Organizacion De Doccumentos

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

¿EN QUE CONSISTE UNA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS? EXPLIQUE QUE CRITERIOS DEBE ENCONTRARSE PARA UNA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

La organización de documentos consiste en organizar, clasificar y conservar toda la información relevante para la empresa, muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de manera tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y rápidamente, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, el alcance de los logros y la supervivencia de las organizaciones en un entorno cada vez más exigente.

Para llevar a cabo una eficiente organización de documentos debemos tener presente los siguientes conceptos:

• ¿QUÉ ES ORDENACIÓN?

Ubicación física de los documentos en secuencia cronológica o alfabética dentro de las categorías definidas en la clasificación.

• ¿QUÉ ES DESCRIPCIÓN?

Análisis de los documentos de archivo en representaciones que permitan su identificación y localización oportuna e inmediata.

• ¿QUÉ ES ORGANIZACIÓN?

Es el producto de realizar adecuadamente los procesos de clasificación y ordenación, de no ser así se puede afirmar que no hay adecuada organización, ya que se pueden tener archivos bien clasificados pero mal ordenados

• ¿QUÉ ES CLASIFICACIÓN?

Identificar y establecer las categorías (función raíz del asunto al que se refiere el documento en concreto) o grupos de documentos dentro de los parámetros establecidos que reflejan la estructura de la entidad o área a la cual pertenecen.

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:

 Constituir un centro de información disponible en todo momento. La documentación de una empresa frecuentemente es consultada como base de nuevas transacciones; por esto debe guardarse en un lugar determinado, con el fin de proporcionar oportunamente cualquier información que se requiera

 Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda documentación debe permanecer dentro de las máximas medidas de seguridad para que no se deteriore por la acción de la humedad, fuego, aire y evitar su pérdida

 Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los documentos están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el documento solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna

 Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales como contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y funcionamiento de la empresa.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

En ocasiones, la documentación que se genera o recibe, una empresa debe conservarse, bien por cumplir la normativa vigente, o bien para un mejor funcionamiento de la misma, por lo que resulta indispensable ordenar la información de una forma sencilla, que sea fácil de localizar y no muy costosa para la empresa.

• CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

Cuando realizamos una clasificación alfabética de la persona o empresas, es preciso determinar la palabra por la que se ordena o principal, por lo que se establecen unas normas de clasificación.

Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona, o razón social de la empresa que figura en el documento a archivar; como se hace por ejemplo en las guías telefónicas.

• CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad, según el siguiente orden: autonomía, provincia, municipio, calle y por último, el nombre.

• CLASIFICACIÓN POR MATERIAS

En clasificación por materias, los documentos se agruparán en función del tema que traten, entendiendo por materia, una determinada característica común a todos los documentos.

Dentro de la clasificación por materias podemos diferenciar dos grandes grupos:

•orden alfabético

•agrupación de materias según categorías lógicas, adoptando algunos de los siguientes criterios:

Numérico: a cada materia principal le asignamos un número y a cada subdivisión de la materia otro número.

Alfanumérico: a cada materia principal se le asigna una letra o número u las subdivisiones se representarán por una letra o número que se agrega al primer componente.

• CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

Con este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de entrada, la de vencimiento la de creación, etc.

Los criterios de clasificación dependerán del volumen de documentos pudiendo hacerse por:

-meses

-quincenas

-semanas

-días

O cualquier otro período de tiempo que se considere oportuno.

• CLASIFICACIÓN DECIMAL

La clasificación decimal consiste en agrupar documentos, libros, etc. en diez grandes grupos.

La primera división se enumera del 0 al 9, a cada una de estas clases se subdividirá los 10 grupos de 0 a 9, colocados a la derecha de la clase anterior, y así sucesivamente.

Clasificación decimal universal

Es el sistema de clasificación más completo que existe, pero debido a su gran complejidad debe ser aplicado por personas cualificadas.

En que consiste una organización de oficina. Explique las condiciones que deben existir para lograr una adecuada administración de oficina.

Una oficina es la estructura física o en su efecto un local, destinado a algún trabajo, el cual puede tener distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función. En

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