La Organización de Actos como Técnica de Relaciones Públicas

Tema 1 - La Organización de Actos como Técnica de Relaciones Públicas

Función del Ceremonial y el Protocolo

La función esencial y básica del ceremonial y protocolo es la ratificación pública del hecho natural o administrativo, una demostración o confirmación clara de que algo ha ocurrido. Además de esto contamos con la legitimación del emisor primario (el organizador del acto), es decir, se organiza un acto porque somos el protagonista e invitaremos a aquellos públicos de interés, posicionando a aquellas personas que realmente nos interesen. Y todo esto también permite transmitir mensajes corporativos, organizacionales e institucionales de forma emocional, y no de forma racional: sentimientos, impresiones, estupefacción… Se trata de sentirse emocionado de alguna manera con un evento, por mayor o menor desvinculación que se sienta, te acabas ‘empapando emocionalmente’.

Organización de Actos como Técnica de Relaciones Públicas

Tenemos una necesidad comunicativa concreta, unos públicos a los que dirigirnos, y un acto que fabricamos, sobre el que manejamos hilos, públicos y sensaciones; gestionando al fin y al cabo la comunicación de la forma que nos apetezca. Estamos así seguros de que la organización de actos es una técnica de relaciones públicas. Y esta técnica tiene una serie de características concretas:

· Doble Difusión del Mensaje Organizacional a Transmitir. El primer destinatario del acto siempre será el grupo de asistentes, aunque habrá un segundo destinatario conformado por la opinión pública general.

· Mayor Control del Mensaje Corporativo. El emisor primario establece un espacio-tiempo concreto, genera un escenario en el que añade todos los ingredientes necesarios para satisfacer a la empresa y su imagen, y genera un canal comunicativo único e irrepetible con el objetivo de favorecer la difusión del mensaje corporativo hacia los públicos seleccionados.

· Eficacia de la Comunicación. La organización puede reforzar el mensaje a transmitir a través de la combinación eficaz del lenguaje verbal…

· Selección de los Receptores Directos del Mensaje. Al confeccionar la lista de invitados, el objetivo del organizador debe ser representar totalmente el universo de públicos de la organización.

· Óptimas Condiciones de Recepción del Mensaje. Las condiciones de recepción se sitúan en un contexto lúdico en el que se consume el mensaje corporativo…

· Favorece el Interés Mediático y Público de la Organización Emisora. …

· Materialización de Valores Intangibles Organizacionales. …

La teoría situacional de los públicos aplicada a la organización de actos…

Conceptos Clave

El concepto de ceremonial… El concepto de protocolo… El concepto de acto consiste en una celebración pública o solemne que transmite un mensaje institucional o corporativo. Sin embargo, los eventos no son lo mismo que los actos; un evento es una eventualidad, un suceso importante y programado, pero de índole social, académica, artística o deportiva; generalmente con finalidades comerciales.

Los actos tienen así una naturaleza más solemne y una finalidad comunicativa muy ceremonial, muy de protocolo. Nada de esto es exigido por la organización de eventos, aunque de forma auxiliar pueden hacer uso del ceremonial y protocolo en caso de asistencia de diversas personalidades o autoridades de gran importancia.

Otro concepto a estudiar es el anfitrionazgo, el organizador de un acto o anfitrión. Es el representante de la entidad que organiza, financia y conforma el acto; y por tanto, es la persona que debe salir bien parada del acto. Por norma general, el anfitrión tiene el puesto fijo de presidir el acto; y si hay un invitado de honor, se coloca a la derecha del anfitrión.

También es importante diferenciar entre figuras de autoridad oficiales y estatales que tienen una amplia representación a través de designación oficial; y personalidades con un gran grado de proyección y notoriedad pública, cuyas palabras tienen cierto reconocimiento y aceptación en ciertos sectores poblacionales.

Otro binomio de conceptos son presidencia y precedencia. La presidencia es una o varias personas al frente de un acto, o puede también ser el lugar en el que se va a situar a ese conjunto de personas. Algunas características esenciales para organizar una presidencia es que deben incluir a la persona que organiza el acto, aunque este pueda ceder el puesto a un invitado de honor, cediendo tan solo un puesto; y debe ser siempre una figura que destaque del resto. Por otro lado, la precedencia…

Las técnicas de ordenación son herramientas con las que materializamos un mensaje corporativo concreto: procedencia, precedencia, ordenaciones laterales, de relevancia… Xifra y Otero establecen la organización de actos como una técnica genuina de relaciones públicas enmarcada en las técnicas de relación con la comunidad. El acto es así una acción dialógica en la que el emisor comunica y ostenta la titularidad del acto.

Tema 2 - Historia del Ceremonial y Protocolo

Introducción

Desde el inicio de la historia, múltiples líderes han desarrollado estrategias más o menos elaboradas para transmitir mensajes y creencias a sus subordinados, tratando en todo momento de gestionar la percepción pública a su favor y conseguir objetivos. La organización de ceremonias para legitimar el poder es un hecho que ha existido desde la existencia del hombre en sociedad.

Los ritos funerarios, pirámides, bacanales romanas… son todo ejemplos de cómo los humanos han desarrollado estrategias ceremoniales para situar a líderes ante los públicos de su entorno. En el caso de las monarquías, sus ceremonias de coronación siempre han sido estrategias de legitimación y propaganda, ensalzando así su figura ante la opinión pública. Se ‘endiosa’ estas figuras y se les ‘intenta dotar de un prestigio o halo divino’, y esto perdura en nuestros días. La Coronación de la Reina Isabel… En muchas culturas existen eventos, prácticas o rituales distintos en los que otorgar poder, estima o fama a diversas figuras.

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