GUÍA PARA EL DESARROLLO EFICAZ Y LA CORRECTA REDACCIÓN DE LOS REGISTROS Y CONTROLES QUE UTILIZA EL ADMINISTRADOR EDUCATIVO

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA.

Facultad De Humanidades.

Departamento de Pedagogía.

GUÍA PARA EL DESARROLLO EFICAZ Y LA CORRECTA REDACCIÓN DE LOS REGISTROS Y CONTROLES QUE UTILIZA EL ADMINISTRADOR EDUCATIVO.

FUNDAMENTADA EN EL SEMINARIO

REGISTROS Y CONTROLES QUE EJECUTA EL ADMINISTRADOR EDUCATIVO EN LA EDUCACIÓN A DISTANCIA Y SU FUNCIONALIDAD EN EL CENTRO EDUCATIVO.

GUATEMALA, NOVIEMBRE DE 2012

LICENCIATURA EN PEDAGOGÍA Y ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA.

AUTORES.

200716240 Lesbia Esperanza Locón Bolvito

200813949 Héctor Danilo Sirín Sánchez

200813989 Alis Roxana Ramos

200813995 Yoselin Carina Lopez Velásquez

200814000 Cindy Yajaira Yat Guzmán

200814659 Evelin Arminda Arriola Ramírez

200814905 Maria Magdalena Güix Chuc

200820509 Glenda Gricelda del Aguila de Paz

INTRODUCCIÓN

Partiendo de la necesidad de disponer de una Guía para la redacción de documentos administrativos que oriente la labor de todo director y/o directora de los centros educativos que poseen la modalidad de Educación a Distancia, se elaboró el presente documento con la finalidad de orientar y fortalecer el proceso administrativo entre Supervisión Educativa y entidades del Ministerio de Educación actores indispensables en un proceso administrativo.

La estructura de la presente guía tiene como propósito situar las diversas gestiones y trámites que todo administrador educativo realiza dentro del establecimiento, supervisión Educativa u otra entidad del Ministerio de Educación, en esta guía se contempla la descripción del documento, su aplicación y un ejemplo.

Este documento reúne características particulares basadas en las necesidades que fueron observadas durante el estudio del seminario REGISTROS Y CONTROLES QUE EJECUTA EL ADMINISTRADOR EDUCATIVO EN LA EDUCACIÓN A DISTANCIA Y SU FUNCIONALIDAD EN EL CENTRO EDUCATIVO y que pretende contribuir al mejor desempeño de la labor administrativa.

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ÍNDICE

Introducción i

CAPÍTULO I DOCUMENTOS OFICIALES

1.1 Acta 1

1.2 Certificación 3

1.3 Circular 5

1.4 Conocimiento 6

1.5 Memorándum 7

1.6 Oficio 8

1.7 Resolución 9

1.8 Solicitud 9

1.9 Cuadro de movimiento de personal 10

1.10 Hoja de servicio 10

CAPÍTULO II LIBROS ADMIINISTRATIVOS

2.1 Libro de Actas 12

2.2 Libro de Asistencia del Alumno 12

2.3 Libro de Asistencia del Personal 12

2.4 Libro de Finanzas 12

2.5 Libro de Conocimientos 12

2.6 Libro de Inscripciones 13

2.7 Libro de Inventario 13

CAPÍTULO III REPOSICIONES O RAZONAMIENTOS

3.1 REPOSICIÓN DE DIPLOMA 14

3.2 RAZONAMIENTO DE DIPLOMA 14

CAPÍTULO IV CONTROLES DE ASISTENCIA DEL PERSONAL DOCENTE

4.1 REPORTE DE ASISTENCIA DEL PERSONAL 15

4.2 PERMISOS 16

GUÍA PARA LA REDACCIÓN DE

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

CAPÍTULO I

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1.1 Acta

Es un documento que se facciona en el libro autorizado para su efecto, contiene descripción de actos o hechos que ocurren en un momento determinado, los cuales son considerados muy importantes y es necesario que formen parte de la memoria de una institución. Las actas se elaboran en un libro debidamente autorizado.

Los elementos que conforman un acta son los siguientes:

• Número de acta.

• Lugar, fecha y hora.

• Identificación de participación.

• Cuerpo del acta o sea las cláusulas o puntos tratados.

• Cierre.

• Firmas de los participantes.

Requisitos para elaborar un acta:

• Debe enumerarse y escribirse con letra legible script.

• Todos los números deben ir ratificados con letras.

• Su redacción debe ser clara, concisa y precisa.

• Las cláusulas o puntos tratados deben realzarse.

• Los entrelineados deben salvarse y testarlos después del cierre del acta.

• Cuando el acta sirve para dar cumplimiento a un acuerdo, decreto, resolución o disposición es conveniente; copiar literalmente la parte conducente o todo el documento, esto entre comillas.

• Las resoluciones que se tomen en una sesión deberán señalarse e indicar si todos los participantes estuvieron de acuerdo, o si hubo alguno que no aprobó la moción y la resolución.

• La persona que participe como representante de otra persona deberá presentar una carta o poder legal que lo acredite para ello.

• Los libros de actas deben estar autorizados por la autoridad competente y foliada.

• Los nombres de los participantes de una sesión deben escribirse después del cierre del acta, para identificar cada una de las firmas.

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• Los espacios en blanco deben llenarse con guiones para no permitir intercalaciones.

• Cuando se omite algo y se agrega al final del acta se anota OTROS, y se procede a firmar otra vez, el OTROS significa “Además de Esto” se utiliza también cuando alguien no está de acuerdo con el contenido del acta, señalando su inconformidad.

• Cuando un acta tiene muchos errores y muchas correcciones, puede ser anulada por medio de otra acta. Luego elaborar la que se anuló, pero sin errores.

• Nunca deberán hacerse borrones ni podrá utilizarse ningún tipo de corrector.

Clases de actas:

• De inicio de labores

• De fin de ciclo

• De evaluaciones

• De toma de posesión

• De entrega del cargo

• Por cualquier reunión o acontecimiento importante en el establecimiento

Ejemplo:

Acta No.11-2009. En la aldea El Nance, de Sanarate, El Progreso, a las diez horas con treinta minutos del lunes trece de abril del dos mil nueve, reunidos en la Escuela Oficial Rural Mixta de la mencionada aldea, los profesores: José Manuel López, Director del establecimiento; Reina Lucrecia Balcárcel Llamas, padres y madres de familia, para tratar lo siguiente: Primero: El director del establecimiento da la bienvenida a todos los presentes y les da a conocer a agenda a desarrollar; luego rinde informe en lo referente de la conducta de los alumnos y alumnas, la asistencia, el horario de los estudiantes, el cumplimiento de las tareas para luego hacer entrega de las notas bimestrales, recomendándoles que apoyen a sus hijos e hijas en el estudio. Segundo: La señora Amalia Morata ya pide la palabra para manifestar el agrado y satisfacción por la labor de los docentes y les insta a continuar. Enterados de lo anterior, ratifican y firman la presente, en el mismo lugar y fecha a las once horas con veinticinco minutos.

José Manuel López Reina Lucrecia Balcárcel Llamas

Amalia Morataya. Sello

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1.2 CERTIFICACIÓN

Es un documento que asegura y certifica la veracidad de un hecho o documento.

Dan certeza de algo (edad, enfermedad, estado civil, de estudios hechos, entre otros.) Deben escribirse en forma ordenada, muy clara y, sobre todo, exacta. Las certificaciones tienen un carácter forma y mayor fuerza legal.

En las certificaciones o transcripciones de actas, los entrelineados y testados ya no deben aparecer. La certificación se debe hacer sin errores, sin embargo el OTROS debe escribirse, así mismo el nombre de las personas que firmaron el acta. Las principales partes de una certificación son las siguientes:

• Membrete de la institución

• Puesto del que transcribe la certificación

• Nombre de la persona interesada

• Año en que se elaboró

• Asunto o contenido

• Fecha en que se extiende

• Firma de quien certifica

• Visto Bueno de algún superior a la persona que certifica

• Las certificaciones se utilizan para dar a conocer al interesado los resultados de los datos requerido o de un documento de una manera clara y ordenada.

• Cuando hacemos uso de certificaciones:

• Por extravío de un certificado de estudios

• Traslado

• Un acta

Clases o tipos de certificaciones:

• En forma literal

• En parte conducente

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Ejemplo:

EL INFRASCRITO DIRECTOR DE LA ESCUELA OFICIAL RURAL MIXTA, DE ALDEA EL NANCE, MUNICIPIO DE SANARATE, DEPARTAMENTO DE EL PROGRESO, CERTIFICA HABER TENIDO

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