CONTROL INTERNO

INTRODUCCIÓN

La gestión administrativa de las organizaciones demuestra el reflejo objetivo del buen funcionamiento de sus operaciones; por lo que todos los procesos administrativos intervienen de manera significativa en el alcance de los objetivos de cualquier departamento y hasta de la misma organización, es por ello que debe existir un control interno, que es uno de los instrumentos más importantes que establecen mecanismos y procedimientos para mantener regularidad, eficiencia y eficacia en las operaciones normales de las organizaciones.

El alcance de las metas de cualquier organización podrá ser evaluada de manera cualitativa y cuantitativa mediante un análisis exhaustivo de cada paso para el alcance de dichas metas. Es de gran importancia que el control interno se apoye en una efectiva planificación y en un buen sistema de información.

La Auditoria, es un proceso sistemático, esto quiere decir que en toda Auditoría debe existir un conjunto de procedimientos lógicos y organizados que el auditor debe cumplir para la recopilación de la información que necesita para emitir su opinión final.

Los informes de auditoría financiera incluyen un dictamen u opinión independientes del auditor externo.

A continuación el desarrollo de este tema acerca de: Control Interno, presentando su Definición, Objetivos, Características, también sobre Normas de Control Interno para Efectivo, Inventarios, Auditoria, Tipos de Auditoría, Informes de Auditoría con su Ejemplo.

CONTROL INTERNO

Definición

Es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización, con el fin de asegurar que:

• Los activos estén debidamente protegidos

• Los registros contables sean fidedignos

• La actividad se realiza eficazmente de acuerdo con políticas trazadas por la gerencia

Objetivos

 Proteger los recursos de la organización buscando una adecuada administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar (control contable)

 Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones de la organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas (control administrativo)

 Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos (control administrativo)

 Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la organización (control administrativo)

 Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los registros que respaldas la gestión (control contable)

 Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer el logro de los objetivos programados (control administrativo)

 Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación de los cuales hace parte la auditoría interna (control administrativo)

 Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos de planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura, características y funciones (control administrativo)

Características

 El sistema de control interno está conformado por los sistemas contables, financieros, de planeación, de verificación, información y operacionales de la respectiva organización.

 Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que debe adecuarse a las características propias de la organización.

 La auditoría interna, o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar de forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del sistema de control interno de la organización y proponer a la máxima autoridad de la respectiva organización las recomendaciones para mejorarlo.

 El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización (como la sal en la preparación de las comidas).

 Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.

 Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de conciliaciones estén debidamente separadas.

 Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las normas de la organización.

 No mide desviaciones; permite identificarlas.

 Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.

 La auditoría interna es una medida de control y un elemento del sistema de control interno”

Normas de Control Interno para Efectivo, Inventarios

Efectivo

El Control Interno del Efectivo, lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

 División del trabajo

 Delegación de autoridad

 Asignación de responsabilidades

 Promoción de personal eficiente

 Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

 Efectivo en caja

 Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

 Operaciones en el mostrador (ventas)

 Ingresos ejecutados por cobradores

 Remesas por correos

Podemos establecer que el área de efectivo comprende:

 Caja y Banco

La caja se divide en dos:

 Caja chica

 Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

 Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

 Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.

 Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

 La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.

 La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.

 El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

La Caja General

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".

Inventarios

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Las normas de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

 Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice

 Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque

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