dicha política. Ejemplo de estos indicadores (según sea el caso) son: Ventas, utilidades, desperdicio, % de pedidos completos, % de devoluciones, monto de las notas de crédito. lotes producidos, clientes atendidos, etc.

8. Realizar periódicamente auditorías para verificar en base a evidencia específica el apego a las políticas.

9. Dar reconocimiento a aquellas personas o departamentos con mayores resultados.

Por supuesto para asegurar congruencia entre lo que se dice y se hace, es necesario que los principales promotores, usuarios y supervisores de las políticas y procedimientos, sean los directores y gerentes de la organización.

Si alguien viola las políticas o procedimientos, deberá llamársele firmemente la atención, explicándole los beneficios de respetarla y las graves consecuencias por no aplicarlas cabalmente.

EXCEPCIONES DE POLITICAS

Una política se establece para aplicarse al 90-95% de los casos. El otro 5% sirve para atender solamente casos especiales.

Aun cuando una política

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