Proceso Administrativo

ORGANIZACIÓN

En la administración la organización tiene dos significados:

1- El que se refiere a un organismo social como un todo: una empresa, una dependencia gubernamental, un hospital, etc.

2- El que significa un proceso de estructurar formalmente sus funciones y jerarquías dentro de un organismo social; con este significado se utiliza la palabra organización como etapa del proceso administrativo.

Principios de organización

Los principios señalan que:

1- La estructura de la organización debe facilitar la contribución de las personas para el logro de los objetivos.

2- La asignación de actividades, mediante la división del trabajo debe conducir a la especialización de los individuos.

3- La coordinación de personas y actividades es un propósito básico de toda organización.

4- Deben establecerse líneas claras de autoridad para cada uno de los ejecutivos.

5- La definición de cada puesto, su jerarquía, su autoridad, responsabilidad y relaciones, deben quedar establecidas por escrito y ser comunicadas a todos los miembros del grupo.

6- La responsabilidad de cada jefe es absoluta, en lo que respecta la actuación de sus subordinados.

7- Toda autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente al nivel que se le confiere.

8- En cuanto a la capacidad de control, ninguna persona de nivel superior debe supervisar a más de cinco subordinados directos, y en los niveles más bajos el número debe estar entre ocho y doce subordinados.

9- Es fundamental que exista proporción de autoridad y responsabilidad en las distintas unidades que forman el organismo.

10- Todo organismo social requiere de una continua revisión de su funcionamiento y estructura.

CUERPO O CONTENIDO DE ORGANIZACION

Departamentalización

Es el proceso de agrupar actividades y/o personas en unidades organizadas, con base en una efectiva división del trabajo para fines administrativos; las unidades creadas forman la estructura total del organismo social. Existen diversos criterios para elegir las bases de departamentalización en las empresas. Cuatro de las bases más comunes son:

• Por funciones

• Por productos

• Por zonas geográficas

• Por clientes

Organizaciones altas y planas

La estructura de un organismo social, al representarse en forma vertical o piramidal, tiende a ser alta cuando se establece que en promedio cada jefe tenga un número pequeño de subordinados.

Considerando el mismo tamaño del organismo, la estructura será plana en la medida en que aumente el número de subordinados que deban reportar ante un jefe.

En una estructura plana existirá menor número de niveles jerárquicos y en la alta aumentaran.

Centralización, delegación y descentralización

Uno de los problemas del proceso organizacional es determinar el grado de autoridad para tomar decisiones que se dará a los integrantes de diversas jerarquías establecidas en un organismo social.

• Centralización es la concentración o reservación de autoridad para dirigir y tomar decisiones dentro de un campo de acción.

• Delegación es el otorgamiento de poder a otra u otras personas subordinadas, para que actúen en representación de quien les transfiere autoridad.

• Descentralización es la delegación de autoridad para tomar decisiones en los niveles jerárquicos inferiores de un organismo social.

Estructuras de autoridad

La estructura de un organismo social debe reflejar, entre otras cosas, el tipo de autoridad delegada a los administradores, la cual facilita el cumplimiento de los objetivos. Tres de los más comunes son:

• Autoridad lineal es la que detenta un jefe para dirigir a sus subordinados, teniendo la responsabilidad directa del logro de los objetivos asignados.

• Autoridad funcional existe autoridad funcional cuando se ha delegado el derecho a una persona o departamento para intervenir en las actividades del personal de otros departamentos distintos del propio, con la libertad de tomar decisiones dentro del marco de du actividad funcional; por tanto cada dirigente con autoridad funcional tiene una parte del mando del jefe de línea sobre sus subordinados; esta sobre posición de autoridad puede crear complicaciones de disciplina y grandes conflictos, porque un subordinado tiene, además de su jefe inmediato, a otros jefes funcionales.

• Asesoría o staff consiste en asesorar a sus superiores de línea, para que estos tomen las decisiones y den las instrucciones pertinentes a través de la cadena de mando establecida; una modificación de lo anterior se presenta cuando quien cuenta con autoridad funcional, delega autoridad al staff para trasmitir información y asesoría de manera directa a sus subordinados sin que esto implique el derecho a intervenir a las decisiones.

Organigramas

Los organigramas son graficas de gran utilidad, ya que dan una visión general de la estructura interna de un organismo social; sirven para representar la jerarquía, autoridad, responsabilidad, comunicación y relaciones formales de los miembros de un organismo social.

Las formas más usuales de diseñar organigramas son en sentido:

• Vertical (triangular o piramidal)

• Horizontal (de izquierda a derecha)

• Mixto (vertical y horizontal)

• Circular (círculos concéntricos)

INTEGRACION

La función de integración consiste en dotar (dar o conceder) al organismo social de los diversos recursos que requiere para su eficiente desempeño. Al planear y organizar deben tenerse en cuenta los recursos financieros, materiales, técnico y humanos con que podrá contarse; por consiguiente, la integración se encuentra estrechamente relacionada con la planeación.

Principios de la integración

1.-Adecuación de hombres y funciones:

Los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo criterio que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente.

Debe procurarse adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres.

Puede ocurrir, que los altos niveles administrativos, si exista cierta adaptación de la función al hombre, ya que por ejemplo: un gerente tiene muchas posibilidades, y dependerá de su personal capacidad, iniciativa, etc. El hacer el puesto más importante, ya que en cierto modo, la empresa será toda ella como sea su jefe supremo.

2.-Provisión de elementos administrativos.

Debe proveerse a cada miembro de un organismo social, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto.

3.-Importancia de la inducción adecuada.

El momento en que los elementos humanos se integran a una empresa tiene mucha importancia y, por lo mismo, debe ser vigilado con especial cuidado.

Podrá decirse que una empresa debe considerarse como una articulación social de los hombres que la forman: desde el gerente, hasta el último mozo.

CUERPO O CONTENIDO DE INTEGRACION

Recursos de las organizaciones

Para lograr sus objetivos, todo organismo social se apoya en una serie de recursos o elementos que lo contribuyen en su conjunto; estos conjuntos le permitirán cumplir con los objetivos para los que fue creado; es común clasificarlos en cuatro clases:

• Recursos financieros son los que se obtienen mediante la emisión de acciones y obligaciones, créditos de proveedores, reinversión de utilidades, etc.

• Recursos materiales terrenos, locales y edificios, instalaciones, maquinaria, equipo, etc.

• Recursos técnicos sistemas, métodos, procedimientos, formulas, patentes, etc.

• Recursos humanos es el conjunto de personas con que cuenta el organismo social y que constituyen, con todas sus características.

Los diversos recursos es una actividad que destaca con mayor grado al iniciar las operaciones de un organismo social; se convierte en función permanente durante la existencia del mismo, puesto que de manera constante se necesitara dotar el organismo de los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos que requiera.

DIRECCION

La función dirección implica conducir los esfuerzos de las personas para ejecutar los planes y lograr los objetivos de un organismo social.

La dirección es la parte central de la administración, puesto que por su conducto se logran los resultados finalmente servirán para evaluar al administrador La dirección es la parte más práctica y real, ya que trata directamente con las personas, y estas son quienes influyen en el éxito o fracaso del organismo social.

PRINCIPIOS DE DIRECCION

1. Coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

2. Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad

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