GENERALIDADES DEL HOSPITAL NACIONAL PEDRO DE BETHANCOURT

CAPÍTULO I

1. GENERALIDADES DEL HOSPITAL NACIONAL PEDRO DE BETHANCOURT

En 1980 se inició la construcción del edificio, situado en la Aldea San Felipe de Jesús a un kilómetro de la Antigua Guatemala, donde se encuentra actualmente. Inició sus funciones en el mes de febrero de 1993, y desde entonces ha venido prestando los servicios de Salud a la Comunidad de Sacatepéquez y extendiéndose hacia todo el país.

1.2. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

En el siguiente organigrama se podrá visualizar que existe el nivel operativo, táctico y estratégico, por lo tanto la Subdirección Administrativa-Financiera es el puesto a nivel superior y es donde inicia la jerarquización, sin embargo, este  reporta a la Dirección Ejecutiva del Hospital.

Tanto la Gerencia Administrativa como la Financiera cuentan con líneas de relación, las cuales establecen la dependencia o subordinación  hacia la Subdirección Administrativa-Financiera. Los puestos intermedios, es decir, todos los departamentos, tienen una línea de dependencia hacia la Gerencia correspondiente.

FIGURA 1

PROPUESTA ORGANIGRAMA ESPECÍFICO

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

HOSPITAL NACIONAL PEDRO DE BETHANCOURT,

ANTIGUA GUATEMALA

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Fuente: Investigación de campo, Práctica Integrada, grupo 12, primer semestre 2013.

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=  Nivel Estratégico               =  Nivel Táctico                        =  Nivel Operativo

Anteriormente se presentó la propuesta de la estructura organizacional para la Subdirección del Área Administrativa y Financiera, se considero la propuesta de implementación de una Unidad de Archivo con la finalidad de que esta apoye a los otros departamentos que compone la Gerencia Financiera, es decir, Presupuesto, Tesorería, Contabilidad e Inventario. Para realizar sus funciones habituales, la Unidad de Archivo deberá contar con un Encargado (a) de dicha Unidad.

Por lo tanto, al implementar la Unidad de Archivo la estructura organizacional para la Subdirección del Área Administrativa y Financiera, se reflejará de la siguiente forma:                            

FIGURA 2

PROPUESTA ORGANIGRAMA ESPECÍFICO

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

HOSPITAL NACIONAL PEDRO DE BETHANCOURT,

ANTIGUA GUATEMALA

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Fuente: Investigación de campo, Práctica Integrada, grupo 12, primer semestre 2013.

1.2.1. Subdirección administrativa- financiera

Tiene como finalidad la correcta administración de las finanzas institucionales así como el manejo de los sistemas administrativos con el fin de optimizar los recursos humanos, materiales y económicos de la institución aplicando estrategias que procuren el uso eficiente de los recursos.  Las gerencias que dependen de esta son:

1. Administrativa

2. Financiera

1.2.1. 1. Objetivos de la Subdirección administrativa- financiera

Dentro de los objetivos de la Subdirección administrativa-financiera están los siguientes:

1. Evaluar la estructura organizacional para formular las observaciones y recomendaciones pertinentes, que permitan la eficiencia y eficacia en los controles, a efecto de reducir los niveles de riesgo administrativo y financiero.

1. Verificar que todos los recursos se administren en forma adecuada y se registren oportunamente para establecer la calidad en el gasto público.

1. Analizar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia y eficacia, así como analizar la capacidad del recurso humano, para establecer si las funciones y atribuciones que realiza, son congruentes de acuerdo a cada puesto de trabajo existente.

1. Confirmar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales, técnicos y administrativos, utilizados en las distintas actividades que se realizan.
2. Valorar los sistemas de información interna y externa, para determinar si la información que se produce es suficiente, competente y oportuna.

1. Determinar en el sistema de control interno, si los procedimientos utilizados en todas las actividades financieras y administrativas, son los adecuados y aseguran resultados razonables.

1. Valuar el proceso de gestión, administrativo y financiero implementado por el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, con el propósito de fortalecer el Sistema de Control Interno.

1. Examinar la ejecución presupuestaria para comprobar que se cumple con los objetivos y metas trazados en el Plan Operativo Anual.

1.2.2 Gerencia financiera:

La función principal es la administración general de los recursos económicos del Hospital, aquí se encargan de tomar decisiones de cómo asignar los recursos disponibles en las diferentes áreas funcionales del Hospital, los departamentos por los que está compuesta son:

• Departamento de Presupuesto
• Departamento de Contabilidad
• Departamento de Tesorería
• Departamento de Inventario

El Gerente Financiero es la persona que coordina y supervisa las acciones de las áreas que conforman estos departamentos.

1. 3. UNIDAD DE ARCHIVO:

Es el sitio donde se debe conservar la documentación por un período de tiempo.

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1.3.1 Ubicación física de la unidad de archivo:

En la investigación realizada se determinó que por la falta de espacio en el Departamento Financiero y en las áreas involucradas, la Unidad de Archivo podría ubicarse en un área del comedor del Hospital, el que consta aproximadamente de 10 mts. de largo X 3 mts. de ancho, con una altura de 3mts.,  como se muestra en la siguiente imagen.

FIGURA 3

ESPACIO FÍSICO INTERIOR DEL COMEDOR

HOSPITAL NACIONAL PEDRO DE BETHANCOURT

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Fuente: Investigación de campo, Práctica Integrada, grupo 12, primer semestre 2013.

1.4. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Y FUNCIONES

Cargo:   Encargado (a) de Archivo

Las funciones de la persona que ocupa este cargo son:

• Coordinar, Planificar y dirigir las labores propias de la unidad (clasificar, ordenar y movilización de documentos).
• Proponer métodos, técnicas y procedimientos que permitan mejorar la eficiencia en el archivo de documentos.
• Elaborar y analizar estadísticas que sean útiles para un óptimo desempeño del personal de archivo.
• Ejecutar con efectividad en tiempo y forma la implementación de todos los Planes Operativos Anuales y funciones inherentes al área.
• Asegurarse de la correcta actualización y automatización del archivo virtual.
• Atención de usuarios en ventanilla.
• Recepción de fichas en ventanilla de archivo.
• Elaborar informes periódicos del desempeño de la unidad de archivo.
• Búsqueda de fichas extraviadas.
• Depuración de fichas.

1.4.1 Perfil de puestos

Deben poseer conocimientos, aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades. Dichas características se describen a continuación en el perfil de puestos de la Unidad de Archivo.

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