AUDITORIA DEL MANTENIMIENTO

AUDITORIA DEL MANTENIMIENTO

INTRODUCCIÓN

El tema de la auditoría del mantenimiento aparece cada vez con más frecuencia en los temas de la Administración del Mantenimiento. Pero también nos damos cuenta de que aún no se ha desarrollado una metodología estructurada en lo que respecta a la aplicación de una auditoria en este campo. Hay organizaciones implicadas activamente en los campos de mejoramiento y auditoria del mantenimiento, pero el autor, hasta ahora, no está convencido de que tengan el mejor enfoque. El material presentado en este capítulo ha sido deducido de una combinación basada en la propia experiencia, de varias fuentes listadas en la lista de referencias y de buen sentido común. Si es utilizado correctamente, permitirá que la organización diseñe y desarrolle su propio sistema de auditoria como uno de los componentes más importantes de una adecuada administración del ciclo operativo del mantenimiento anual.

LA NECESIDAD DE AUDITORIA

Nosotros vimos que la auditoria del mantenimiento forma el proceso de medición anual que completa la curva de control del ciclo de la administración del mantenimiento. Y, como es el caso de todo sistema de control, la medición es realmente la llave del éxito, en el sentido de que te dice qué mejoras son necesarias para permitirte alcanzar tus metas. Ahora, la auditoria no es nada más que eso: comparar el estado real y actual de la organización del mantenimiento con un conjunto de estándares predefinidos para establecer qué mejoras son necesarias o no. Y debido a que el mantenimiento es una función compleja del negocio, este proceso de medición debe ser también bastante complejo. Esta es la razón por la que hay la necesidad de una auditoria anual de mantenimiento debidamente formal y estructurada.

Si la función del mantenimiento en la organización alcanza sus metas cuando logra un alto nivel de desempeño ayudará a asegurar altos niveles de rentabilidad de la planta, como se vio en el capítulo 1. Por otro lado, si el desempeño de la función de mantenimiento es pobre, el efecto en la rentabilidad de la planta podría ser devastadora (debido a niveles altos de tiempos muertos y altos costos de mantenimiento). Y si uno no empieza midiendo el desempeño de la función de mantenimiento (a través de una auditoria apropiada), no se podrán realizar mejoras en el desempeño. Por eso, sólo a través del conocimiento de los niveles actuales de desempeño, obtenidos por medio del proceso de auditoria, se podrá desarrollar una visión interna teniendo en cuenta las futuras indicaciones para el mejoramiento.

Como se vio en el capítulo 1, el nivel de prevención es la cantidad primaria que el gerente de mantenimiento puede manipular para determinar la contribución de la función de mantenimiento en beneficio de la empresa. Pero, debido a la complejidad de la función de mantenimiento esto no es una tarea fácil.

Primeramente, su conocimiento del nivel actual de prevención es imperfecto. Este conocimiento esta basado en su corazonada del presente estado de las estrategias de mantenimiento, tomando en cuenta los valores de los índices mensuales de desempeño como se discutió en el capítulo 11.

En segundo lugar, el nivel específico de prevención puede, debido a circunstancias ajenas a su control, no siempre producir los resultados pronosticados por su (imperfecto) conocimiento de la situación.

En tercer lugar, sus contrapartes de producción pueden no llegar a utilizar toda la capacidad de producción que se suministró a través del nivel elegido de prevención, de este modo se arriesga el nivel de contribución de ganancias que se contempló.

Finalmente, sus propios costos de mantenimiento pueden producir impredecibles resultados, como generalmente sucede en el mantenimiento mundial, nuevamente debido a los conocimientos imperfectos.

Todo esto lleva a la auditoria del mantenimiento a ser, junto con el proceso de medición del desempeño del mismo, un instrumento muy importante en el proceso de entender mejor el ambiente de mantenimiento. Solamente a través de este conocimiento mejorado nuestra situación actual uno puede, de una manera proactiva, efectuar la predisposición necesaria del equipo de mantenimiento en el reproceso anual de la política de mantenimiento, procedimientos, objetivos, plan estratégico y estrategias de mantenimiento para asegurar el éxito a largo plazo de la función de mantenimiento. Y esto es, después de todo, la razón para la existencia de la función de mantenimiento en primer lugar. Sólo por una contribución significativa a la rentabilidad de la compañía, la función de mantenimiento puede justificar su propia existencia.

LAS DOS AUDITORÍAS: AUDITORÍA FÍSICA Y AUDITORÍA DE SISTEMAS

Existen dos aspectos que deben ser definidos en cualquier auditoria de mantenimiento:

• El desempeño de la función mantenimiento que se evidencia en los resultados (tanto el físico como en término de indicadores) de las acciones de mantenimiento a emprenderse
• La extensión en la cual los sistemas apropiados han sido puestos en su lugar para asegurar el logro de los resultados.

Si sólo la primera es realizada, quizá nunca se logre resultados ya que es necesario desarrollar una apropiada base de sistemas que asegurará que los planes puedan transformarse en resultados. Por otro lado, si sólo se ejecutara la segunda, uno nunca estará seguro que las acciones que estén prescribiéndose por los sistemas estén convirtiéndose en resultados medibles.

Ambas, la auditoria física y la auditoria de sistemas, son normalmente realizadas por un equipo de auditoria que utiliza una lista de control. Sea que la lista de control esté dividida en dos partes, o en un solo instrumento integrado de auditoria, un principio importante es tanto el aspecto físico y el de sistemas, deben dirigirse separadamente.

LA AUDITORIA FÍSICA

La auditoria física debe estar hecha para que dos cantidades sean medidas. La primera de estas es una evaluación de los resultados obtenidos por la división específica de la función del mantenimiento. Esto es normalmente medido en términos de los resultados directos alcanzados, por ejemplo la disponibilidad, la confiabilidad (normalmente medida con el Tiempo Medio para Fallar - Mean Time To Failure - MTTF), operabilidad (en términos del ratio de producción obtenida) y costo de mantenimiento. Estos indicadores son comparados con los estándares industriales, si están disponibles, desempeño anterior y las metas establecidas para un periodo específico. En segundo lugar, es evaluado un número de parámetros físicos indicando el logro de los resultados aceptables.  Esto es hecho por visitas organizadas a planta en la que varios miembros del equipo visualmente (y a través de los otros sentidos, principalmente el oído) inspeccionan los resultados obtenidos a través de las acciones de mantenimiento que se están realizando.

LA AUDITORIA DE SISTEMAS

Como se indicó en el inicio de esta sección, la auditoria física debe ser complementada por una auditoria de sistemas. Los parámetros a ser evaluados aquí, así como los estándares de desempeño contra los cuales son medidos, son preparados por el equipo de gerencia durante las sesiones de planificación estratégica anual descritas en el capítulo 10. La auditoria se hace por un equipo de auditoria en dos pasos.

El primero de éstos se hace durante varias sesiones con el equipo de gerencia para evaluar su predisposición hacia los sistemas de manejo directivo, evaluar sus acciones hacia esta meta y determinar su percepción de la situación de los sistemas en el lugar de trabajo. Esto es, en segundo lugar, complementado por visitas a los titulares seleccionados de las funciones de supervisión y administración (planeamiento), para establecer lo bien que están desplegándose los sistemas y cuán efectivos son.

LOS COMPONENTES DEL PROCESO DE AUDITORIA

Existen ciertamente muchas maneras en las que uno puede diseñar un instrumento de auditoria de mantenimiento. El presentado aquí es una posibilidad. Lo importante es tener un espectro comprensivo de preguntas de auditoria y combinarlos de la mejor manera posible para lograr un alto desempeño de la práctica de mantenimiento.

LAS PRINCIPALES CATEGORÍAS

Ciertamente, la humanidad (y sobre todo los ingenieros) tiende a pensar y analizar mejor si las áreas sujetas son clasificadas de alguna u otra manera. Es por lo tanto bueno empezar el tema de categorías de auditoria de mantenimiento decidiendo qué áreas principales deben ser cubiertas cuando se desarrolla un instrumento de auditoria (casi de la misma forma en que desarrollamos instrumentos de medidas de desempeño). Podemos usar nuestro modelo, el Ciclo de Mantenimiento, para hacer esto. La mejor manera de hacerlo es utilizando el ciclo exterior (ciclo de dirección) del Ciclo de Mantenimiento para pensar, bajo una perspectiva gerencial, que principales categorías de los componentes de la auditoria son esenciales. Por supuesto, en el proceso uno debe tener presente el ciclo interno todo el tiempo ya que representa los procesos operacionales que tienen que ser manejados.

...