METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

El objetivo general es proporcionar pautas generales sobre la secuencia de elaboración del presupuesto y sobre los compromisos que en torno a ello asumen los diferentes niveles de la organización.

Así mismo los objetivos específicos son:

• Describir los pasos considerados en los planes empresariales

• Destacar las etapas del proceso presupuestal

• Presentar las relaciones de coordinación consultadas en la preparación del presupuesto.

• Relacionar las principales fuentes de información interna y externas consideradas para elaborar el presupuesto

• Señalar como los presupuestos funcionales permiten integrar el presupuesto global y proyectar los estados financieros.

• Enunciar y explicar las funciones del comité de presupuestos y del jefe

• Presentar el contenido y los beneficios del manual de presupuestos.

ETAPAS DE LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO.

Si se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de planteamiento y control, deben considerarse las etapas siguientes en su preparación, cuando se tenga implantado el sistema o cuando se trate de implementarlo.

1. Preiniciación

2. Elaboración del presupuesto

3. Ejecución

4. Control

5. Evaluación

1.-Preinciación:

Se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial, se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.

Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del planteamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en los campos como selección de estrategias competitivas o de las opciones de crecimiento.

2.-Elaboración del Presupuesto:

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, se procede en las pautas siguientes:

• En el campo de las ventas

• En el frente productivo

• Cálculo de compras

• Presupuesto de la nómina

3.- Ejecución

En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha de los planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsor, debido a que sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.

En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas con el fin de asegurar el logro de los objetivos consagrados al planear. Igualmente, presentará informes de ejecución periódicos, de acuerdo con las necesidades de cada área y con sus metas propuestas.

4.- Control.-

Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial al no incorporar esta etapa en la cuela es viable determinar hasta que punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida.

Las actividades más importantes por realizar en esta etapa son:

1. Preparar informes de ejecución parcial

2. Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas

3. Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario.

5.- Evaluación

Al culminar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones si no el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales.

Será necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planteamiento materializado en presupuestos.

AREAS DEL CONOCIMIENTO EMPLEADAS A PRESUPUESTAR

Son diversas las herramientas utilizadas en la confección de presupuestos, y su valor radica en facilitar los cálculos que propiciarán la correcta ejecución y el debido control del sistema presupuestario. Entre las principales pueden mencionarse la economía, la estadística, la administración, la contabilidad y las finanzas.

La economía es trascendental por cuanto el análisis de factores como la inflación, la devaluación y las tasas de interés, desempeña un papel determinante en las proyecciones.

La estadística proporciona instrumentos de suma valía, como los métodos de cálculo de pronósticos, los números índices, las series cronológicas y otros que son clave para reducir el grado de incertidumbre.

La administración suministra fundamentalmente los conceptos vinculados al planteamiento,

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