“Diseño de un modelo para la implantación de un sistema de gestión documental en áreas u organizaciones jurídicas”

Título:

“Diseño de un modelo para la implantación de un sistema de gestión documental en áreas u organizaciones jurídicas”

Autores:

Felipe Andrés Contreras Henao Felipe Forero Guzmán

Proyecto de grado presentado para optar por el título de Ingeniero de Sistemas

Director:

Ingeniero Jaime García Cepeda

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERIA

CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMAS BOGOTA D.C.

ENERO  2005

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERIA

CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMAS

Rector Magnífico: Padre Gerardo Remolina Vargas S.J.

Decano Académico Facultad de Ingeniería: Ingeniero Roberto Enrique Montoya Villa

Decano del Medio Universitario Facultad de Ingeniería: Padre José Sarmiento Nova S.J.

Director Carrera de Ingeniería de Sistemas: Ingeniera Hilda Cristina Chaparro López

Director Departamento de Ingeniería de Sistemas: Ingeniero Germán Alberto Chavarro Flórez

Nota de Aceptación

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Director del Proyecto

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Jurado

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Jurado

Bogotá, Enero 2005

Artículo 23 de la Resolución No. 1 de Junio de 1946

“La Universidad no se hace responsable de los conceptos emitidos por sus alumnos en sus proyectos de grado.

Sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y la moral católica y porque no contengan ataques o polémicas puramente personales. Antes bien, que se vean en ellos el anhelo de buscar la verdad y la Justicia”

TABLA  DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN        8

CAPITULO                         I                                   GENERALIDADES        9

1. Descripción del problema        9
2. Justificación.        10
3. Objetivos        10
4. Alcance        11
5. Metodología.        12

CAPITULO II

MARCO TEORICO        13

1. La Gestión Documental desde la visión de la Gestión del        13

Conocimiento        13

1. La Gestión Documental desde la visión de la Archivística        17

1. El Documento        17
2. Ciclo vital de los documentos        18
3. La Gestión Documental Como un Programa de Acción        19

1. Los Sistemas De Gestión Documental        22

CAPITULO III

ENTIDADES JURÍDICAS Y REGLAMENTACION        27

1. Generalidades        27

1. Roles dentro de una oficina de abogados        27
2. Manejo de documentos        28

1. Legislación Colombiana en torno a documentos y archivos        30
2. Criterios de selección de entidad para validación del modelo propuesto        32
3. Chaustre Nieto Asociados        32

CAPITULO IV        33

EL  MODELO        33

1. Justificación.        33
2. Evolución        35
3. Explicación        37

1. Áreas de estudio        38
2. Fases del Modelo y Actividades        38

CAPITULO V

VALIDACION DEL  MODELO        49

1. Alcance        49
2. Validación Práctica        49
3. Validación Teórica        66

CONCLUSIONES        69

Bibliografía        71

Anexo A        74

Anexo B        76

Anexo C        83

Anexo D        85

Anexo E        87

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: La Gestión Documental (GD) desde el punto de vista de la Gestión del Conocimiento (GC)        16

Ilustración 2: Esquema de un Programa de Gestión Documental        20

Ilustración 3: Componentes de un Sistema de Gestión Documental        25

Ilustración 4: Arquitectura de un Sistema de Gestión Documental        26

Ilustración 5: Ciclo de vida de los documentos en una entidad jurídica        30

Ilustración 6: Esquema inicial del modelo        35

Ilustración 7: Esquema final del modelo        37

Ilustración 8: Diagrama de composición del modelo        37

Ilustración 9: Flujo aplicativo del modelo        39

Ilustración 10: Flujo aplicativo del modelo (Diagrama de flujo)        39

Ilustración 11: Organigrama Chaustre Nieto Asociados        50

Ilustración 12: Diagrama de flujo para la recepción de documentos.        52

Ilustración 13: Diagrama de flujo para la elaboración y envío de documentos.        52

Ilustración 14: Utilización de sistemas de gestión documental (físico o automatizado)        59

Ilustración 15: Tratamiento de un documento con un SGD y el sistema convencional        60

Ilustración 16: Actividades de plan de difusión        65

Ilustración 17: Nuevo flujo de aplicación del modelo        67

Ilustración 18:  Nuevo flujo de aplicación del modelo  (diagrama de flujo)        67

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de grado tiene como propósito cumplir con dos metas, cada una de igual importancia. La primera, es realizar un documento que respalde el cumplimiento y desarrollo del proyecto de grado como un requisito para obtener el título de ingeniero de sistemas. La segunda, como lo indica el nombre de este documento, es poderle mostrar al lector una idea que surgió de dos alumnos, con la debida asesoría del director del proyecto, sobre la implantación de un Sistemas de Gestión Documental en áreas o entidades jurídicas basándose en unos pasos a seguir enmarcados bajo un modelo propio.

Este trabajo de grado fue desarrollado como un proyecto dentro de la línea de investigación de Sistemas de Información. El desarrollo del documento y del proyecto de grado en sí tuvo una duración normal de tres semestres, cuya información contenida se encuentra repartida en cinco capítulos de la siguiente manera:

En el primer capítulo, titulado Generalidades del Proyecto, se encuentran los aspectos generales como lo es la descripción del problema, la justificación, los objetivos, el alcance y la metodología del proyecto de investigación.

El segundo capitulo; Marco Teórico, expone la teoría que soporta este proyecto de investigación. Esta sección, ubica al lector en un marco más general dándole las bases teóricas para su mejor comprensión.

El tercer capitulo; Entidades Jurídicas y Reglamentación esta dedicado al funcionamiento de las entidades jurídicas y cómo éstas manejan y tratan los procesos donde se involucran documentos activos o de uso diario. También expone la reglamentación nacional en torno a los documentos. Por último expone a manera detallada la empresa donde se validó el modelo descrito en el siguiente capítulo.

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