ORDENAMIENTO Y RESGUARDO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

-ORDENAMIENTO Y RESGUARDO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Todos los documentos administrativos son importantes en el desarrollo y funcionamiento de una empresa e institución pública o privada ya que estos nos ayudan a saber dónde cuando y como administrar una institución, por lo cual es fundamental saber primero que es un documento y donde archivarlo para que sea resguardado de cualquier deterioro o mala manipulación del mismo.

 1.- Disminuir el volumen de los documentos;

 2.- Facilitar la ubicación;

3.- Mejorar las condiciones de conservación;

4.- Mejorar la gestión administrativa;

 5.- Obtención de ahorro de espacio, equipo y tiempo;

 6.- Determinación de los valores.

Documentos:

Son todos aquellos que de alguna manera guardan información importante para un grupo de personas o para una empresa, institución.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

 Todo documento tiene etapas de vida este empieza desde que se producen, adquieren, generan desde el momento de la recepción en una oficina, la siguiente etapa es su conservación o resguardo temporal, hasta su eliminación integración a un archivo permanente, este es controlado por una persona la cual recibe el nombre de archivista, en un establecimiento educativo en la mayoría de ocasiones esta función la cumple la secretaria o contador de la institución.

“Los documentos de archivo tienen su origen en las oficinas productoras en razón de una función específica o en cumplimiento de una actividad determinada. Allí adquieren, como producto de su trámite, una serie de valores primarios como administrativo, fiscal, legal, contable o técnico que hacen del documento un instrumento de información de singular importancia para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misión propia de la entidad o personas que los generaron” por todo ello es importante saber a dónde queremos llegar y 25 3 queremos hacer con la institución vernos a futuros con toda esta información para saber de qué manera haremos el resguardo de estos documentos.

¿QUE ES UN ARCHIVO?

Es el lugar donde se guardan documentos importantes, estos pueden ser personales, de una empresa o grupo de personas, los cuales son de mucha importancia y por tal razón es fundamental el resguardo de estos documentos. “Según la Ley General de Archivos conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte de material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o Institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia”.

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