PAUTAS ADICIONALES PARA IMPLEMENTACION DEL CONTROL INTERNO

ANEXO No.1

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Promover el mejoramiento continuo del control interno, a través de la participación colectiva de funcionarios y empleados.

• Establecer formatos o medios para canalizar los aportes del personal y con terceros que interactúan con la CNBS, para el mejoramiento del control interno y difundirlos.
• Llevar registro sobre la participación del personal.

[pic 1]

Se creó correo interno del COCOIN, falta establecer el formato y socializarlo

ANEXO No.2

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Establecer las pautas o lineamientos mínimos a ser atendidos para la redacción de los conceptos claves de la Planificación Estratégica Institucional.

• Revisar con los máximos responsables de las dependencias; Misión, Visión, Valores.
• Elaboración del PEI, y aprobarlo.
• Difundir el PEI con todo el personal.
• Incluir en la inducción del nuevo personal la Misión, Visión y Valores.

[pic 2]

Revisado, elaborado y aprobado PEI, falta difusión programada para finales de noviembre 2013.

ANEXO No.3

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Lograr mayor compromiso de inclusión por parte de los empleados y funcionarios a partir del conocimiento de las decisiones y políticas asumidas por la entidad:

Misión, Visión, Valores, Objetivos Estratégicos, Planificación Estratégica, Plan Operativo Anual (POA),  Presupuesto de Ingresos y Egresos, ejecución del POA, ejecución presupuestaria y Contable, Estados Financieros, Informe de Avance y desempeño Institucional, Políticas Institucionales, Manuales Reglamentos, Guías y Normativa General.

Cada documento o decisión a ser participada entre el personal deberán seguirse como mínimo los siguientes directrices:

1. Consensuar (si es aplicable como el POA) u obtener retroalimentación.
2. Difundir
3. Obtener formal acuse de recibo y compromiso de conocimiento.
4. Capacitar (si se considera necesario)
5. Evaluar su cumplimiento.

El COCOIN deberá:

• Requerir lista de documentos que debe cumplirse con esta política e implementar formato para verificar los 5 directrices anteriores.
• Establecer cronograma para el cumplimiento de la presente política
• Diseñar y mantener registros.

Los responsables de las dependencias deben.

• Completar la lista de los documentos que deben cumplir con esta política.
• Entregar ejemplar de la lista al COCOIN y Auditoria Interna.

[pic 3]

Falta difundir, capacitar y evaluar su total cumplimiento, sobre todo a los empleados, algunos temas se han abordado únicamente con funcionarios.

ANEXO No.4

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Promover Valores de Integridad y ética de manera práctica, continua y efectiva entre el personal de la entidad, como medida clave de prevención para una adecuada implementación, mantenimiento, evaluación y mejora del control interno institucional.

1. Difundir, obtener acuse de recibo, capacitar y evaluar la comprensión del Código de Conducta, Misión, visión y Valores de la CNBS.
2. Establecer jornadas éticas (talleres o conferencias de prevención) inauguradas por la Máxima Autoridad, buscar la participación de las áreas.
3. Utilizar boletines internos, Web institucional, correo electrónico u otros medios para difundir y recordar aspectos vinculados al Código de Ética y Valores Institucionales.
4. Disponer canales formales al interior de la entidad que permitan recibir denuncias sobre conductas en contra del Código de Conducta y los valores de integridad y ética.
5. Desarrollar y poner en práctica el medio a través del cual se dará a conocer a terceros que interactúan con la entidad sobre los valores que condicionan las actividades institucionales.
6. Establecer mecanismos que permitan evaluar los valores de integridad y ética de los candidatos a ingresar como servidores o funcionarios públicos (declaraciones juradas, pruebas psicométricas, solicitud de antecedentes)
7. Llevar a cabo periódicamente evaluaciones o auditorias por parte de UAI, sobre el adecuado cumplimiento del Código de Conducta.

[pic 4]

Ya fue difundida la versión anterior del Código del Servidor Público, está en proceso de difundirse el nuevo Código de Ética del empleado de la CNBS, la nueva Misión, Visión y Valores, se han impartido charlas periódicas y mensajes vía correo de valores, concursos para promover valores, se ha participado en feria de Valores del empleado Público, se está participando en el diseño de Política de Valores y Ciudadanía.

ANEXO No.5

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Establecer las pautas o lineamientos mínimos a ser tomados en cuenta para la organización y funcionamiento del Comité de Auditoria y de esta forma contribuir a la objetividad y competencia e independencia de las funciones de la Unidad de Auditoria Interna.

Las directrices cubren aspectos como:

1. Definición y objetivos del Comité
2. Integración
3. Responsabilidades y funciones principales
4. Reuniones
5. Reportes a elaborar.
6. Tiempo de dedicación a las labores del Comité de Auditoria.

[pic 5]

El Comité fue conformado y aprobado, tiene su reglamento.

ANEXO No.6

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Establecer las pautas o lineamientos mínimos a ser tenidos en cuenta para la preparación y emisión de “Informes de Gestión Trimestrales” como forma de promover, apoyar y dar seguimiento al funcionamiento de   los Comités de Control Interno (COCOIN), Comité de Coordinación Institucional (CCI), Comité de Auditoria (CA), Comité de Riesgos (CR)

1. Definición y objetivos del informe de Gestión Trimestral para los Comités.
2. Aspectos mínimos a cubrir en el informe de Gestión Trimestral

• Avance en el cumplimiento en el Plan de Trabajo Anual
• Principales actividades desarrolladas
• Productos elaborados
• Limitaciones presentadas y acciones tomadas para superarla
• Limitaciones previsibles para cumplir los objetivos y el Plan de Trabajo Anual y acciones previstas para superarlas.
• Ajustes al Plan de Trabajo Anual
• Requerimientos (materiales, humanos o financieros)

1. Fecha de Presentación y destinatarios del Informe de Gestión Trimestral, deben presentarse dentro de los cinco días finalizado del mes que se esta informando, dirigido a ONADICI y Máxima Autoridad.

[pic 6]

Se elaboró informe de gestión a sept. 2013 con la estructura recomendada, incluyendo la participación del resto de los Comités

ANEXO No.7

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Establecer las pautas o lineamientos mínimos a ser tenidos en cuenta para organización y funcionamiento del Comité de Control Interno (COCOIN) y, de esta forma, contribuir a su mejor desempeño para la implementación y mantenimiento del Control Interno.

• Objetivo del Comité
• Integración
• Responsabilidades y funciones principales[pic 7]
• Reuniones
• Reportes a elaborar
• Tiempo de dedicación a las labores del COCOIN

Se aprobó el comité mediante Resolución No. 1056/11-06-2013 dando cumplimiento a los lineamientos establecidos en esta pauta

ANEXO No.8

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Establecer las pautas o lineamientos mínimos a ser tenidos en cuenta para la organización y funcionamiento del Comité de Coordinación Institucional (CCIN) y de esta forma contribuir a fomentar el Ambiente de Control mediante un clima de confianza, coordinación y cooperación.

• Objetivo del Comité
• Integración
• Responsabilidades y funciones principales
• Reuniones
• Reportes a elaborar
• Tiempo de dedicación a las labores del CCIN

[pic 8]

Se aprobó el comité mediante Resolución No. 891/20-05-2013 sin, embargo, falta la operatividad del mismo.

ANEXO No.9

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Establecer las pautas o lineamientos mínimos a ser tenidos en cuenta para la elaboración de “Manuales de Organización y funciones” o denominaciones equivalentes, a efecto de contribuir a la uniformidad .

Los manuales deben contener:

• Encabezado
• Introducción
• Glosario y Abreviaturas
• Objetivos del Manual
• Alcance
• Principios y preceptos de control interno y conducta ética
• Estructura organizativa
• Descripción de funciones
• Política de actualización.

[pic 9]

Falta una revisión y adecuación del manual de funciones a los lineamientos establecidos en la presente pauta mínima.

ANEXO No.10

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

El objetivo es establecer un proceso planificado, fundamentado, sistemático y permanente que permita al personal de la entidad la incorporación o mejoramiento de conocimientos, habilidades y aptitudes necesarias para su eficiente desempeño funcional.

Directrices:

• Obligación y concepto de la capacitación.
• Programas de capacitación o adiestramiento
• Fuentes de información para la identificación de necesidades
• Tipos de capacitación e instructores.

[pic 10]

Se llevó a cabo una consultoria para desarrollar un programa de capacitacion el cual esta siendo terminado para someter a aprobación de la CNBS

ANEXO No.11

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Establecer de forma obligatoria el uso de las directrices a ser tenidas en cuenta para el establecimiento formal de los criterios técnicos o condiciones especiales mínimas que deben considerarse durante el proceso de selección de personal, más allá de las establecidas en la Ley

Directrices

• Objetivos de un perfil mínimo o requisitos del cargo preestablecido.
• Criterios técnicos que integran las condiciones especiales o requisitos mínimos para la selección de personal.
• Valoración relativa de los criterios.

[pic 11]

La CNBS ha aprobado e implementado un sistema basado en competencias para la selección de personal.

ANEXO No.12

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Establecer de forma obligatoria el uso de las directrices a ser tenidas en cuenta para el establecimiento formal de los criterios técnicos mínimos que deben considerarse a efecto de la promoción de personal.

Directrices para la promoción del personal:

• Objetivos de los criterios pre-establecidos para la promoción del personal.
• Criterios técnicos mínimos para la promoción del personal.

Articulo 13 y 19 de la Ley de la CNS en el Manual tecnico de RRHH y art.14 de normas de personal

ANEXO No.13 Ambiente de Control Interno (Personal competente y gestión eficaz del Talento Humano- Practica =1.8.4 y 1.9.4)

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Establecer un proceso planificado, sistemático, objetivo, integral y continuo que permita evaluar el rendimiento del personal en relación a los objetivos establecidos o resultados esperados del desempeño de sus funciones y procedimientos establecidos en los manuales respectivos.

Directrices:

• Objetivo de la evaluación del desempeño
• Planificación de la Evaluación del desempeño
• Desarrollo de la evaluación del desempeño
• Toma de decisiones resultantes de la “Evaluación del Desempeño”
• Toma de decisiones resultantes de la “Evaluación del Desempeño”

[pic 12]

Fue aprobado el sistema basado en competencias dentro del cual uno de sus componentes es la evaluación del desempeño, la cual ha sido estimada en dos etapas evaluación por competencias y evaluación por resultados, fue aplicada en noviembre.

ANEXO No.14 Ambiente de Control Interno (Adhesión a las políticas =1.16.4)

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Incorporar en la conciencia y responsabilidad individual y colectiva del personal de la entidad que las actividades claves realizadas para la ejecución de los procesos institucionales (sustantivos y operativos) siempre sean llevadas a cabo respetando los principios de transparencia y rendición de cuentas.

Directrices: cada responsable de cada unidad organizacional conjuntamente con el personal:

• Establezcan los procesos “claves” para el logro de los objetivos de cada unidad organizacional
• Identifiquen las actividades influyentes para el logro de los objetivos de los procesos “claves” realizados dentro de la unidad y:
• Diseñen y desarrollen los mecanismos que permitan “evidenciar” para dichas actividades entre otros aspectos (i) el objetivo, (ii)la pertinencia, (iii) corrección, (iv) utilidad y (v) los resultados obtenidos mediante la ejecución de las mismas  
• Llenar el formato del anexo 14

[pic 13]

Se han establecido los procesos claves en las áreas en las cuales se han documentado los procesos, están pendiente aún varias dependencias.

ANEXO No.15 Ambiente de Control Interno (Adhesión a las políticas =1.19.4)

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Establecer un documento o declaración oficial que contribuya preventivamente a la independencia de la actividad de auditoria interna y la objetividad de opinión de los auditores internos

Directrices.

• Objetivos de la declaración
• Formulario para Declaración anual de independencia
• Oportunidad de la firma y presentación de la declaración.
• Actualización de la declaración.

[pic 14]

Falta llenar el formulario para la declaración ver Apéndice I del anexo 15

ANEXO No.16 Ambiente de Control Interno (Adhesión a las políticas =1.19.4)

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Establecer lineamientos para la sistematización de operaciones y actividades, así como para el mejoramiento continuo del control interno integrado en los sistemas informáticos de la entidad.

Directrices:

• Objetivos
• Condiciones o requisitos técnicos mínimos para sistematizar operaciones o actividades
• Control Interno relacionado al área de tecnología de la información.

[pic 15]

Recién se ha comenzado a digitalizar el Proceso de Denuncias

ANEXO No.17 AUTOEVALUACIÓN DEL Control Interno Institucional (Ambiente de Control Interno) practica 1.16.4)

Objetivo

Actividad a realizar

Estatus

Establecer un proceso obligatorio y sistemático para la promoción y el mejoramiento continuo del control interno, mediante la practica periódica de auto-evaluación de las diferentes unidades organizacionales.

Directrices:

• Objetivos y medios
• El taller de autoevaluación del control interno
• Responsables
• Alcance de la autoevaluación
• Etapas de la autoevaluación
• Periodicidad

[pic 16]