Costo De Mantenimiento

Periodo predeterminado, usualmente un mes, estas hojas de resumen se totalizan y se aplican los gastos indirectos de la planta, ya sea como una simple unidad o como los diversos elementos que forman los gastos indirectos de la planta. Las hojas de resumen se utilizan después para cualquier resumen posterior; por ejemplo, en el caso de las tareas que deben dividirse entre los centros de costo de producción y para informar de los costos de mantenimiento.

Hay muchas preferencias en las formas utilizadas para registrar la acumulación, el procesamiento y el resumen de los costos. Estas varían en los detalles, dependiendo del alcance o del aspecto del costo que interesa a la compañía en cuestión. Esto conduce a formas internas y procesos elaborados de acuerdo con las necesidades de la misma. Probablemente se pudiera hacer un gran trabajo en normalizar o estandarizar los reportes del costo de mantenimiento y en el uso de procedimientos y formas estándar, pero no es la intención recomendar alguna estructura en particular como la mejor. Sin embargo se recomienda que cada organización de mantenimiento estudie sus propias necesidades, y en conjunto con el departamento contable, establezcan un sistema que satisfaga estos requisitos con un mínimo de trabajo de administración.

Las figuras 1-1 a 1-9, inclusive, son ejemplos de formas empleadas corrientemente por diversas compañías para registrar los costos de mano de obra y suministros de mantenimiento, así como diversas hojas de resumen.

REPORTE DE COSTOS

Como se ha mencionado, el objetivo primario del sistema de costos tiene dos aspectos: distribución equitativa de los costos, y proporcionar un método para control y evaluación del funcionamiento del departamento de mantenimiento. Por consiguiente, el reporte de costos y la distribución de la información de los costos debería adaptarse de mejor manera para satisfacer estos requisitos. Algunas veces estos dos objetivos no, parecen ser compatibles. Con frecuencia es necesario un doble reporte. La información requerida para fines contables y la distribución de costos con frecuencia no se acumula ni se reporta en una forma adecuada para el control interno del departamento de mantenimiento. En forma considerable, es necesario mayor detalle en el reporte final de la información de costos que se utilizará para el control de los mismos por los departamentos de producción que el necesario para fines estrictamente contables. De modo normal los departamentos de producción necesitan un flujo más rápido de la información que los informes periódicos que proporciona el departamento de contabilidad, generalmente cada mes. Con frecuencia, la satisfacción de los dos objetivos resulta en una duplicación necesaria y requiere un estudio cuidadoso que conduzca a los resultados óptimos con la mínima duplicación de esfuerzo. La comprensión mutua de los problemas ajenos entre los departamentos de mantenimiento y de contabilidad dará un camino hacia la solución de este problema y deberá realizarse y mantenerse.

En términos generales, el mejor sistema es aquel que utiliza un proceso de resumen que haga posible obtener cualquier información actualizada que se necesite por el departamento de mantenimiento en cualquier momento, pero que se oriente a las necesidades finales del departamento de contabilidad al final de su periodo contable. La información de costos para el control de la ingeniería de mantenimiento se reporta en diferentes maneras. Los resúmenes por orden de trabajo son los que se utilizan. Algunas veces se totalizan los costos de mantenimiento por tipo de producto como un elemento en el costo total de fabricación. Se sugiere que el reporte de los costos de mantenimiento para fines de control esté en una forma que sirva a los siguientes requisitos específicos.

1. La supervisión de los técnicos necesita una medición de la efectividad de funcionamiento con respecto al empleo de fuerza de trabajo y de material.

2. La dirección o gerencia de mantenimiento necesita alguna indicación de las tendencias generales en los costos de mantenimiento y con suficiente detalle para descubrir las áreas que requieren atención especial.

3. La ingeniería de mantenimiento requiere la información que destacará el equipo las aplicaciones del equipo que causan costos anormales de mantenimiento y la necesidad subsecuente de la atención de ingenieros.

4. La supervisión de producción deberá estar en posición o posibilidad de conocer sus costos y, ocasionalmente, por tipo de equipo.

La disponibilidad de estos diferentes tipos de información depende, considerablemente del detalle en la rutina de procesamiento de costos. Los costos de órdenes individuales se pueden resumir para proporcionar esta información y, si se totalizan por tipos de equipo y departamentos, proporcionarán tanto a la ingeniería como a la producción, hechos importantes. Si se resumen y se reportan a través de toda la planta, por departamentos, proporcionarán a la administración de mantenimiento la imagen general de las tendencias del costo de mantenimiento. Por otra parte , la supervisión de los obreros necesitan resúmenes de costos de mano de obra por técnicos para juzgar la eficiencia general de sus fuerza de trabajo. Sin embargo, hay disponibles resúmenes de costos de órdenes individuales, usualmente existe un número suficiente de órdenes que se pueden aislar a una cuadrilla para proporcionar supervisión con un buen índice de funcionamiento. En los sistemas de costos de mantenimiento que no proporcionan el costo de de órdenes individuales, la separación del costo de piezas específicas de equipo, como un paso intermedio en la acumulación de costos, proporcionará gran parte de la información necesaria.

Desafortunadamente, la mayoría de los métodos de reporte de costos de mantenimiento son o tan detallados que se necesitan resúmenes subsecuentes o de tal naturaleza general que son inútiles para la evaluación de funcionamiento, y no permiten que la supervisión de mantenimiento dirija sus esfuerzos hacia las zonas con problemas o hacia aquellas en las cuales se pueda efectuar el mayor progreso.

Aunque la administración de nivel superior normalmente tiene suficiente información para evaluar la tendencia general de los costos de mantenimiento que van desde el 3 al 15% del costo de fabricación, tiende a considerar este costo como subordinado a muchos otros elementos del funcionamiento de la planta. Consecuentemente, el costo de mantenimiento con frecuencia se considera como un mal necesario con poca apreciación para los esfuerzos realizados por la administración de mantenimiento para mejorar su funcionamiento y reducir este componente del costo fuera de presupuesto. La administración de mantenimiento debería proporcionar a la administración de nivel superior un reporte completo, conciso de las tendencias de los costos de mantenimiento y su relación con los factores externos que influyen a la gráfica de costos. Deberá recordarse que a la dirección le importa primordialmente el costo total de mantenimiento y la confianza en el equipo más que las eficientes humanas, reducción en los costos de suministros, gastos generales fijos y otros factores que forman parte del costo de mantenimiento. La interpretación de los costos para la dirección general debería, por lo tanto, ser de tal naturaleza que presente el costo total de mantenimiento como una función del costo total de fabricación o del costo de conversión; el costo total de mantenimiento relacionado con el valor del equipo mantenido; o en términos del número de unidades producidas, ya sean kilogramos, automóviles o cualquier otro objeto.

La administración de mantenimiento debe¬rá proporcionar también algún reporte que le permita a la gerencia juzgar su funciona¬miento como un servicio de la planta. Este puede ser un informe del tiempo ocioso de equipo debido a la actividad de mantenimien¬to; desviación de los programas de manteni¬miento necesaria por tal actividad; o el me¬joramiento en el funcionamiento del equipo por la misma razón.

Toda esta información no sólo se debería reportar, sino también comparar con algu¬na norma de funcionamiento. Desafortuna¬damente, es difícil poner límites arbitrarios que sean aceptables para el funcionamiento de mantenimiento, y mientras pueda haber ciertos límites comúnmente aceptados, la ma¬yoría de las gerencias en cualquier momen¬to aceptará las tendencias como más indica¬tivas del funcionamiento, que los valores absolutos. Superficialmente puede parecer que todas las tendencias de costos debieran ser descendentes, pero hay muchos factores que afectan las operaciones que pueden jus¬tificar una tendencia al alza, acompañadas, sin embargo, por incremento de eficiencia. El empleo de equipo más complejo, el avan¬ce de la automatización y el mayor grado de utilización que debe realizarse con los costos mayores del equipo, todos actúan para incre¬mentar el gasto relativo de mantenimiento. La administración de mantenimiento debería estar consciente de estas tendencias e idear algún medio de valuar su efecto en el servi¬cio. El reporte de costo por la administración de mantenimiento a la gerencia de nivel su¬perior debería interpretar el efecto de tales factores con el objeto de permitir una sana valuación del funcionamiento real de man¬tenimiento.

CAPITULO 2

ELABORACION DE PRESUPUESTOS DE MANTENIMIENTO

Por Charles E. Knight

Superintendente General de los Servicios de Ingeniería y Fabricación

Monsanto Company

Plastics División

Springfield, Mass.

Como se tratará en este capítulo, se en¬tiende por presupuesto un fin o una meta de costo o una estimación del

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